Odejście pracownika może kosztować firmę nawet dwie jego roczne pensje. Najtańsza rekrutacja to ta, której nie trzeba przeprowadzać

Zastąpienie pracownika, który odchodzi z firmy, może kosztować pracodawcę od 40 do nawet 200 procent jego rocznego wynagrodzenia[1]. W Polsce sama rekrutacja trwa średnio 33 dni, na specjalistę trzeba czekać 38 dni, a na menedżera aż 42[2]. Opłaty za publikację ogłoszeń na portalach i czas poświęcony przez rekruterów to tylko wierzchołek góry lodowej, a do kosztów rekrutacji należy zaliczyć również onboarding i niższą wydajność w początkowym okresie wynikającą z okresu wdrożenia oraz dodatkowe obciążenie zespołu spowodowane wakatem. Nic dziwnego, że wysoką rotację ponad co czwarty (28 proc.) pracodawca w Polsce zalicza do swoich największych wyzwań[3]. Dane z rynku pracy pokazują, że na rotację wpływ ma nie tylko wynagrodzenie, ale także atmosfera w firmie, relacje w zespole i możliwość samorealizacji.

Koszty, które trudno policzyć. Co traci organizacja wraz z odchodzącym pracownikiem?

Wśród specjalistów, którzy nie planują w 2026 roku zmiany pracy, 55 proc. wskazuje jako powód stabilność zatrudnienia, a 49 proc. dobre relacje ze współpracownikami i przełożonym. Wynagrodzenie i pozapłacowe benefity wymienia tylko 34 procent badanych[4]. Kwestie finansowe to częsta przyczyna odejścia, ale atmosfera może być czynnikiem, który zatrzyma pracownika na dłużej.

– Koszty utraty pracownika i rekrutacji to wiele pozycji, nad którymi czasem ciężko zachować kontrolę. Nieobsadzone stanowisko to problem, który odbija się także na pracownikach, którzy pozostali w organizacji. Długotrwały wakat przenosi część kosztów na resztę zespołu: to dodatkowe obowiązki, nadgodziny i stres. Odejście doświadczonego specjalisty oznacza też utratę wiedzy, która nie została skodyfikowana, bo opiera się na nieformalnych ustaleniach i swoistej „pamięci mięśniowej” organizacji. Utrata bliskiego współpracownika obniża morale i wpływa na relacje w zespole – mówi Magdalena Bernatowicz, HR Business Partner w Intrum.

Wielu z tych strat dałoby się uniknąć. Przeszło 40 proc. osób odchodzących z pracy przyznaje, że przełożony lub firma mogli zrobić coś, żeby je zatrzymać[5]. Wysoka rotacja pracowników wpływa także niekorzystnie na wizerunek pracodawcy i może oznaczać wyższe koszty podczas kolejnych rekrutacji. Aż 56 proc. Polaków szczególnie ceni sobie stabilność zatrudnienia[6], dlatego część kandydatów ostrożnie podchodzi do ofert firm, które często szukają kogoś na to samo stanowisko.

Atmosfera i stabilność zatrudnienia. Co zatrzymuje ludzi w organizacjach?

Według Gallupa w 2025 roku w pracę angażowało się zaledwie 7 proc. polskich pracowników, wobec 12 proc. w Europie i 20 proc. na świecie[7]. Zaangażowanie pracowników bezpośrednio przekłada się na wyniki organizacji: zespoły z najwyższym jego poziomem notują nawet o 51 proc. niższą rotację i o 78 proc. niższą absencję niż zespoły z poziomem najniższym[8].

Jak zatrzymać ludzi w firmie na dłużej?  Wybierając pracodawcę, Polacy najczęściej wskazują przyjemną atmosferę (72 proc.) i bezpieczeństwo zatrudnienia (68 proc.), a dopiero w dalszej kolejności wynagrodzenie (64 proc.)[9]. Pracodawcy zauważają to zjawisko (68,8 proc. z nich uważa poczucie docenienia za fundament lojalności[10]), ale nie zawsze potrafią przełożyć to na codzienną praktykę, a tylko 6 proc. zatrudniających regularnie monitoruje satysfakcję pracowników, i na podstawie wyników badań opinii tworzy rozwiązania mające zatrzymać ich na dłużej [11].

Pracownicy wiedzą, czego potrzebują. A to wpływa na wskaźniki rotacji

– Zamiast pytać, jak przyciągnąć ludzi z zewnątrz, zapytaliśmy, dlaczego stawiają na rozwój z Intrum i co sprawia, że inni odchodzą. Dla pracowników ważne było to, czy mają wpływ na to, jak wygląda ich codzienna praca i czy ich wysiłki są zauważane. Dlatego tam, gdzie to możliwe, procedury tworzymy razem z osobami, które będą z nimi pracować, a oferowane przez nas programy opieramy na potrzebach samych zainteresowanych – mówi Magdalena Bernatowicz, HR Business Partner w Intrum.

Branża windykacyjna bywa postrzegana stereotypowo, co utrudnia budowanie wizerunku „pracodawcy z wyboru” i utrzymywanie wskaźników rotacji na niskim poziomie. Rozwiązaniem okazały się inicjatywy skierowane do pracowników, które pozwoliły im realizować potrzeby uznania i samorealizacji – najwyższe piętra słynnej piramidy potrzeb stworzonej przez psychologa Abrahama Maslowa.

- Stawiamy na widoczność w przestrzeni publicznej i zapewniamy środki do realizacji inicjatyw pracowników. Wyłoniliśmy ambasadorów marki, którzy jako eksperci wypowiadają się w mediach i na branżowych wydarzeniach. Intrum zapewnia im szkolenia i wsparcie w budowaniu własnej rozpoznawalności.  Drugim obszarem jest możliwość spełniania się poza codziennymi zadaniami. Pracownicy, którzy chcą zaangażować się w projekty społeczne lub edukacyjne, dostają na to czas i odpowiednie środki. Dzięki temu czują, że mogą mieć wpływ na otaczający ich świat, a pracodawca stoi po ich stronie – wyjaśnia Magdalena Bernatowicz.

Najtańsza rekrutacja to ta, której nie trzeba przeprowadzać

Inicjatywy skierowane do pracowników przyniosły skutek.

- Średni staż pracy w Intrum w 2026 roku przekracza sześć lat.  Zatrudniamy przeszło 110 osób, których staż pracy u nas przekracza 10 lat, a osiem osób świętowało swoje dwudziestolecie. W naszym contact center, czyli w zespole, którego praca ze względu na swoją specyfikę wiąże się z dużym obciążeniem, średni staż przekracza cztery lata – a według różnych szacunków wskaźnik rotacji na takich stanowiskach przekracza 30 proc., a średni staż to mniej niż 18 miesięcy[12] – podsumowuje efekty działań employer brandingowych Magdalena Bernatowicz.

Na początku 2026 roku co czwarty Polak planował zmianę pracy w ciągu najbliższych sześciu miesięcy, a 15 proc. zrobiło to w ostatnim półroczu[13]. Pracownicy wykazują wysoką pewność siebie: 57 proc. Polaków uważa, że to dobry moment na szukanie pracy[14]. Według danych gromadzonych przez Polski Instytut Ekonomiczny co roku odchodzi lub zmienia pracę ok. 10 proc. zatrudnionych, czyli prawie 1,4 mln osób[15]. W tej sytuacji najlepszym sposobem na uniknięcie kosztów związanych z rekrutacją może być zatrzymywanie osób w organizacji na dłużej, a wydatki poniesione na inicjatywy skierowane do pracowników mogą szybko zwrócić się w formie wyższego zaangażowania i niższej rotacji, co zwykle znajduje odzwierciedlenie w wynikach finansowych. Działania budujące morale zespołu i przywiązanie do firmy mogą być skuteczną strategią, która zapewni firmie stabilność w długim okresie i pozwoli jej realizować bieżące operacje.