Większość organizacji nie podjęła jeszcze decyzji o zmianach przestrzeni biurowej

Niepewność na rynku powstrzymuje firmy przed podjęciem decyzji dotyczących dostosowania powierzchni biurowej do nowej rzeczywistości. 30% ankietowanych przyjęło strategię „wait and see” – wynika z badania przeprowadzonego wśród najemców budynków biurowych w portfelu nieruchomości biurowych zarządzanych przez Cushman & Wakefield.

Zmiany w funkcjonowaniu przestrzeni biurowej wprowadziło blisko 1/3 wszystkich ankietowanych już w trakcie pandemii lub planuje je wprowadzić w przeciągu najbliższych 12 miesięcy.

30% wszystkich ankietowanych nie podjęło jeszcze decyzji odnośnie dostosowania powierzchni biurowej do nowej rzeczywistości. Brak jednoznacznej informacji o końcu pandemii skłania część firm do zastosowania strategii „wait & see”, w kontekście dalszego wykorzystania powierzchni biurowej.

Niespełna 30% ankietowanych zadeklarowało, że nie wprowadzi żadnych zmian, co może wynikać z etapu trwania umowy lub braku nakładów kapitałowych udzielanych zwyczajowo przez właścicieli na wykończenie lub modernizację powierzchni.

Firmy decydujące się na przemodelowanie przestrzeni biurowej mogą zyskać podwójnie – ze względu na optymalizację kosztów związanych z dopasowaniem biura do faktycznych potrzeb, a także wzrost satysfakcji pracowników w związku z zapewnieniem im miejsca do pracy, które sprzyja wykonywaniu obowiązków oraz wspiera budowanie relacji ze współpracownikami. Jeżeli zdecydujemy się na zmianę modelu pracy na hybrydowy, na pewno nie będziemy potrzebowali takiej samy liczby biurek, co liczba pracowników, więc może być to okazja do optymalizacji kosztów. Z przeprowadzanych przez nas analiz dotyczących wykorzystania przestrzeni wynika, że nawet jeżeli pozostalibyśmy w tradycyjnym modelu pracy, czyli 5 dni pracy z biura, to potrzebowalibyśmy jedynie ok. 80% biurek w stosunku do liczby pracowników. Wynika to z faktu, że zawsze ktoś jest na urlopie, na zwolnieniu lekarskim, na szkoleniu, czy wyjeździe służbowym itp. Dodatkowo, jeżeli część pracowników będzie wykonywała obowiązki z domu, a część z biura, wzrośnie liczba spotkań na takich platformach, jak Zoom czy Team, co wpłynie na potrzebę korzystania z mniejszych salek lub budek do spotkań/telefonicznych. Kolejnym elementem jest możliwość nawiązania relacji, na którą wpływa dobrze zaprojektowana przestrzeń socjalna. Jest to szczególnie ważne w kontekście walki o najlepsze talenty i niedobór pracowników na rynku pracy. Myślę, że ostatni punkt jest najważniejszy, ponieważ satysfakcja pracowników jest obecnie ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Zmuszanie ludzi do korzystania z biura, które nie jest dostosowane do rzeczywistych potrzeb pracowników może skutkować większą frustracją i rotacją, co nigdy nie wpływa dobrze na biznes – komentuje Aleksander Szybilski, Leader of Workplace Strategy, Associate Director, Office Department, Cushman & Wakefield.

Badanie zostało zrealizowane metodą CAWI w czerwcu 2021 roku na próbie 132 osób decyzyjnych w zakresie zarządzania przestrzenią biurową (CEO, Dyr. Administracyjny, Dyr. Operacyjny, Office Manager) w budynkach zarządzanych przez Cushman & Wakefield.