Instytucje państwowe łączą biura: większa efektywność na mniejszej przestrzeni

Coraz więcej urzędów planuje konsolidację powierzchni biurowej. Za tymi działaniami stoi już nie tylko chęć cięcia kosztów, ale również potrzeba zwiększenia efektywności oraz stworzenia nowoczesnego i bezpiecznego środowiska pracy – mówi Marcin Kowal, Associate Director w dziale powierzchni biurowych w Newmark Polska.

Połączenie kilku lokalizacji w jedną lub dwie nowoczesne siedziby pozwala znacząco ograniczyć koszty funkcjonowania urzędu. Mimo że przeprowadzka zwykle oznacza wybór nowego, lepiej wyposażonego budynku, z wyższym czynszem za metr kwadratowy, to mniejsze zapotrzebowanie na przestrzeń rekompensuje te wydatki. Instytucje korzystają ze wspólnego zaplecza obejmującego jedną recepcję, wspólne sale konferencyjne, pomieszczenia gospodarcze oraz przestrzeń do obsługi interesantów.

Jak zaznacza ekspert Newmark Polska, konsolidacja powierzchni biurowych coraz częściej postrzegana jest nie tylko jako narzędzie oszczędności. – To proces, który pozwala instytucjom działać sprawniej, poprawiać komunikację wewnętrzną, obieg dokumentów, wymianę informacji, a w efekcie także obsługę interesantów. Zamiast kilku rozproszonych lokalizacji jednego urzędu, które generują koszty i utrudniają współpracę, powstają nowoczesne siedziby łączące różne departamenty w jednym miejscu – podkreśla Kowal.

Efektywność i prestiż – dwa filary konsolidacji

Procesy konsolidacyjne coraz częściej mają charakter strategiczny, a nie tylko doraźny. – Dla instytucji użyteczności publicznej priorytetem jest dobra lokalizacja oraz dogodny dojazd komunikacją miejską – dotyczy to zarówno pracowników, jak i mieszkańców załatwiających sprawy w urzędzie. Centralne umiejscowienie budynków administracji przekłada się na komfort pracy urzędników, dostępność usług dla obywateli oraz pozytywny wizerunek instytucji – wyjaśnia ekspert. – Poza wygodą i prestiżem coraz większe znaczenie mają kwestie bezpieczeństwa – od spełnienia wymogów BHP po zgodność z tzw. ustawą schronową, która nakłada obowiązek przygotowania budynków użyteczności publicznej na sytuacje kryzysowe. Nowe siedziby urzędów muszą być również w pełni dostępne dla osób z niepełnosprawnościami i spełniać wymogi ESG, które stają się dziś standardem planowania inwestycji – podkreśla.

Przeprowadzka do nowego biura często idzie w parze z wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań organizacyjnych i technologicznych. W trakcie pandemii wiele instytucji wprowadziło model pracy hybrydowej oraz cyfrowy obieg dokumentów. – Biura dla urzędników to nadal w większości układ gabinetowy z większą niż kiedyś liczbą tzw. przestrzeni projektowych dla 4-10 osób. Jednym z ważniejszych elementów, które należy uwzględnić przy wyborze lokalizacji, są rozbudowane serwerownie w instytucjach wymagających dodatkowych pomieszczeń o określonych parametrach technicznych – mówi dyrektor w Newmark Polska.

Wynajem czy zakup? Trudny wybór przed urzędnikami

Jednym z kluczowych dylematów administracji publicznej pozostaje decyzja o tym, czy nieruchomość lepiej kupić, czy wynająć. Wybór zależy przede wszystkim od planowanego czasu użytkowania budynku, stabilności finansowej instytucji oraz wymogów bezpieczeństwa. Wiele urzędów chciałoby posiadać własny obiekt, jednak nie zawsze jest to łatwe, a nawet możliwe. Instytucje publiczne zwykle nie mają w swoich strukturach specjalistów, którzy mogliby taką transakcję odpowiednio przygotować i przeprowadzić. Nie mniejszym wyzwaniem są wysokie koszty zakupu nieruchomości.

– Upraszczając, wynajem jest najbardziej korzystną opcją w krótkim i średnim okresie, gdy potrzeby są tymczasowe lub zmienne, np. w czasie reorganizacji instytucji. To rozwiązanie bardziej elastyczne i wymagające mniejszych nakładów finansowych na początku. Z kolei zakup sprawdza się przy planach długofalowych oraz konieczności wdrożenia specjalistycznych funkcji w budynku, takich jak archiwa, serwerownie, czy zaawansowane systemy zabezpieczeń. Warto też pamiętać, że w przypadku wynajmu bieżącym utrzymaniem i zarządzaniem biurowcem zajmuje się właściciel, natomiast we własnej nieruchomości instytucja musi zatroszczyć się o to sama – wyjaśnia Kowal.

Przykładem instytucji, która niedawno sfinalizowała zakup biurowca na własne potrzeby jest Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego. Biurowiec Brama Miasta II o powierzchni ponad 14 tys. mkw. znajduje się w Łodzi przy ul. Kilińskiego 66, a przeprowadzka urzędu planowana jest na koniec 2026 roku. Innymi przykładami są zakup biurowca przy ul. Jana Kazimierza na Woli przez Wojewódzki Sąd Administracyjny, jak również przez Instytut Ochrony Środowiska przy ul. Słowiczej w Warszawie.

Jedną z opcji jest partnerstwo

Wiele instytucji publicznych dysponuje atrakcyjnymi działkami, które mogłyby posłużyć pod budowę nowoczesnych biurowców. Problemem pozostaje jednak brak wyspecjalizowanych zespołów zdolnych do samodzielnej realizacji takich projektów. Alternatywą w podobnych sytuacjach może być współpraca na zasadach partnerstwa publiczno-prywatnego (PPP). Zakłada ono, że prywatny inwestor buduje obiekt na gruncie należącym do instytucji publicznej, zgodnie z jej wymaganiami. Następnie przez określony czas urząd korzysta z budynku, ponosząc opłatę, która częściowo stanowi zwrot kosztów inwestycji. Zwykle po 20-30 latach umowa wygasa, a budynek (czasami wiąże się to z dodatkowym rozliczeniem) staje się własnością instytucji.

Formuła partnerstwa publiczno-prywatnego, popularna na Zachodzie, w Polsce wciąż stosowana jest sporadycznie. – PPP to ciekawe rozwiązanie, które może realnie łączyć interes publiczny i prywatny. Barierą wdrożenia partnerstwa są najczęściej skomplikowane procedury, długotrwałe negocjacje oraz brak doświadczenia po stronie administracji. Przykład budowy Sądu Rejonowego w Nowym Sączu pokazuje jednak, że takie przedsięwzięcia są możliwe – obiekt powstał w formule PPP i przez 20 lat będzie zarządzany przez prywatną spółkę, po czym przejdzie na własność Sądu – wskazuje Marcin Kowal.

Innym modelem, choć w Polsce stosowanym wyjątkowo rzadko, jest sale & leaseback. Polega na sprzedaży budynku z zasobów instytucji państwowej oraz jednoczesnym podpisaniu w tym budynku przez urząd długoterminowej umowy najmu. – To rozwiązanie stosowane raczej w wyjątkowych sytuacjach, gdy potrzebny jest szybki dopływ kapitału, a nieruchomość nie ma znaczenia strategicznego. Pozwala instytucji na szybkie pozyskanie środków oraz przekazanie obowiązków związanych z zarządzaniem obiektem, jego utrzymaniem i remontami – wyjaśnia ekspert.

Wiele korzyści, ale i wyzwania

Konsolidacja biur w instytucjach publicznych to proces wymagający ścisłej koordynacji i starannego planowania. Przeniesienie wielu departamentów do jednej lokalizacji oznacza konieczność utrzymania ciągłości pracy oraz zapewnienia bezpieczeństwa danych. – Największym wyzwaniem jest logistyka całego przedsięwzięcia: przeprowadzki, integracja systemów IT, ujednolicenie standardów pracy oraz nadzór nad przetargami na wyposażenie. Wszystko musi odbywać się bez zakłócania codziennego funkcjonowania urzędu – mówi Marcin Kowal. Dodaje również, że dla jednostek publicznych coraz większym wyzwaniem stają się wymogi ESG. Od 2027 roku wszystkie urzędy będą musiały raportować klasy energetyczne budynków, co wymusi modernizację starszych obiektów lub przenosiny do bardziej efektywnych energetycznie siedzib.

Ciekawym przykładem konsolidacji jest plan przeniesienia do jednej siedziby oddziałów Banku Gospodarstwa Krajowego, które obecnie działają w dwóch lokalizacjach. Trwa gruntowna modernizacja zabytkowego budynku przy Alejach Jerozolimskich w Warszawie, do którego instytucja planuje powrócić w pierwszej połowie 2028 roku.

Model na XXI wiek

Konsolidacja powierzchni w administracji publicznej to trend, który – mimo trudności – przynosi realne i długofalowe korzyści. Eksperci są zgodni: sektor publiczny dostosowuje się do wymogów XXI wieku nie tylko dzięki cyfryzacji, lecz także poprzez świadome zarządzanie zasobami nieruchomościowymi. – Nowoczesne biuro może generować wyższy koszt za metr kwadratowy, jednak w ujęciu całościowym pozwala zmniejszyć zajmowaną powierzchnię i uniknąć dublowania wydatków. Zyskuje na tym również wizerunek instytucji – nowoczesnej, otwartej i efektywnej. To przykład strategicznego podejścia do nieruchomości, które pozwala planować rozwój administracji z myślą o kolejnych dekadach – podsumowuje ekspert z Newmark Polska.