Jakie zapisy chronią urzędników wynajmujących komercyjne biura?

Sektor publiczny staje się coraz ważniejszym graczem na rynku najmu nowoczesnej powierzchni biurowej. W ostatnich pięciu latach instytucje publiczne wynajęły ponad 400 tys. mkw. na głównych rynkach biurowych w Polsce, głównie w Warszawie. Ze względu na charakter swojej działalności, urzędnicy nie są jednak typowymi najemcami, dlatego proces poszukiwania odpowiedniego lokalu oraz negocjacje warunków najmu bywają czasochłonne i skomplikowane – mówi Marcin Kowal, Associate Director w dziale Powierzchni Biurowych Newmark Polska.

Po znalezieniu odpowiedniej lokalizacji, instytucje publiczne oraz ich doradców czeka nie mniej wymagające zadanie – przygotowanie precyzyjnej umowy najmu. – Już na tym etapie trzeba zadbać o jasne zapisy, precyzujące: za co dokładnie zapłaci najemca i w jaki sposób to będzie rozliczane. Kolejną trudnością jest próba przewidzenia jak największej liczby możliwych scenariuszy w przyszłości oraz zabezpieczenie interesów najemcy na wypadek tych zdarzeń. I chociaż trudno jest przewidzieć wszystkie zmienne, to jednak doradca posiadający doświadczenie zdobyte w tego typu transakcjach może wskazać najważniejsze zapisy oraz dopracować szczegóły, które warto uwzględnić lub skorygować w kontrakcie – mówi Marcin Kowal, Associate Director w dziale Powierzchni Biurowych Newmark Polska.

Czynsz najmu, czyli jaką walutę kładziemy na stół

Dość częstym punktem spornym w negocjacjach umowy najmu z instytucją państwową jest określenie waluty, w jakiej będzie rozliczany czynsz. Większość właścicieli biurowców, zwłaszcza tych finansowanych kredytami w euro, wymaga, żeby czynsz był ustalany właśnie w tej walucie (wymóg banku finansującego). Tymczasem instytucje państwowe preferują rozliczenia w polskich złotych. – Wbrew powszechnym opiniom, nie jest prawdą, że organizacje budżetowe mają prawny obowiązek rozliczeń w złotówkach (zasada walutowości, zgodnie z którą zobowiązania pieniężne w Polsce mogły być wyrażane i realizowane tylko w złotych polskich, przestała obowiązywać od 24 stycznia 2009 roku). Mimo to instytucje publiczne bardzo niechętnie decydują się na inne rozwiązania, gdyż rozliczenia w walucie polskiej, będącej podstawą budżetu państwa, są wygodniejsze i bez strat na różnicach kursowych – wyjaśnia Marcin Kowal. Ekspert wyjaśnia jednak również, że przed ryzykiem kursowym można się zabezpieczyć, stosując tzw. cap na kursie walutowym, czyli odpowiednio skonstruowany zapis w umowie, określający widełki kursowe, w jakich kurs waluty może się zmieniać, a wyższy lub niższy od zastrzeżonych limitów nie będzie brany pod uwagę. Inną możliwością jest podpisanie umowy najmu z czynszem ustalonym w euro, ale każdorazowo przeliczanym na złotówki, według kursu z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Czasami praktykowane jest też przeliczenie euro po średnim kursie na złotówki, np. z ostatnich 12 miesięcy, i wpisanie tak ustalonej wartości w polskiej walucie do umowy. 

Break option jak poduszka powietrzna dla najemcy

Kolejnym, równie istotnym punktem w negocjacjach jest wprowadzenie klauzuli break option, czyli możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy przed końcem umówionego okresu najmu. Wiele instytucji publicznych, uwzględniając długoterminowy charakter umów, które obecnie zawierane są na 7 - 10 lat, stara się zabezpieczyć możliwość wcześniejszego zakończenia okresu najmu.

– Z perspektywy właściciela nieruchomości ta opcja bywa trudna do zaakceptowania. W większości są to fundusze, dla których budynek jest produktem inwestycyjnym z określoną i zabezpieczoną stopą zwrotu. Dodatkowo instytucje państwowe nie dokonują inwestycji w obcy środek trwały, czyli w tym wypadku w wykończenie biura, dlatego cały koszt fit-outu znajduje się po stronie wynajmującego. Zazwyczaj jest on odpowiednio rozłożony w całym okresie najmu, dlatego opcja wcześniejszego zakończenia okresu najmu jest niekorzystna dla właściciela nieruchomości – wyjaśnia dyrektor w Newmark Polska.

Co w tej sytuacji właściciel budynku i najemca mogą zrobić? – Wśród stosowanych zapisów najczęściej spotykane są klauzule nakładające na instytucje państwowe obowiązek pokrycia kosztów związanych z przedterminowym zakończeniem umowy, czyli np. zwrotu niezamortyzowanych nakładów na aranżację lub przebudowę/dostosowanie powierzchni. Innym rozwiązaniem mogą być kary umowne w określonej wysokości, np. równowartości 6-miesięcznego czynszu – odpowiada Marcin Kowal. – W każdej sytuacji wcześniejsze zakończenie umowy dla wynajmującego jest kłopotliwe. Dlatego w kontraktach często pojawiają się precyzyjne i skomplikowane zapisy, które zawężają możliwości wcześniejszego zerwania umowy. Szczególnym przypadkiem jest na przykład ustawowa likwidacja danej instytucji i niepowołanie jej następcy – jednak gwarantem takiej umowy jest Skarb Państwa i w takim przypadku właściciel nieruchomości może wyjątkowo zaakceptować zapisy odnośnie wcześniejszego rozwiązania umowy. Wiąże się to ze szczególnym szacowaniem ryzyka dla właściciela w kontekście zaistnienia danej sytuacji w przyszłości – precyzuje ekspert.

Kontrola kosztów – określ, za co nie zapłacisz

Niemniej ważną kwestią dla instytucji państwowych jest kontrolowanie wzrostu opłat eksploatacyjnych, które wchodzą w skład tzw. service charge. Katalog kosztów, które mogą być do niego włączane jest zazwyczaj katalogiem otwartym, co oznacza, że właściciele nieruchomości mogą rozszerzać go o dodatkowe wydatki w zależności od zmieniających się warunków rynkowych czy przepisów prawa. – Ostatnie lata pokazały, jak szybko wymienione pozycje mogą wzrosnąć. Dlatego naszym klientom proponujemy zapisy, które pozwolą kontrolować wydatki w całym okresie trwania umowy. Jednym z zabiegów chroniących portfel najemcy jest zapis, że wzrost kosztów nie będzie mógł przekroczyć 5 proc. rocznie albo średniej ceny usługi w podobnych obiektach w danym mieście. Oczywiście dotyczy to tylko tych kosztów, na które właściciel nieruchomości ma wpływ. Dla firm korzystających z naszego wsparcia tworzymy też dodatkowy załącznik do umowy najmu wskazujący dokładnie, jakie koszty nie mogą być zaliczane do opłaty eksploatacyjnej. Na przykład wydatki na inwestycje w budynek zawsze powinny obciążać właściciela nieruchomości – informuje Marcin Kowal.

Kto zapłaci za wygody?

Jednym z powodów, dla których urzędnicy decydują się na najem biura w komercyjnym budynku, jest możliwość negocjowania usług dodatkowych. W ramach zawieranego kontraktu najmu coraz częściej chcą zapewnić sobie pokrycie kosztów przeprowadzki, sprzątanie biura czy serwis kawowy dla pracowników, jak również umeblowanie wynajmowanej powierzchni oraz wyposażenie jej w część instalacji i sprzętu IT. – Właściciele nieruchomości zwykle nie oferują takich usług w standardzie, dlatego, chcąc zaspokoić potrzeby najemcy, angażują zewnętrznych dostawców. Doradzając najemcom, towarzyszymy im w całym procesie, również na etapie wyboru poddostawców. Analizujemy rynek, pomagając w wytypowaniu najkorzystniejszych ofert, pamiętając, że dla instytucji państwowych istotna jest nie tylko cena, ale coraz bardziej również jakość świadczonej usługi – podkreśla dyrektor w Newmark Polska. – Pozyskiwanie biur dla instytucji państwowych to szczególny proces wymagający skrupulatnych analiz, wiedzy i doświadczenia w rozpoznaniu rynku, znajomości specyfiki danej nieruchomości, jak i ich aktualnych właścicieli oraz negocjacji z dbałością o szczegóły. Właściciele, którzy zaoferują instytucjom publicznym możliwość włączenia dodatkowych usług do umowy najmu, na pewno zyskają przewagę konkurencyjną na rynku – podsumowuje Marcin Kowal.