Jak odzyskać należności bez psucia relacji biznesowych? Co czwarta firma nie inwestuje przez zaległe płatności

Opóźnione płatności od lat wpisują się w krajobraz relacji pomiędzy przedsiębiorstwami, jednak ich konsekwencje coraz częściej wykraczają poza pojedyncze rozliczenia. Jak pokazują dane Intrum European Payment Report 2025, problemy z nieterminowymi płatnościami w ostatnich 12 miesiącach ograniczyły możliwości inwestowania w rozwój dla 26% przedsiębiorstw[1]. Często nieopłacona faktura oznacza więc nie tylko chwilowy brak środków, ale także konieczność podejmowania działań zmierzających do odzyskania środków. Ich nieodpowiedni dobór do sytuacji lub nieprofesjonalny czy emocjonalny sposób komunikacji mogą negatywnie wpłynąć na dalsze relacje z kontrahentami. Kluczowe znaczenie ma więc nie tylko podjęcie działań windykacyjnych, ale także ich właściwa realizacja. Tu z pomocą przychodzi windykacja polubowna – narzędzie świadomego zarządzania ryzykiem i płynnością finansową, minimalizujące ryzyko pogorszenia stosunków z klientami lub ich utraty.

Moment przekroczenia terminu płatności nie zawsze oznacza trwały brak zdolności lub woli zapłaty po stronie kontrahenta. W praktyce biznesowej pierwsze opóźnienia często wynikają z przyczyn operacyjnych: niezgodności w dokumentach, błędów formalnych, zmian po stronie osób decyzyjnych lub przejściowych problemów organizacyjnych. Na tym etapie wiele spraw można jeszcze wyjaśnić bez eskalowania sytuacji do poziomu sporu.

- W wielu firmach działania podejmowane po terminie płatności mają jednak charakter rozproszony. Przypomnienia wysyłane są nieregularnie, odpowiedzialność za kontakt z klientem bywa niejasna, a informacje krążą pomiędzy działami finansowymi, sprzedażowymi i obsługą klienta. Przez to wydłuża się czas odzyskania należności, a zarządzający tracą pełny obraz ryzyka w portfelu należności – wyjaśnia ekspertka, Anna Hyżyk.

Im dłużej faktura pozostaje nieopłacona, tym trudniej odzyskać kontrolę nad procesem. Brak spójnej komunikacji ogranicza możliwość diagnozy przyczyn opóźnienia i zawęża dostępne scenariusze dalszego postępowania. To właśnie w tym momencie działania incydentalne przestają być wystarczające, a niezbędne staje się wdrożenie spójnego procesu kontaktu z kontrahentem, który porządkuje komunikację i ułatwia podejmowanie kolejnych decyzji.

Sąd jako pierwszy krok?

W wielu firmach brak uporządkowanego procesu windykacji polubownej sprawia, że po pierwszych opóźnieniach odruchem jest skierowanie sprawy na drogę sądową. Postępowanie prawne porządkuje sytuację formalnie i może zakończyć się uzyskaniem tytułu wykonawczego, jednak w relacjach B2B oznacza ono wejście w otwarty konflikt. Skierowanie sprawy do sądu zazwyczaj prowadzi do trwałego zerwania współpracy i zamyka drogę do dalszych rozliczeń w oparciu o porozumienie stron. Z tego powodu jest to rozwiązanie ostateczne, stosowane wtedy, gdy inne możliwości zostały wyczerpane.

- Z perspektywy operacyjnej nie zawsze oznacza to jednak szybkie odzyskanie należności. Sprawy gospodarcze w Polsce potrafią trwać średnio nawet dwa lata[2]. Dla przedsiębiorstwa oznacza to zamrożenie środków na wiele miesięcy oraz konieczność angażowania dodatkowych zasobów finansowych i organizacyjnych – mówi ekspertka Anna Hyżyk.

Złożenie pozwu o zapłatę wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty sądowej, której wysokość zależy od wartości roszczenia, rodzaju sprawy oraz sądu, w którym sprawa jest prowadzona. Zarządczo postępowanie sądowe rozwiązuje problem formalny, lecz nie zawsze odpowiada na bieżące potrzeby firmy. Kapitał, który mógłby wspierać działalność operacyjną lub planowane inwestycje, pozostaje związany ze sporem prawnym, a koszty obsługi sprawy rosną wraz z czasem jego trwania. Z tego powodu sąd powinien być traktowany jako etap ostateczny, a nie pierwsza reakcja na opóźnienia w płatnościach.

Czy uda się bez eskalacji?

Działania polubowne opierają się na uporządkowanym i konsekwentnym kontakcie z kontrahentem po przekroczeniu terminu płatności. Ich celem jest szybkie ustalenie przyczyny opóźnienia oraz sprawdzenie, czy możliwe jest wypracowanie realnego scenariusza spłaty bez eskalowania sprawy do poziomu sporu prawnego. Oznacza to nie tylko przypomnienie o zaległej fakturze, lecz także zebranie informacji pozwalających ocenić sytuację po stronie dłużnika i ryzyko dalszego narastania zaległości.

Skuteczna windykacja polubowna ma charakter procesowy. Obejmuje jasne przypisanie odpowiedzialności za kontakt, spójną komunikację oraz dokumentowanie ustaleń między stronami. Na tym etapie kluczowe znaczenie ma sposób prowadzenia rozmów — celem jest wyjaśnienie, a nie presja. Zbyt szybkie wezwania lub formalny ton mogą pogorszyć relację i zamknąć przestrzeń do porozumienia, zanim wszystkie okoliczności zostaną sprawdzone.

- Wiele firm prowadzi działania polubowne w modelu hybrydowym, łącząc zaangażowanie własnych zespołów finansowych z doświadczeniem wyspecjalizowanych partnerów. Pozwala to zachować kontrolę nad relacją handlową, a jednocześnie uporządkować proces i przygotować się na ewentualne dalsze kroki, jeśli ustalenia nie będą realizowane. Dobrze przeprowadzona windykacja polubowna porządkuje sytuację jeszcze przed wejściem na ścieżkę formalną, co ma znaczenie również z perspektywy późniejszych decyzji prawnych – komentuje Anna Hyżyk, ekspertka Intrum.

Istotnym elementem tego etapu jest czas. Jak dodaje Hyżyk:

- Doświadczenia rynkowe pokazują, że im szybciej firma rozpocznie działania po wymagalności należności, tym większa szansa na odzyskanie środków bez eskalacji. Zwlekanie zwiększa ryzyko pogorszenia sytuacji finansowej kontrahenta i ogranicza dostępne scenariusze. Jednocześnie działania polubowne pozwalają firmie pozostać aktywną w okresie przygotowania ewentualnych dalszych kroków formalnych, zamiast biernie czekać na rozwój sytuacji.

Windykacja polubowna jest skuteczna, dopóki możliwy jest dialog i dobrowolne ustalenie spłaty. Jeśli jednak próby kontaktu nie przynoszą efektu, kontrahent nie realizuje ustaleń lub sytuacja finansowa znacząco się pogarsza, dalsze opóźnianie decyzji zwiększa ryzyko utraty należności. W takich przypadkach firma musi ocenić granicę efektywności działań polubownych i przygotować się do formalnych kroków, zachowując przy tym dokumentację, która może wspierać ewentualne postępowanie sądowe lub nakazowe.

Płynność pod lupą

Znaczenie tego podejścia potwierdzają dane Intrum European Payment Report 2025. Średni czas oczekiwania na płatność w relacjach B2B w Polsce wynosi obecnie 62 dni, a w przypadku dużych przedsiębiorstw sięga 66 dni. Każdy kolejny dzień opóźnienia oznacza kapitał wyłączony z bieżącego obrotu. Uporządkowany proces polubowny skraca czas spływu należności i pozwala zespołom finansowym oraz handlowym skupić się na kluczowych zadaniach operacyjnych.

Dzięki systematycznemu podejściu firmy mogą nie tylko odzyskać środki szybciej, lecz także minimalizować ryzyko konfliktów i utraty kontrahentów. Polubowna windykacja staje się narzędziem strategicznym, pozwalającym elastycznie reagować na opóźnienia i dopasowywać działania do konkretnej sytuacji finansowej dłużnika, jednoczenie utrzymując stabilność operacyjną i relacyjną.

[1] European Payment Report 2025, Intrum

[2] Sprawiedliwość coraz dalej od obywatel. Statystyki sądów powszechnych w latach 2015–2022, Iustitia Stowarzyszenie Sędziów Polskich.