Jak odzyskać należności od zagranicznego kontrahenta?

Współpraca z zagranicznymi partnerami biznesowymi zazwyczaj zaczyna się od ambitnych planów rozwoju. Dane pokazują jednak, że ryzyko problemów z regulowaniem należności pozostaje istotnym elementem międzynarodowych relacji handlowych. Według raportu „Intrum European Payment Report 2025” aż 11,4 proc. przychodów europejskich firm trafia na konta po czasie, co bezpośrednio obciąża płynność finansową przedsiębiorstw. W takich sytuacjach kluczowe znaczenie ma nie tylko sama egzekucja należności, ale także wybór właściwego kraju, sądu i procedury. Błędy na tym etapie mogą wydłużyć postępowanie o miesiące, dlatego coraz większą rolę odgrywają unijne mechanizmy, które upraszczają windykację transgraniczną.

Skala problemu opóźnionych płatności w Europie

Zanim przejdziemy do szczegółów procesu windykacji zagranicznej, warto zrozumieć skalę problemu opóźnionych płatności w relacjach biznesowych. Badania pokazują, że europejskie firmy poświęcają niemal 10 godzin w tygodniu na egzekwowanie należności od klientów z zaległościami^[1]. To prawie 71 dni rocznie poświęconych wyłącznie na odzyskiwanie pieniędzy zamiast na rozwój biznesu.

Problem ten dotyka szczególnie mocno sektor małych i średnich przedsiębiorstw. 1 na 3 MŚP obawia się, że może być zmuszone do zamknięcia działalności w ciągu najbliższych 24 miesięcy, jeśli obecne otoczenie ekonomicznie się nie zmieni. W przeliczeniu na całą Europę oznacza to potencjalne ryzyko dla około 10 mln firm i 40 mln miejsc pracy.

Zanim sprawa trafi jednak na drogę formalną, w wielu przypadkach warto rozpocząć od bezpośredniego kontaktu ze stroną zalegającą z płatnością. Nawet w relacjach transgranicznych uprzejma, ale stanowcza komunikacja bywa najprostszym i najszybszym sposobem rozwiązania problemu, bez angażowania instytucji prawnych i ponoszenia dodatkowych kosztów.

Dopiero gdy próby polubownego porozumienia nie przynoszą efektu, konieczne staje się sięgnięcie po narzędzia prawne.

Od czego zacząć? Ustalenie właściwości sądu

Pierwszym i najważniejszym krokiem w procesie odzyskiwania należności od zagranicznego kontrahenta jest określenie, który sąd jest właściwy do rozpatrzenia sprawy. Będzie to miało wpływ na tempo i skuteczność całego postępowania.

„Klauzula jurysdykcyjna, czyli zapis określający jaki sąd będzie właściwy dla rozstrzygania ewentualnych sporów, w umowie międzynarodowej to jedno z najważniejszych zabezpieczeń, jakie może wprowadzić przedsiębiorca. Wiele firm dopiero w momencie, gdy kontrahent przestaje regulować płatności, zdaje sobie sprawę, że nie zostało to ustalone. Taka sytuacja może skutkować wielomiesięcznym procesem określania właściwości, zanim jeszcze rozpocznie się samo postępowanie o należności” – komentuje Konrad Olton, ekspert Intrum.

Jeśli takiej klauzuli brak, stosuje się zasady wynikające z rozporządzeń unijnych. Najczęściej właściwy jest sąd w kraju, w którym kontrahent z zaległością ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Warto też sprawdzić, czy w umowie nie określono prawa właściwego. Są to przepisy, według których będzie interpretowana treść kontraktu.

Różnice w procedurach, czyli UE kontra kraje spoza wspólnoty

Proces odzyskiwania należności wygląda zupełnie inaczej w zależności od tego, gdzie siedzibę ma partner biznesowy z zaległą płatnością. W ramach Unii Europejskiej przedsiębiorcy mogą korzystać z uproszczonych procedur, takich jak Europejski Nakaz Zapłaty (ENZ)^[2] czy europejskie postępowanie w sprawie roszczeń o niewielkiej wartości.^[3]

Opłata sądowa za ENZ w Polsce wynosi jedynie 5 proc. wartości przedmiotu sporu dla roszczeń powyżej 20 000 złotych, co czyni tę procedurę stosunkowo tanią.​​

Zupełnie inna sytuacja dotyczy krajów spoza UE. Tam niezbędne jest prowadzenie postępowania według lokalnych przepisów, co wymaga tłumaczenia dokumentów (50-150 zł za stronę), ich legalizacji lub opatrzenia klauzulą apostille (poświadczenie dokumentu), a także zatrudnienia zagranicznego prawnika (od 500 do kilku tysięcy euro).

Europejski nakaz zabezpieczenia – skuteczna ochrona przed wyprowadzeniem środków

Jednym z najskuteczniejszych narzędzi dostępnych w Unii Europejskiej jest europejski nakaz zabezpieczenia na rachunku bankowym (ENAPB)^[4]. To procedura pozwalająca na zamrożenie środków na rachunku bankowym odbiorcy faktury w innym państwie członkowskim UE, zanim jeszcze zapadnie wyrok w sprawie głównej.

Mechanizm ten ma chronić wierzyciela przed sytuacją, w której podmiot zobowiązany do zapłaty przy opóźnionej płatności wyprowadza środki, uniemożliwiając późniejszą egzekucję należności.​

„Europejski nakaz zabezpieczenia to narzędzie, które daje realną przewagę w sytuacjach, gdy istnieje obawa, że kontrahent może wyprowadzić środki ze swoich rachunków. W praktyce widzimy, że przedsiębiorcy często nie wiedzą o istnieniu tej procedury lub odkładają jej zastosowanie na zbyt późny moment. Kluczowe jest działanie szybko – gdy tylko pojawią się sygnały ostrzegawcze o problemach finansowych strony umowy” – dodaje Konrad Olton, ekspert Intrum.

Aby uzyskać zabezpieczenie, trzeba złożyć w sądzie formularz z dokumentacją potwierdzającą roszczenie. Jeśli posiadasz już tytuł wykonawczy, musisz dodatkowo udowodnić pilną potrzebę zabezpieczenia: na przykład pokazać, że kontrahent może ukryć majątek.

Na co jeszcze zwrócić uwagę w windykacji transgranicznej?

Odzyskiwanie należności od zagranicznych partnerów handlowych to nie tylko kwestia wyboru właściwego sądu czy procedury prawnej. Równie istotna jest dokumentacja: umowy, faktury, korespondencja z klientem z nieterminową płatnością oraz wszelkie dowody dostarczenia towaru lub wykonania usługi. W przypadku postępowań transgranicznych dokumenty często muszą być przełożone przez tłumacza przysięgłego i opatrzone odpowiednimi klauzulami legalizacyjnymi.​

Nie możemy też zapominać o kosztach, zarówno sądowych, jak i związanych z obsługą prawną. Opłaty te w różnych krajach wahają się od 4 do 6 proc. wartości roszczenia, a koszty egzekucji komorniczej mogą wynieść nawet do 10 proc. wartości długu.

Kiedy warto skorzystać ze wsparcia specjalistów?

Decyzja o tym, czy prowadzić proces odzyskiwania należności samodzielnie, czy skorzystać ze wsparcia wyspecjalizowanej firmy, zależy od szeregu czynników. Rozpoczynając od wartości należności, poprzez skomplikowanie sprawy, dostępność zasobów własnych, aż po relację z klientem z opóźnioną płatnością.​

„Przedsiębiorcy często próbują samodzielnie prowadzić windykację transgraniczną, tracąc cenny czas na poznawanie lokalnych procedur i zatrudnianie pełnomocników. Profesjonalne wsparcie w zarządzaniu należnościami to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim skuteczność” – podsumowuje Konrad Olton, ekspert Intrum.

Europejskie przedsiębiorstwa planują zwiększyć outsourcing windykacji z obecnych 28 proc. do 32 proc. w ciągu najbliższych dwóch lat.^[5] Równocześnie coraz więcej firm korzysta z faktoringu – usługi polegającej na odsprzedaży nieopłaconych faktur, aby szybciej uzyskać gotówkę. W 2024 roku całkowite obroty osiągnęły 2,48 bln euro, co stanowiło 11,2 proc. PKB Europy.^[6]

Profesjonalne wsparcie w zarządzaniu należnościami może okazać się niezbędne, gdy polubowne próby odzyskania środków nie przynoszą rezultatów, a przedsiębiorca nie dysponuje wiedzą o lokalnych procedurach prawnych. Firmy specjalizujące się w odzyskiwaniu należności pomogą znaleźć rozwiązanie bez eskalowania konfliktu i zachowanie relacji biznesowych, które w perspektywie długoterminowej mogą być bardziej wartościowe niż jednorazowa zaległość.​

^[1] Tamże.

^[2] Uzyskaj europejski nakaz zapłaty, biznes.gov.pl

^[3] Europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń, europa.eu

^[4] The European Account Preservation Order for debt recovery between EU countries, Rozporządzenie (UE) nr 655/2014

^[5] Intrum European Payment Report 2025

^[6] FCI 2024 World Industry Statistics