Międzynarodowa ekspansja w handlu detalicznym, a zmieniające się przepisy

Jak przygotować systemy IT, by uniknąć kosztownych błędów?

Według danych Polskiego Instytutu Ekonomicznego co trzecia firma działająca w branży handlowej prowadzi swoją działalność poza granicami naszego kraju.[1] Większość organizacji docenia możliwości, które dają międzynarodowe rynki. Potwierdzają to badania EY, zgodnie z którymi aż 86% polskich podmiotów planuje dalszą ekspansję zagraniczną.[2] Przygotowanie do wejścia na nowe rynki obejmuje przede wszystkim kwestie związane ze szkoleniami (47% odpowiedzi), zakupem sprzętu (45%) oraz infrastrukturą IT (43%). W przypadku branży retail dużą rolę odgrywa integracja systemów fiskalnych z lokalnymi regulacjami prawnymi. O tym, jak firmy mogą rozwijać międzynarodowy handel detaliczny bez obaw oraz o kompatybilności rozwiązań informatycznych, opowiadają eksperci INEOGroup.

Wyzwania międzynarodowej ekspansji w branży retail

Przed każdą firmą, która planuje ekspansję zagraniczną, stoi szereg wyzwań. Część z nich dotyczy typowych z punktu widzenia przedsiębiorstwa czynników – od przygotowania odpowiedniej strategii biznesowej, przez analizę międzynarodowych rynków, aż po rozpoznanie ryzyk związanych z rozpoczęciem działalności za granicą. Do kategorii tej można zaliczyć również uwarunkowania prawne, które nakładają na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki. Są to m.in. przepisy regulujące zasady prowadzenia działalności gospodarczej, zasady rozliczania podatków czy formalności celne.

Zakres prawnych barier zależy przede wszystkim od branży, w której działa firma. Jak podkreśla Michał Miśniakiewicz, CTO INEOGroup, w przypadku handlu detalicznego sytuacja ta jest wyjątkowo dynamiczna.

– Zmiany w przepisach dotyczących handlu detalicznego są w branży bardzo częste. Z jednej strony mogą one obejmować lokalne regulacje, wprowadzone przez konkretny kraj, z drugiej zaś – wdrożenie rozporządzeń unijnych, które swoim zasięgiem obejmują wszystkie kraje członkowskie. Dla sprzedawców ważne jest, by zawsze mieć rękę na pulsie i być gotowym na nową rzeczywistość legislacyjną. Dlatego też stale monitorujemy kwestie prawne dotyczące procesów fiskalnych zarówno w Polsce, jak i za granicą. Niezbędne modyfikacje wdrażamy w naszym rozwiązaniu iXpos jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów, dzięki czemu przedsiębiorcy z branży retail działający na rynkach europejskich nie muszą się martwić o dostosowanie systemu do lokalnych zmian prawnych. Przykładem są choćby zmiany w zakresie stawki VAT, które wprowadziła Słowacja. Sytuacja ta wiązała się z koniecznością modernizacji urządzeń fiskalnych i aktualizacji oprogramowania POS. Innym przykładem jest Rumunia, gdzie wprowadzono wymóg rejestrowania i prezentowania na wydrukach faktur VAT informacji o województwie w adresie nabywcy – dodaje Michał Miśniakiewicz.

Spełnienie wymogów prawnych to także problem techniczny

W przypadku handlu detalicznego wejście na rynki międzynarodowe rodzi wiele wyzwań technicznych. Jak wyjaśnia Jarosław Mazur, Architekt i Team Leader w INEOGroup, dotyczą one przede wszystkim możliwości integracji systemu z lokalnymi przepisami fiskalnymi i prawnymi.

– Podstawowe pytanie brzmi, w jakim stopniu aplikacja sprzedażowa jest przystosowana do łatwej implementacji regulacji prawnych na nowych rynkach lokalnych. Prowadzenie biznesu za granicą wymaga m.in. obsługi przez system różnych systemów fiskalnych, różnych stawek VAT, specyficznych formatów faktur czy zestawu raportów wymaganych przez instytucje skarbowe. W dużych, wielooddziałowych firmach systemy ERP i CRM są najczęściej zarządzane centralnie, co oznacza, że integracja odbywa się na pierwszym rynku, natomiast w przypadku pozostałych jest to już kwestia odpowiedniej parametryzacji, konfiguracji walut czy wdrożenia lokalnych modułów raportowania - tłumaczy Jarosław Mazur, INEOGroup.

Ekspert podkreśla także, że specyfika systemów sprzedażowych POS związana jest mocno z lokalnymi rynkami, co przekłada się na konieczność opracowania odpowiedniej wersji aplikacji.

– Rynki regionalne mają swoje specyficzne systemy fiskalne, wymogi formalne związane z cenami, promocjami, możliwymi formami płatności, reklamacjami, lokalnymi dostawcami płatności kartami, kurierami i specyfiką branży e-commerce. Te wszystkie miejsca wymagają indywidualnego podejścia, zrozumienia, opracowania integracji i dostosowania do zasad obowiązujących w danym kraju. Tu nie wystarczy zwykła parametryzacja, tutaj konieczne jest stworzenie aplikacji, która od początku wspiera lokalizację i wielokulturowość, która reguły księgowe i fiskalne ma w odpowiedni sposób przygotowane do adaptacji na kolejne rynki – dodaje Jarosław Mazur.

Patrycja Biergiel, Senior Product Designer odpowiedzialna za UI/UX systemu iXpos wskazuje, że wyzwaniem jest także dostosowanie systemów do nowej wersji językowej.

– Krótkie komunikaty w języku polskim czy angielskim często mają zdecydowanie dłuższe odpowiedniki w innych językach, co powoduje konieczność wprowadzenia zmian wizualnych w systemie. Choć nie jest to kwestia, o której w pierwszej kolejności myślą przedsiębiorcy planujący ekspansję zagraniczną, to znacząco wpływa ona na doświadczenia użytkowników, lokalnych sprzedawców, a przez to również na rozwój biznesu – dodaje Patrycja Biergiel.

System kasowy powinien być otwarty na lokalnych konsumentów

Poza spełnieniem lokalnych wymogów legislacyjnych, w międzynarodowym sukcesie firmy z branży retail pomaga również zapoznanie się ze specyfiką zachowań konsumentów na konkretnych rynkach. Również i w tym przypadku konieczne jest zadbanie o kwestie techniczne w systemach informatycznych przedsiębiorstwa.

– Obecność na zagranicznych rynkach wymaga od sprzedawców nie tylko dostosowania systemu do specyfiki prawnej i fiskalnej różnych krajów, lecz także umiejętności rozpoznania i spełnienia potrzeb różnych typów konsumentów. Sprawdzony marketing produktów czy dobrze działająca strategia budowania lojalności klientów może okazać się na innym rynku zupełnie nietrafiona. Biznes retail musi być elastyczny, a system sprzedażowy powinien go w tym wspierać. Dlatego zaprojektowaliśmy iXpos w taki sposób, by pozwalał na wielopoziomowe zarządzanie cenami i budowanie zaawansowanych schematów promocyjnych i lojalizacyjnych. Ten zaawansowany wieloplatformowy mechanizm pozwala siecią handlowym budować silne relacje ze swoimi klientami Dzięki temu firmy z branży retail mogą dostosować swoją politykę cenową i promocyjną zarówno do wymogów prawnych, jak i oczekiwań lokalnych konsumentów – podsumowuje Krzysztof Łukaszek, Wiceprezes INEOGroup.

Ekspansja zagraniczna może być naturalnym etapem rozwoju firmy z branży retail. Jednak ze względu na sporą ilość wyzwań nie wszyscy przedsiębiorcy się na nią decydują. Dobrze dobrane oprogramowanie, rozumiejące lokalne uwarunkowania pozwala zlikwidować wiele niejasności i wskazać sposób działania. Pokonanie barier prawno-formalnych, kulturowych i technologicznych nie musi być trudne, zwłaszcza z pomocą ekspertów z międzynarodowym doświadczeniem. Gra jest warta świeczki, co pokazują liczne przykłady firm odnoszących sukcesy na zagranicznych rynkach.

[1] Polski Instytut Ekonomiczny, Tygodnik Gospodarczy PIE nr 34/2024

[2] EY, badanie Wyzwania polskich firm w ekspansji zagranicznej