Biuro wraca bliżej operacji

Coraz więcej firm przenosi działy biurowe do magazynów i zakładów produkcyjnych, kierując się oszczędnościami, potrzebą lepszej komunikacji i stworzenia spójniejszego środowiska pracy. Integracja funkcji w jednej lokalizacji skraca dystans – fizyczny, ale również decyzyjny.

Głównym impulsem do rozwoju biur w parkach magazynowych jest potrzeba optymalizacji wydatków. W warunkach rosnącej presji kosztowej firmy coraz uważniej przyglądają się swoim budżetom i szukają oszczędności na każdym poziomie działalności.

– Różnice między lokalizacjami są znaczące. Przykładowo czynsz w biurowcach klasy A w centrum Wrocławia wynosi 13,50-17,00 euro za mkw. miesięcznie, podczas gdy najem powierzchni biurowej w parku logistycznym na obrzeżach miasta kosztuje 12-13 euro. Dodatkowe oszczędności wynikają z opłat eksploatacyjnych – 24-30 zł za mkw. w biurowcu, wobec 7-10 zł za biuro przy magazynie – informuje Anna Domańska, dyrektor regionalna w Newmark Polska. Dodaje, że na całkowite koszty wpływają również parkingi. W biurowcach zazwyczaj obowiązuje współczynnik – jedno miejsce na 60-100 mkw., w cenie 50-150 euro miesięcznie. W obiektach typu big-box pracownicy i kontrahenci mają do dyspozycji zdecydowanie więcej miejsc naziemnych, za które najemcy nie muszą dodatkowo płacić.

Komfort zamiast adresu – czyli, co na to pracownicy?

Dynamiczny rozwój sektora logistycznego oraz e-commerce zmienił sposób postrzegania biur w parkach przemysłowych. Przestają one pełnić wyłącznie funkcję zaplecza administracyjnego, a coraz częściej stają się pełnoprawnym elementem strategii employer brandingowej nowoczesnych przedsiębiorstw.

Tradycyjnie takie lokalizacje kojarzyły się z ograniczonym dostępem do infrastruktury miejskiej. Jednak wyniki najnowszego raportu Monitor Rynku Pracy Randstad pokazują, że dla pracowników kluczowe stają się dziś komfort pracy i oszczędność czasu, a nie sama lokalizacja w centrum miasta.

– Brak kawiarni czy siłowni w bezpośrednim sąsiedztwie jest rekompensowany przez udogodnienia na miejscu, takie jak dofinansowane posiłki, strefy relaksu, prysznice czy wiaty rowerowe. Standardem stają się także paczkomaty i mobilne punkty usługowe – mówi Anna Loc, dyrektor sprzedaży i kluczowych klientów w Randstad Polska. Według badania tej firmy z ubiegłego roku, dogodna lokalizacja i łatwość dojazdu niezmiennie znajdują się w grupie 11 kluczowych czynników, którymi kierują się kandydaci przy wyborze pracodawcy.

– W parkach logistycznych dużą rolę odgrywają bezpłatne miejsca parkingowe, szczególnie dla osób dojeżdżających spoza aglomeracji. Coraz częściej firmy współfinansują także prywatne linie autobusowe dowożące pracowników z pobliskich miejscowości, co staje się istotnym atutem rekrutacyjnym w regionach o dużej konkurencji – wskazuje Anna Loc. Podkreśla, że bliskość biura i operacji magazynowych jest ceniona również przez menedżerów – sprzyja sprawniejszej komunikacji i wzmacnia współpracę zespołów, a firmy działające w jednym miejscu notują niższą rotację wśród kadry zarządzającej logistyką.

Konsolidacja ma swoje granice

Rosnące znaczenie biur przy magazynach idzie w parze z wyraźną tendencją do konsolidacji. Firmy coraz częściej ograniczają powierzchnię w miastach i przenoszą działalność do jednej lokalizacji, łącząc biuro z operacjami. Oznacza to prostsze zarządzanie, krótsze ścieżki decyzyjne i większą kontrolę nad procesami niż w modelu rozproszonym.

– Nie jest to jednak rozwiązanie uniwersalne. Organizacje działają w różnych modelach i na różnych etapach rozwoju, dlatego decyzje lokalizacyjne wymagają indywidualnej analizy – zarówno kosztów, jak i potrzeb zespołów oraz specyfiki działalności – zauważa Patrycja Prycik, koordynatorka ds. rozwoju biznesu w Newmark Polska.

W praktyce do biur przy magazynach zwykle trafiają działy wspierające operacje prowadzone w halach, takie jak logistyka, sprzedaż, zwroty czy kontrola jakości. Część firm przenosi całe biura, inne wybierają model hybrydowy, pozostawiając w mieście takie funkcje, jak marketing czy księgowość.

– Lokalizacje poza miastem nie zawsze są atrakcyjne dla specjalistów, co ogranicza możliwość pełnej konsolidacji biur i sprawia, że firmy muszą bardzo świadomie decydować, które zespoły przenieść, a które pozostawić w środowisku miejskim. Doradzając naszym klientom, razem analizujemy nie tylko koszty, ale także potrzeby pracowników i dostępność kadry w konkretnym miejscu – mówi Anna Domańska.

Na podejście do lokalizacji i funkcji biura wpływa również specyfika branży. – W firmach produkcyjnych oraz e-commerce rośnie znaczenie środowiska pracy dla specjalistów, co skutkuje większymi wymaganiami wobec lokalizacji, transportu i jakości przestrzeni biurowej. Z kolei firmy logistyczne zazwyczaj potrzebują mniejszych biur, koncentrując się przede wszystkim na efektywności operacyjnej – podkreśla Patrycja Prycik.

Wyższy standard, realne ograniczenia

Nowoczesne biura w parkach logistycznych coraz częściej dorównują standardem biurowcom klasy A. Powstają w modelu szytym na miarę, z elastycznymi układami funkcjonalnymi i takimi rozwiązaniami, jak podniesione podłogi.

– Jednocześnie specyfika obiektów magazynowych nadal narzuca ograniczenia. To nie będzie biuro z widokiem z ósmego czy 10. piętra, bo budynki magazynowe rzadko przekraczają wysokość 2 – 3 kondygnacji. Wyzwaniem pozostaje także ograniczony dostęp do światła dziennego, chociaż w części projektów jest to kompensowane przez dobudowę niezależnych brył biurowych. Dla niektórych firm minusem jest również niższy prestiż takich lokalizacji, w porównaniu biurowców w centrum miasta – wskazuje Anna Domańska.

Powierzchnia biurowa w takich inwestycjach jest zazwyczaj ściśle powiązana z magazynem i pełni funkcję uzupełniającą. Przy umowach pięcioletnich i dłuższych standardem jest udział biura na poziomie maksymalnie do 10 proc. całej powierzchni, co oznacza, że na 8 tys. mkw. magazynu przypada do 1 tys. mkw. biura.

– Deweloperzy rzadko realizują większe moduły biurowe w standardowych projektach, ponieważ są one droższe i wiążą się z większym ryzykiem pustostanu po zakończeniu najmu. Dlatego bardziej rozbudowane przestrzenie biurowe powstają głównie w modelu BTS, projektowanym pod konkretnego najemcę i dłuższy horyzont najmu – wyjaśnia Domańska.

SBU: biuro i magazyn na równych prawach

Uzupełnieniem rynku są obiekty typu Small Business Units, które odpowiadają na potrzeby firm poszukujących mniejszych powierzchni magazynowych, ale z większym udziałem funkcji biurowej.

– W wielu organizacjach pracownicy działów handlowych, laboratoryjnych, menedżerowie produkcji czy zespoły R&D potrzebują bezpośredniego dostępu do magazynu. Nie służy on wyłącznie składowaniu. Często znajdują się tam również strefy napraw, montażu, lekkiej produkcji, badań czy wdrożeń. Takie rozwiązanie usprawnia współpracę między biurem i zapleczem operacyjnym oraz eliminuje konieczność czasochłonnych dojazdów – mówi Andrzej Dużyński, prezes zarządu Ideal Idea.

Jak podkreśla, istotnym atutem SBU jest lokalizacja – na obrzeżach dużych miast, ale z dostępem do infrastruktury i usług na poziomie zbliżonym do centralnych dzielnic biznesowych. – Dla najemców liczy się nie tylko funkcjonalność, ale także standard biur i estetyka budynków. Dużą wagę przywiązują do jakości elewacji i elementów małej architektury. Wysokość okien w naszych inwestycjach sięga 2,70 m, co odpowiada standardom biurowym, a w obiektach o dwóch lub trzech kondygnacjach coraz częściej pojawiają się windy, poprawiające dostępność dla wszystkich użytkowników, w tym osób niepełnosprawnych – dodaje Dużyński.

Między oszczędnością a organizacją pracy

Łączenie funkcji operacyjnych i administracyjnych – zarówno w parkach logistycznych, jak i obiektach typu Small Business Units – to model, który będzie zyskiwał na znaczeniu, głównie ze względu na presję kosztową i możliwości optymalizacji. Nie jest to jednak rozwiązanie uniwersalne.
– Najważniejsze jest całościowe podejście i rzetelna analiza, która pozwala dopasować rozwiązanie do specyfiki organizacji, bez utraty efektywności operacyjnej i jakości środowiska pracy. Każda decyzja wymaga indywidualnego podejścia i uwzględnienia realiów firmy – podsumowuje Anna Domańska.

Na zdjęciu, górny rząd od lewej: Anna Domańska, dyrektor regionalna w Newmark Polska; Andrzej Dużyński, prezes zarządu Ideal Idea. Dolny rząd od lewej: Anna Loc, dyrektor sprzedaży i kluczowych klientów w Randstad Polska; Patrycja Prycik, koordynatorka ds. rozwoju biznesu w Newmark Polska.