Firmy transportowe zaciskają pasa i szukają oszczędności - gdzie mogą je znaleźć?

Według jednego z najnowszych raportów opublikowanych przez TLP i SpotData^[1] właściciele firm transportowych w Polsce do największych wyzwań, z jakimi muszą się mierzyć w swojej pracy, zaliczają wysokie wynagrodzenia, inflację, wysokie ceny energii i wysokie stopy procentowe. Dopiero na dalszych pozycjach znalazły się problemy niezwiązane z finansami. Można przypuszczać, że wyzwania te są nadal aktualne, a prawdopodobnie stały się jeszcze większe, biorąc pod uwagę dalszy wzrost cen od tamtego czasu. Jak stawić czoła rosnącym kosztom? Przewoźnicy mają do dyspozycji przynajmniej kilka rozwiązań, które mogą realnie zmniejszyć wydatki. Należy upatrywać ich nie tylko w nowoczesnych technologiach, ale i rozwiązaniach oferowanych przez dostawców paliwa, a nawet w przepisach prawnych, bo często umożliwiają one korzystanie z ulg, o których przedsiębiorcy nie wiedzą. Jakie są kluczowe sposoby na oszczędności w branży TSL w tym roku?

Oszczędnościowa pułapka

W obliczu rosnących kosztów wiele firm transportowych usilnie szuka rozwiązań, które pozwolą zaoszczędzić choć trochę pieniędzy. Często podejmują próby zmian w dotychczasowym sposobie księgowania przychodów czy wypłaty wynagrodzeń. Niestety nie zawsze są to działania zgodne z prawem, co stanowi duże ryzyko.

– Zdecydowanie nie warto “kombinować” z wynagrodzeniami ani z rozliczaniem czasu pracy kierowców, ponieważ może się to odbić w postaci późniejszych kontroli urzędowych i wysokich kar pieniężnych. Żeby spać spokojnie, lepiej trzymać się przepisów. Oprócz tego “cięcie kosztów” niejednokrotnie może przełożyć się negatywnie na motywację załogi, w efekcie czego dochodzi do dużej rotacji pracowników, a procesy rekrutacyjne i przyuczanie nowych osób też generuje koszty. Zdecydowanie bardziej polecam klientom orientować się w przysługujących ulgach i je stosować. Mam tutaj na myśli np. wirtualne diety czy zwrot kosztów sanitariatów. Wiele firm nadal nie ma do końca świadomości wszystkich obowiązujących przepisów przez co mogą na tym finansowo tracić. Żeby tego uniknąć, w ramach OCRK proponujemy nowym klientom pełne wsparcie ekspertów w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców, a jeśli skorzystają z niego w pakiecie z GBox i FireTMS to przy flocie 10 pojazdów mogą zaoszczędzić nawet 9 500 zł rocznie - radzi Jakub Ordon, regionalny ekspert, Inelo z Grupy Eurowag.

Wymień tachograf jak najszybciej, żeby nie przepłacić

Nowe przepisy nałożyły na przedsiębiorców prowadzących usługi transportowe obowiązek wymiany starych tachografów. Choć jest to kolejne obciążenie dla budżetu takich firm, to również i na tym polu można postarać się, aby nieco go ograniczyć. – Wszystkie pojazdy wykorzystywane w transporcie międzynarodowym, zarejestrowane przed czerwcem 2019 roku i wyposażone w tachografy analogowe lub cyfrowe pierwszej generacji - do 31 grudnia 2024 roku muszą zostać wyposażone w inteligentne tachografy drugiej wersji. Lepiej nie czekać z tym na ostatnią chwilę, ponieważ jest wysoce prawdopodobne, że pod koniec roku ceny tych tachografów będą wyższe, a warsztaty mogą także chcieć więcej zarobić na „spóźnialskich” – dodaje Mateusz Włoch, ekspert ds. rozwoju i szkoleń, Inelo z Grupy Eurowag.

Paliwo tańsze nawet o kilkanaście procent

Rynek kart paliwowych na świecie z roku na rok rośnie^[2]. Przedsiębiorcy przekonują się, że jest to wygodne rozwiązanie, dzięki któremu bez konieczności noszenia przy sobie gotówki i stania w kolejce do kasy można zapłacić za paliwo, myjnię, parking, naprawy pojazdu czy też uiszczać opłaty drogowe. Niektóre narzędzia płatnicze umożliwiają dokonywanie płatności w dowolnej walucie, co jest bardzo ważne z punktu widzenia firm realizujących przewozy międzynarodowe. Karty pomagają też zapanować nad formalnościami, bo wszystkie transakcje rozliczane są na jednej fakturze. Oczywiście karta paliwowa oznacza także zniżki na paliwo.

– Nie ma znaczenia, czy mówimy o dużej firmie transportowej, czy jednoosobowej działalności – kartę paliwową zawsze opłaca się mieć, ponieważ jest to rozwiązanie przyjazne dla portfela przedsiębiorcy. Konkretna kwota oszczędności zależy oczywiście od wielu czynników, w tym również od dostawcy, którego wybierzemy. W przypadku kart paliwowych Eurowag jest to oszczędność na poziomie od kilku do kilkunastu procent w ciągu roku. Na naszej stronie jest dostępny kalkulator, który pozwala wyliczyć szacunkową kwotę, jaką przewoźnik może zostawić w swoim portfelu, korzystając z tego rozwiązania płatniczego. Wystarczy podać liczbę pojazdów, średnie zużycie paliwa i liczbę kilometrów, którą każdy pojazd pokonuje miesięcznie. Łatwo wyliczyć, że przy 3 pojazdach, spalających średnio 23 litry/100 km i przejeżdżających w ciągu miesiąca po 10000 km każdy, rocznie możemy zaoszczędzić ponad 53 000 złotych. Tę kwotę przedsiębiorca może przeznaczyć na inwestycje w telematykę, TMS czy na zabezpieczenie kluczowych płatności dokonywanych przez firmę – przekonuje Tomasz Góralewicz, National Sales Manager, Grupa Eurowag.

Wydatki pod kontrolą

Ogromnym wsparciem w optymalizacji kosztów transportu są także nowoczesne technologie, czyli głównie systemy TMS i telematyka. Wpływają one na wiele aspektów, zaczynając od poprawy bezpieczeństwa, po łatwiejsze zarządzanie flotą i redukcję wydatków. Według raportu Mordor Intelligence, wielkość europejskiego rynku telematycznego w 2024 roku szacowana jest na ponad 21 mln urządzeń, a prognozy wskazują, że do 2029 roku osiągnie poziom ponad 43 mln, rosnąc w tempie CAGR ok. 15 proc.^[3]

– Dzisiaj korzystanie z narzędzi telematycznych i systemów do zarządzania transportem staje się standardem wśród firm transportowych. Bez tego nie ma praktycznie szans na wyrównane konkurowanie na rynku przewozowym. Systemy TMS i rozwiązania telematyczne podpowiadają, jak zaplanować trasę, aby ograniczyć koszty związane z opłatami drogowymi czy zakupem paliwa. Te rozwiązania służą zarówno małym, jak i dużym przedsiębiorstwom, a także wspierają przewoźników na wielu płaszczyznach. Systemy TMS można integrować z kartami paliwowymi, żeby wygodnie analizować wydatki, a także łączyć je z zewnętrznymi systemami zleceniodawców, aby zautomatyzować pracę i udostępniać potrzebne dane osobom trzecim czy Poczcie Polskiej. W ten sposób można przekazywać informacje o lokalizacji pojazdu czy nadawać przesyłki i monitorować terminy płatności - mówi Dawid Kochalski, koordynator ds. integracji i wdrożeń, Inelo z Grupy Eurowag.

Narzędzia do zarządzania transportem pozwalają także szybciej i łatwiej przygotować ofertę dla klienta, ponieważ precyzyjnie obliczają koszty realizacji danego zlecenia, biorąc pod uwagę szczegółowe parametry pojazdu i zmienne kosztowe firmy. Z kolei dokładna analiza tych danych pozwala danemu przedsiębiorstwu ukierunkować swoje działania na maksymalizację zysków i minimalizację wydatków oraz podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych w oparciu o twarde dane.

 - Warto zauważyć, że w dzisiejszej rzeczywistości transportowej poleganie na intuicji czy obserwacjach innych firm transportowych może okazać się dla nas nie najlepszą drogą do sukcesu i może narazić na trudne do zniwelowania konsekwencje. Każdy biznes transportowy jest unikatowy, a więc podstawą jest wyciąganie prawidłowych wniosków na podstawie zgromadzonych informacji. Na danych nie możemy oszczędzać, prawidłowo zgromadzone i przeanalizowane pomogą nam w podjęciu dobrych decyzji, bądź wskażą obszary, którym należy się przyjrzeć - podsumowuje Dawid Kochalski.

^[1] TLP, SpotData, Transport drogowy w Polsce 2023, str. 55

^[2] Grand View Research, Fuel card market Size & Trends Report,

^[3] Mordor Intelligence, Europe Telematics Market Size