Co 9. zarobiona złotówka dociera do firm z opóźnieniem. Jak nowoczesne technologie i zewnętrzne wsparcie pomagają przedsiębiorstwom w odzyskiwaniu należności?

Polskie firmy zmuszone są działać w warunkach opóźnień w płatnościach i zatorów płatniczych – co 9. zarobiona złotówka dociera do nich po uzgodnionym terminie[1], a przeciętna luka płatnicza w sektorze B2B to aż 21 dni[2]. Nic dziwnego, że przedsiębiorcy szukają różnych rozwiązań, które ułatwiają szybsze ściągnięcie należności. Pomocna okazuje się technologia – organizacje coraz większą wagę przykładają do UX, czyli doświadczenia użytkownika, które ma ułatwiać dokonanie płatności, a 3 na 5 przedsiębiorstw wdraża narzędzia AI[3]. Gdy te metody zawiodą, biznes sięga po pomoc z zewnątrz. Co mają mu do zaoferowania specjaliści ds. zarządzania wierzytelnościami?

Barometr nastrojów. Co przedsiębiorcy sądzą o obecnej sytuacji ekonomicznej i jak radzą sobie z opóźnieniami w płatnościach?

Nastroje wśród polskich przedsiębiorców od piętnastu miesięcy utrzymują się poniżej granicy neutralności. Odnotowany w lipcu wskaźnik PMI dla przetwórstwa, a więc jeden z najistotniejszych wskaźników koniunktury, wyniósł 49 punktów, co oznaczało poprawę w porównaniu z czerwcowym odczytem o niespełna trzy punkty, a po raz pierwszy od kwietnia 2025 wzrosło zatrudnienie w sektorze[4]. Jak wynika z European Payment Report 2026 opublikowanego przez Intrum, co druga firma nie spodziewa się w tym roku „odbicia” w krajowej gospodarce, a połowa przedsiębiorstw, ze względu na sytuację ekonomiczną, zachowuje ostrożność podczas planowania inwestycji[5]. Mimo to trzy na cztery biznesy realizują prognozowane przychody, a zyski 35 proc. przedsiębiorstw przekraczają pierwotne założenia[6]. Organizacje martwi przede wszystkim niepewność związana z funkcjonowaniem na rynku, nadmierne regulacje, opóźnienia w płatnościach, wysokie stopy procentowe oraz zobowiązania podatkowe – to wskazania ok. 60 proc. respondentów[7].

Czasami lepiej zapobiegać niż leczyć. Płatność z góry to obecnie najczęściej wskazywane zabezpieczenie przed opóźnieniami w płatnościach

- Opóźnienia w płatnościach to problem niemal dwóch na trzech firm – mówi Tomasz Bala, ekspert Intrum, międzynarodowego przedsiębiorstwa zajmującego się zarządzaniem wierzytelnościami. – Aby zabezpieczyć się przed zatorami płatniczymi, przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po najprostsze z dostępnych narzędzi, czyli płatność „z góry”. W ostatnich edycjach badania European Payment Report 2026 obserwujemy istotny wzrost popularności tego rozwiązania – według najnowszych danych korzysta z niego już 52 proc. biznesów, podczas gdy jeszcze w 2020 roku wybierała je zaledwie co czwarta badana organizacja. Warto jednak pamiętać, że nie jest to możliwość dostępna dla każdego, a duża konkurencja w sektorze i powszechna dostępność danego produktu lub usługi obniżają pozycję negocjacyjną. W takiej sytuacji próba zabezpieczenia się przed opóźnieniem w płatności może paradoksalnie prowadzić do utraty kontraktu, zlecenia czy zamówienia - dodaje.

UX ma znaczenie. Co robią firmy, żeby ułatwić kontrahentom dokonywanie płatności?

Firmy, które doświadczają opóźnień w płatnościach, sięgają po różnorodne rozwiązania, a pomoc często przynosi poprawa UX. Doświadczenie użytkownika odnosi się do ogólnego wrażenia, jakie pozostawia po sobie np. produkt cyfrowy, strona WWW czy sklep online. To zwykle wypadkowa różnorodnych decyzji podejmowanych przez projektanta, ale nie bez znaczenia jest także zaplecze techniczne, które pozwala na funkcjonowanie np. e-sklepu.
Niemal trzy na cztery firmy stale pracują nad narzędziami i usprawnieniami interfejsu, dzięki którym ich kontrahenci łatwiej mogą uregulować swoje zobowiązania. - Bramki płatnicze dostępne online powinny zapewniać bezpieczeństwo danych i samej transakcji, minimalizując jednocześnie liczbę koniecznych do wykonania działań – mówi Michał Miśniakiewicz, ekspert w INEOGroup, dostawcy rozwiązań IT dla branży retail. - Ważna jest także przejrzystość i czytelność interfejsu, a praktyka pokazuje, że neutralna paleta barw zwiększa skuteczność wdrażanych rozwiązań. Użytkownicy rzadko zapamiętują pozytywne doświadczenia – w ich pamięci zapisują się raczej problemy techniczne, niedostępne metody płatności czy długie, skomplikowane formularze, a doświadczenie płatności wpływa na sposób postrzegania dostawcy produktu czy usługi – podkreśla Michał Miśniakiewicz.

Sztuczna inteligencja na ratunek. Jak nowoczesne technologie mogą pomóc w zarządzaniu płatnościami?

Zarządzanie należnościami ułatwia także sztuczna inteligencja, a aż trzy na pięć firm integruje już tego typu rozwiązania[8]. – Aż 65 proc. badanych przedsiębiorstw wskazuje, że AI może w znaczący sposób wpłynąć na ich zdolność do odzyskiwania przeterminowanych należności – wskazuje Tomasz Bala, ekspert Intrum. – Organizacje zachowują jednak dużą ostrożność, a ponad 40 proc. badanych uważa, że implementacja rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji może narazić je na konsekwencje prawne np. w zakresie ochrony danych, ale także w obszarze relacji biznesowych. Empatia, której boty nie są w stanie naśladować, pozwala specjalistom niejako „wyjść poza dostępne dane” i wypracować możliwe do zaakceptowania przez obie strony rozwiązania, pozostając w przyjaznych stosunkach. Problemem pozostaje także luka kompetencyjna – niemal co druga badana firma uważa, że niedostateczna praktyczna znajomość narzędzi AI ogranicza korzyści z ich wdrożenia – dodaje.

Termin „sztuczna inteligencja” jest naprawdę szeroki i skrywa w sobie wiele różnorodnych technologii, których zastosowania wykraczają poza generowanie i wysyłanie powiadomień o zaległościach. Uczenie maszynowe pozwala organizacjom skuteczniej identyfikować próby oszustw i wyłudzeń, dzięki możliwości wychwycenia wzorców zachowań stosowanych przez przestępców[9].

Coraz większą popularnością cieszą się także wirtualni asystenci, którzy zmieniają sposób, w jaki dokonujemy płatności. Wykorzystanie historii dotychczasowych transakcji pozwala cyfrowym doradcom odpowiadać w bardziej spersonalizowany sposób[10], a co piąta badana firma zauważa, że kontrahenci są bardziej otwarci podczas konwersacji z botem[11].

Już trzy spośród pięciu firm sięgają po zewnętrzne wsparcie. Co mają do zaoferowania specjaliści ds. zarządzania wierzytelnościami?

Co robią przedsiębiorcy, którzy zmagają się z kontrahentami, którzy nie dotrzymują terminów płatności, jeśli wymienione wcześniej metody zawiodą? Aż 60 proc. z nich korzysta z usług firm specjalizujących się w zarządzaniu należnościami.

– Zarządy wielu organizacji nie widzą potrzeby w rozwijaniu wewnętrznych działów zajmujących się obsługą należności, zwłaszcza jeśli opóźnień płatności doświadczają jedynie okresowo – tłumaczy Tomasz Bala, ekspert Intrum. – Sięgając po wsparcie specjalistów, zyskujemy dostęp do ich wiedzy i doświadczenia oraz katalogu skutecznych, wypracowanych przez lata praktyk. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z wielu różnych ścieżek dochodzenia swoich roszczeń, a jeśli wyjątkowo zależy im na czasie, rozwiązaniem może być sprzedaż wierzytelności wyspecjalizowanemu podmiotowi – dodaje.

Choć nowoczesne technologie coraz mocniej kształtują sposób, w jaki żyjemy, rzeczywistość mocno odbiega od wizji przedstawionej w słynnym filmie Spike’a Jonze’a Ona, w którym grany przez Joaquina Phoenixa główny bohater zakochał się w nowym systemie operacyjnym. Interakcje z botem, z którym ustalamy warunki spłaty zobowiązań, mają czysto praktyczną naturę, ale być może łatwiej będzie nam dojść do porozumienia, gdy zniknie poczucie bycia ocenianym przez człowieka na drugim końcu infolinii.