Rynek biurowy daje najemcom coraz więcej możliwości. W gąszczu informacji łatwo jest się zgubić

Dobrze podpisana umowa najmu nie tylko uchroni najemcę przed niespodziewanymi opłatami, ale pozwoli mu uzyskać realne oszczędności. O roli doradców na coraz bardziej zróżnicowanym rynku nieruchomości mówi Karol Wyka, dyrektor zarządzający działu powierzchni biurowych w firmie Newmark Polska.

Jaki wpływ na popyt na biura ma dosyć powszechny trend optymalizowania powierzchni przez najemców?

Karol Wyka, Newmark Polska: Obecnie standardem są trzy dni pracy z biura, a dwa dni z domu. Jednak pracodawcy coraz częściej starają się o powrót pracowników do biur na cztery dni w tygodniu. Podpisując nowe kontrakty najmu, część firm optymalizuje swoje powierzchnie, zmniejszając je średnio o kilkanaście procent. Jednak jest grupa firm, która decyduje się na pozostanie przy niezmienionym metrażu w dotychczasowej lokalizacji. Obserwujemy, że rynek osiągnął pewien poziom stabilizacji. Na koniec roku popyt powinien osiągnąć poziom ok. 1,4 mln mkw., czyli bardzo blisko średniej pięcioletniej wynoszącej 1,39 mln mkw. rocznie. Optymizmem napawa też fakt, że obok firm zmniejszających wynajmowane biura, są też takie sektory rynku – związane głównie z cyberbezpieczeństwem i sztuczną inteligencją, które dynamicznie rosną i potrzebują większych powierzchni.

Zmienia się nie tylko liczba wynajmowanych metrów, ale również samo podejście do najmu i rodzaju umowy.

Najemcy rozwijają się w swoim tempie w zależności od realiów rynkowych. I nie zawsze jest to tempo liczone w pięciolatkach. Dla najemców wielkopowierzchniowych (powyżej 10 tys. mkw.) zasadą jest analiza rynku pod kątem jego możliwości najmu z dużym wyprzedzeniem. Zazwyczaj już na 2-3 lata przed zakończeniem okresu najmu firma przygotowuje się do przynajmniej dwóch scenariuszy – renegocjacji i relokacji. Pozwala to na utrzymanie mocnej pozycji negocjacyjnej, a także wybranie najlepszej opcji dla najemcy.

Dużo mówi się o elastyczności, co – konstruując swoją ofertę – zauważyli również właściciele budynków. Obok typowych umów najmu, oferują również powierzchnie wykończone w jednym standardzie i gotowe do wprowadzenia. Można w ten sposób wynająć już 100-metrowe biuro na minimalny okres sześciu miesięcy. W odróżnieniu od biur serwisowanych, najemca sam musi zadbać o recepcję, jeśli jej potrzebuje, kawę dla pracowników czy sprzęt, typu drukarki.

Prawie połowa firm, w pierwszych dziewięciu miesiącach tego roku, zdecydowała się na przedłużenie umów najmu oraz pozostanie w dotychczasowych lokalizacjach. Czy powodem niechęci do relokacji jest brak dobrej oferty na rynku czy raczej dalsza niepewność najemców co do przyszłości?

Renegocjacje utrzymują swój wysoki udział w popycie zarówno w stolicy, jak i na rynkach regionalnych. Jednak z zupełnie innych powodów. W Warszawie mała aktywność deweloperów w ostatnich latach spowodowała skurczenie się wolnej, dobrej jakościowo powierzchni biurowej w najlepszych lokalizacjach, do których najemcy mogliby chcieć się relokować. Odsetek wolnych powierzchni w budynkach klasy A w centrum stolicy wynosi obecnie ok. 7 proc.

Zupełnie inną sytuację mamy w miastach regionalnych. Na tych rynkach, w latach 2015 – 2021, deweloperzy dostarczyli dużo nowych budynków, z których do tej pory nie wszystkie się wynajęły, a wakaty w regionach średnio wynoszą ponad 17 proc. Najwięcej wolnej powierzchni jest w Krakowie, we Wrocławiu i Katowicach. To młode rynki, gdzie większość powierzchni klasy A znajduje się w stosunkowo nowych budynkach, dlatego też najemcy zwykle nie mają powodu, żeby się z nich wyprowadzać.

Ciekawą sytuację zaobserwowaliśmy w Warszawie, gdzie w trzecim kwartale zawarto umowy przednajmu na ponad 38 tys. mkw. W efekcie przyczyniło się to do wzrostu udziału nowych umów i umów przednajmu w stolicy do 44 proc. (z 37 proc. w pierwszym półroczu) i spadku odsetka renegocjacji do 42 proc. (z 51 proc. w pierwszym półroczu). Mówimy tu o wynikach za pierwsze trzy kwartały br.

Jak szybko stolica ma szansę nasycić się dobrej jakości powierzchnią biurową?

Deweloperzy przygotowują kolejne projekty, jednak ich start zależał będzie od kosztu pieniądza oraz aktywności inwestorów. Już dzisiaj widzimy wzrost zainteresowania produktami typu prime na rynku inwestycyjnym. Bodźcem do kolejnych transakcji będą dalsze obniżki stóp procentowych przez Europejski Bank Centralny.

W przyszłym roku spodziewamy się dostarczenia na rynek większej liczby budynków niż w ostatnich dwóch latach. W tej chwili największymi biurowcami w trakcie realizacji w Warszawie są: The Bridge (47 tys. mkw.), V-Tower (30,8 tys. mkw., modernizacja), Upper One (36 tys. mkw.) oraz pierwsza faza inwestycji Towarowa 22 – Office House (31,1 tys. mkw.).

Warszawa posiada spory zasób nowoczesnej, dobrej jakościowo powierzchni biurowej. Ze względu na nowe regulacje unijne związane z raportowaniem ESG najemcy, rozpisując przetargi na powierzchnię biurową, wymagają spełnienia określonych warunków dotyczących m.in. poziomu emisji gazów cieplarnianych i energooszczędności. Ma to już przełożenie na działania podejmowane przez deweloperów realizujących zielone inwestycje czy właścicieli starszych biurowców, którzy przeprowadzają ich modernizację.

Firmy mają dzisiaj nieograniczony dostęp do informacji, porównywarki ofert czy możliwość wirtualnych wycieczek po dostępnych biurach. Czy nadal potrzebują doradców?

Tak naprawdę, to im więcej mamy informacji, tym łatwiej jest się w tym pogubić. Korzystając z dostępnych narzędzi, można szybko porównać czynsze w różnych budynkach, ale to tylko jeden z parametrów i najłatwiejszy wycinek naszej pracy. Wstęp do prawdziwych negocjacji. Na wysokość opłat ponoszonych przez najemcę, oprócz czynszu, wpływają przecież koszty eksploatacyjne, a także kontrybucja wynajmującego na wykończenie powierzchni.

Jeszcze kilka lat temu, wynajmując biuro, firmy skupiały się głównie na wysokości czynszu, nie przywiązując większej wagi do opłat za powierzchnie wspólne. Przynajmniej na etapie negocjowania kontraktu. Ale to się zmienia. Najemcy są coraz bardziej świadomi swoich praw, a przez trudniejszą sytuację na rynku zostali zmuszeni też do większych oszczędności w dysponowaniu budżetem. Koszty eksploatacyjne są poważnym obciążeniem finansowym dla najemcy i stanowią średnio 20 – 25 proc. czynszu bazowego.

A żeby te oszczędności sobie zapewnić, to już na etapie podpisywania kontraktu trzeba zadbać o odpowiednie zapisy i klauzule.

Dokładnie tak. Nieostre zapisy albo brak zamkniętego katalogu pozycji zaliczanych do kosztów wspólnych w przyszłości mogą otwierać drogę do nadużyć czy nadinterpretacji. Najemcy muszą być też świadomi, że kwota zaliczki może znacznie różnić się od ostatecznych kosztów, które zostaną zweryfikowane na koniec roku. Wtedy będzie jednak za późno, by cokolwiek naprawiać, trzeba będzie zapłacić. Dlatego chcąc uniknąć wysokich rachunków w przyszłości, już na etapie podpisywania umowy trzeba zadbać o jasne zapisy, precyzujące – za co dokładnie zapłaci najemca i w jaki sposób będzie to rozliczane.

Które punkty w umowie weźmie Pan pod lupę w pierwszej kolejności?

Na pewno bardzo dokładnie przeczytam cały kontrakt. Pamiętajmy, że budynki różnią się między sobą, dlatego trzeba wykazać dużą czujność i tutaj naprawdę przydaje się doświadczenie. Pierwszym przykładem, który przychodzi mi do głowy, jest status prawny gruntu, na którym powstał biurowiec. Jeśli ziemia jest dzierżawiona przez właściciela, to dodatkowym punktem w kontrakcie najmu będzie opłata za użytkowanie wieczyste, którą właściciele budynków zawsze przerzucają na najemców. Dalej: stawki za użytkowanie wieczyste różnią się w zależności od wartości konkretnego gruntu – i to jest kolejna różnica w Excelu. Najemca poniesie opłatę za użytkowanie wieczyste również za przynależną mu powierzchnię miejsc na parkingu podziemnym. To ważna informacja dla firm, które prowadząc pro-środowiskową politykę, preferują bardziej ekologiczne formy dojazdu do pracy, a na przykład wynajęli pół budynku i nie skorzystają z całego przynależnego parkingu.

Kolejna sprawa to możliwość zabezpieczenia się przez najemców przed nagłym wzrostem kosztów eksploatacyjnych. Służą do tego tzw. CAP-y, czyli zapisy blokujące wysokość podwyżki danej kategorii kosztów na określonym poziomie – kwotowym albo procentowym.

Wspomniał Pan wcześniej o budżecie na fit out. Czy i w tym wypadku nie wystarczy Excel?

Niestety nie, ponieważ na rynku nie ma uniwersalnych wskaźników według których liczony jest poziom kontrybucji właściciela na wykończenie biura. Już sposób wyznaczenia powierzchni, którą obejmie fit out, może sprawić, że jego wysokość w niektórych budynkach będzie nawet do 15 proc. wyższa niż w innych. I tutaj praktyki rynkowe są dwie – do rozliczenia brana jest pod uwagę powierzchnia netto, czyli tzw. dywanowa, którą najemca zajmuje na wyłączność albo powierzchnia brutto, w której skład wchodzi także przypadająca najemcy część powierzchni wspólnych. W efekcie zaczynamy porównywać jabłka do gruszek, co w ostatecznym rozliczeniu pokazuje, że stawka 900 EUR za mkw. to może być lepsza oferta, niż 1100 EUR przy tej samej liczbie wynajmowanych metrów.

Innym przykładem jest zakres prac, który został już wykonany. Wynajmujący dostarcza powierzchnię w standardzie shell & core, czyli w stanie surowym, z pewnymi elementami konstrukcyjnymi. W praktyce okazuje się jednak, że jeden stan surowy, drugiemu nierówny, co ostatecznie wpłynie na koszty wykończenia biura. Niektórzy deweloperzy oddają np. powierzchnię z zainstalowaną już podniesioną podłogą oraz docelowymi przeszkleniami i szklanymi drzwiami, co stanowi istotne pozycje w budżecie wykończeniowym.

Tak różne podejście do tematu partycypacji wynajmującego w kosztach wykończenia biura bardzo utrudnia porównanie ofert. Łatwo jest się w tym pogubić. Dlatego na skomplikowanym i różnorodnym rynku nie wystarczy dobry Excel, tutaj potrzebny jest doświadczony doradca, który podpisał setki umów, zna różne praktyki na rynku i kruczki prawne. Dobry doradca na koniec dnia potrafi sprowadzić kilka wyselekcjonowanych ofert do tzw. wspólnego mianownika, czyli porównać jabłka do jabłek.