Wdrożenie systemu e-Doręczeń dla biznesu: przygotuj się do obowiązku korzystania z usługi

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń m.in. dla firm (wpisanych do KRS) przypada na 10 marca 2024 r., ale już dziś każdy przedsiębiorca może przygotować się wcześniej do wymogu korzystania z doręczeń elektronicznych przy wykorzystaniu własnego systemu kancelaryjnego. W tym celu Poczta Polska przygotowała dla biznesu instrukcję, która umożliwia proste przejście przez wszystkie etapy wdrożenia systemu e-Doręczeń.

Po otrzymaniu adresu do usługi e-Doręczeń, przedsiębiorca może rozpocząć proces wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Cały proces składa się z kilku kroków, dlatego Poczta Polska zaleca rozpoczęcie go z odpowiednim wyprzedzeniem.

Wdrożenie systemu e-Doręczeń krok po kroku:

1. Złóż wniosek o dostęp do środowiska integracyjnego (dalej: INT) systemu e-Doręczenia. We wniosku wskaż publiczne adresy IP, z których będzie następowała komunikacja ze środowiskiem INT (zarówno adresy serwerów, jak i użytkowników testujących/obsługujących incydenty).
2. W ramach realizacji wniosku Centralny Ośrodek Informatyki (dalej: COI):
   odblokuje dostęp dla wskazanych publicznych adresów IP;
   · przekaże trzy testowe aktywne konta profilu zaufanego (PZ) do środowiska INT;
   · zatwierdzi wnioski o utworzenie maksymalnie sześciu testowych adresów do e-Doręczeń (dalej: ADE), w zależności od potrzeb:

• dla osoby fizycznej,
  · urzędu (w tym komornik, syndyk),
• reprezentanta zawodu zaufania publicznego,
  · organizacji publicznej (stowarzyszenia),
• przedsiębiorcy, który nie jest osobą fizyczną (przedsiębiorcy),

oraz przekaże login i hasło do konta w Atmosferze (Service Desk) dla osoby wskazanej w zgłoszeniu do obsługi incydentu.

3. W przypadku, gdy nie otrzymałeś trzech kont PZ:
   a) Wyślij mail na adres test.pz.edoreczenia@coi.gov.pl o:
   tytule: KontaTestowePZ: "Nazwa Interesariusza/Integratora"
   · treści: Proszę o dane do założenia kont testowych
   b) W odpowiedzi otrzymasz wiadomość e-mail z trzema loginami oraz hasłami do
   testowych kont PZ.
4. Za pomocą konta administratora lub właściciela skrzynki, możesz dodać  własny system kancelaryjny (EZD)
   poprzez  moduł  uprawnień za pomocą aplikacji web.
5. W trakcie dodawania systemu należy wygenerować i dodać certyfikat, którym system kancelaryjny będzie się uwierzytelniał w systemie.
6. Po wykonaniu tych kroków jesteś gotowy do wysiłki wiadomości z własnego systemu kanacelaryjnego.

Więcej szczegółowych informacji o wdrożeniu znajduje się na gov.pl.

Czym są e-Doręczenia?

Usługi świadczone w ramach e-Doręczeń to cyfrowe odpowiedniki papierowego listu poleconego. Dzięki nim obywatele i firmy mogą wysyłać oraz odbierać elektroniczne dokumenty potwierdzone dowodami nadania i odbioru z dowolnego miejsca posiadającego dostęp do Internetu. Zamiast osobistych wizyt w urzędzie pocztowym, fizycznego odbierania i wysyłania listów poleconych oraz archiwizowania papierowej korespondencji, dziś w komfortowy sposób można dokonać tego w formie elektronicznej.

e-Doręczenia to dostęp do wszystkich spraw w jednym miejscu. Dzięki unikalnym adresom do doręczeń elektronicznych (ADE), nadawanym na wniosek przez Ministra właściwego ds. informatyzacji, mamy pewność, że korespondujemy z właściwym adresatem. Poczta Polska w ramach e-Doręczeń udostępnia publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), która zapewnia komunikację z podmiotami publicznymi oraz publiczną usługę hybrydową (PUH), dostępną tylko dla podmiotów publicznych.

Ponadto Poczta Polska, jako pierwsza w Polsce, zbudowała kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, którą wprowadziła do oferty w styczniu br. pod nazwą Q-Doręczenia. Uzupełnia ona ofertę e-Doręczeń o komunikację między podmiotami niepublicznymi m.in. osobami fizycznymi czy firmami. Dla kogo są poszczególne usługi, prezentujemy na grafice.

Więcej informacji o usłudze można znaleźć na dedykowanej stronie Poczty Polskiej.