Jak wystartować z własnym biznesem i nie upaść po roku

Jak pokazują dane opublikowane przez Euler Hermes, pierwszy rok dla młodych przedsiębiorców jest najtrudniejszy, ponieważ aż 80% firm upada jeszcze w trakcie pierwszych 12. miesięcy swojej działalności. Po pierwszym roku znika z rynku 30% młodych przedsiębiorstw, zaś po 5 latach funkcjonowania upada kolejne 70% małych oraz średnich firm. Nie pociesza również fakt, że co 5. przedsiębiorca nie zdecydowałby się na ponowne założenie firmy w swojej branży[1]. Prowadzenie własnego biznesu i bycie swoim własnym szefem może przynosić więcej pieniędzy niż praca na etacie i dawać więcej satysfakcji, ale wiąże się również z wieloma wyzwaniami. Tak było zawsze, a obecne warunki ekonomiczne – wysoka inflacja i nadal wysokie stopy procentowe – nie ułatwiają prowadzenia firmy i są trudnym progiem wejścia dla początkujących przedsiębiorców. Każda decyzja podejmowana na starcie – od stworzenia biznes planu, przez szukanie źródła finansowania, po zatrudnienie pracowników – może mieć wpływ na to, czy biznes wytrzyma pierwszy rok działalności, czy upadnie z długami.

Krok 1. Zacznij od biznesplanu 

Każdy początkujący przedsiębiorca powinien odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Te podstawowe to:

• Jakie produkty/usługi ma oferować firma i dlaczego – czy będzie próbować wypełnić niszę na rynku, czy korzystać z dobrej koniunktury w danej branży?
• Co jest wyjątkowego w oferowanych produktach/usługach? Czym firma będzie wyróżniać się na rynku – unikatową ofertą, jakością produktów, niebanalną reklamą?
• W jaki sposób zamierza dotrzeć do potencjalnych klientów?
• Jakie będą kanały sprzedaży?
• Jaki jest cel biznesowy na najbliższy rok, dwa – ile musi zarobić firma, by przetrwać pierwszy, najtrudniejszy okres działalności, itp.?

– Ustalenie odpowiedzi na te pytania i analiza rynku są kluczowe, by z sukcesem wystartować z nowym biznesem, utrzymać się na rynku w najbardziej newralgicznym okresie i nie tylko nie stracić pieniędzy, które poświęciliśmy na założenie firmy, ale również, by nie skończyć z długiem. Należy również pamiętać o tym, że formalny biznes plan będzie prawdopodobnie potrzebny, gdy początkujący przedsiębiorca będzie starać się w banku o pieniądze na start firmy [więcej informacji poniżej] – podpowiada Kamila Stachowicz, ekspert Intrum.

Krok 2. Zadbanie o zespół 

Wiele biznesów na start musi zainwestować w kilka osób. Jeżeli nie planujemy działać w pojedynkę, biznes plan powinien więc zawierać informacje na temat zespołu, który będzie pracować w firmie. Wielu początkujących przedsiębiorców popełnia błąd na starcie, zajmując się tą kwestią zbyt późno. Rekrutacja i wybór właściwych osób na konkretne stanowiska to jedno z trudniejszych zadań, które spoczywają najczęściej na założycielu. Kadra powinna być dopasowana do profilu przedsiębiorstwa, odpowiednio wykwalifikowana. Ważna też jest ocena ilu realnie pracowników potrzebujemy.

Problemem może być zarówno zbyt rozbudowany zespół, jak i te zbyt mały. – Jeżeli na początku działalności nasza firma nie ma wielu klientów/zleceń, nadmiernie rozbudowany zespół nie zarobi na siebie, a co więcej, będzie sporym obciążeniem finansowym dla firmy, biorąc pod uwagę obecne koszty związane z zatrudnianiem pracowników. Nie należy jednak popadać w drugą skrajność, ponieważ przez brak wystarczającej liczby pracowników, przedsiębiorca również może ponieść straty – nie będzie mógł przyjmować kolejnych zleceń, ponieważ nie będzie miał ich kto obsłużyć – komentuje Kamila Stachowicz, ekspert Intrum.

Odpowiedni przebieg rekrutacji, a także zatrudnienie właściwej liczby pracowników „na start” jest równie ważny, co sam sposób poszukiwania pracowników. – W tej kwestii warto niewątpliwie skorzystać z usług sprawdzonych serwisów z ofertami pracy, które docierają do szerokiego grona potencjalnych kandydatów. Szczególnie, że obecność danej firmy na takim portalu wpływa na jej wiarygodność. A co za tym idzie, rośnie prawdopodobieństwo zgłoszenia się większej liczby kandydatów, którzy będą spełniać określone kryteria. Ponadto na początku działalności firmy kluczowym zdaje się być budowanie pozytywnego wizerunku. Dlatego też tak istotne jest, by zwrócić uwagę, choćby na to, jak wygląda portal, na którym umieszczamy oferty. Wiemy z doświadczenia, że na to czy kandydat zdecyduje się wziąć udział w danej rekrutacji może decydować zarówno wygląd serwisu i ogłoszenia, intuicyjność procesu aplikacji czy kompletność zawartych informacji na temat pracy jaki i potencjalnego pracodawcy – dodaje Witold Królczyk, Aplikuj.pl.

Krok 3. Wybór formy prawnej przedsiębiorstwa – to ma wpływ na finanse firmy!

Zakładanie własnej firmy wiąże się z wyborem formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej. Ten krok jest również ważny, ponieważ decyzja podjęta w tym przypadku, będzie mieć wpływ na inne aspekty funkcjonowania biznesu, m.in. na kwestie podatkowe i związane z nimi procedury, odpowiedzialność majątkową właściciela firmy, itp.

Obok jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), mamy do wyboru kilka rodzajów spółek. Ustrój spółek handlowych określony jest przez Kodeks spółek handlowych. Według niego mamy:

spółki kapitałowe:

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
• spółka akcyjna

spółki osobowe:

• spółka partnerska
• spółka jawna
• spółka komandytowa
• spółka komandytowo-akcyjna.

Jak podaje GUS, oprócz jednoosobowych działalności gospodarczych, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są najbardziej popularną formą prawną prowadzenia działalności w naszym kraju. Jak formalnie założyć działalność w obu przypadkach?

• jednoosobowa działalność gospodarcza

Dobra wiadomość – założenie JDG nie jest skomplikowane, zajmuje mało czasu i jest bezpłatne! Wystarczy złożyć wniosek do CEIDG, czyli do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Aby założyć działalność, nie trzeba odwiedzać żadnego urzędu, bo wspomniany wniosek można przesłać online, korzystając z Profilu Zaufanego lub podpisu elektronicznego. Warto również sprawdzić, czy taka usługa jest dostępna w bankowości elektronicznej, w banku, z którego korzystamy. Coraz więcej z nich wprowadza kolejne udogodnienia dla młodych przedsiębiorców i prowadzi krok po kroku przez proces zakładania firmy przez Internet.

Złożenie wniosku do CEIDG jest równocześnie wnioskowaniem o nadanie numeru REGON, zgłoszeniem do US i ZUS (KRUS). Jeżeli przedsiębiorca nie dołączy do wniosku rejestracyjnego zgłoszenia do ubezpieczenia w ZUS, na 7 dni na dopełnienie tych formalności w ZUS-ie.

– Nazwa „jednoosobowa działalność gospodarcza” może być myląca. Nie oznacza, że w firmie może pracować jedna osoba – jej właściciel. Jak najbardziej może on zatrudniać pracowników: na umowę zlecenie i dzieło, jak również w oparciu o umowę o pracę. Jeżeli więc zakładając JDG, chcemy również zatrudnić zespół, musimy pamiętać o kolejnych obowiązkach wynikających z tego faktu – zaznacza Kamila Stachowicz, ekspert Intrum.

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Proces formalnej rejestracji spółki trwa zdecydowanie dłużej – około miesiąca, wiąże się z dodatkowymi kosztami i przede wszystkim wymaga posiadania kapitału zakładowego (suma wkładu wszystkich wspólników). Jak wygląda zakładanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością krok po kroku?

Pierwszym krokiem będzie udanie się do notariusza w celu sporządzenia umowy spółki w formie aktu notarialnego. Wiąże się to z opłatą – ostateczna suma jest związana m.in. ze szczegółowością/długością umowy. Następnie należy złożyć wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. Uzyskanie wpisu do KRS jednocześnie oznacza, że spółce zostaną nadane numery NIP i REGON – konieczne do prowadzenie działalności. Ważnym i niezbędnym krokiem jest wniesienie wkładu minimum 5000 zł na cel pokrycia kapitału zakładowego. Ostatnim etapem jest złożenie deklaracji NIP-8. Chodzi o tzw. zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających KRS. Kiedy rejestrujemy spółkę w KRS, we wniosku podajemy podstawowe dane dot. firmy, które są potrzebne do nadania numeru NIP i REGON. Jednak, gdy prowadzimy własną działalność, występują obowiązki podatkowe czy te wynikające z bycia płatnikiem ZUS, dlatego trzeba przekazać dane uzupełniające, np. numer rachunku bankowego lub miejsce prowadzenia działalności. Tego dotyczy właśnie deklaracja NIP-8. Właściwy urząd przekazuje ją w imieniu przedsiębiorcy do ZUS-u i GUS-u. Szczegółowe informacje można znaleźć na stronie Biznes.gov.pl.

Rozliczanie się ZUS-em i Urzędem Skarbowym – to trzeba wiedzieć!

Bez względu na to, czy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, czy jesteśmy wspólnikiem spółki z o.o., przedsiębiorcy są zobowiązani do opłacania składek ZUS i rozliczania się z Urzędem Skarbowym. O czym trzeba wiedzieć?

• Po pół roku od założenia działalności przez następne 24 miesiące przedsiębiorcę obowiązuje tzw. mały ZUS, czyli płaci preferencyjne stawki na ubezpieczenia. Po tym czasie obowiązują już standardowe stawki. Gdy zakładamy jednoosobową działalność gospodarczą lub minęło 5 lat od zamknięcia poprzedniego biznesu, możemy skorzystać z tzw. ulgi na start, a później z małego ZUS-u. To wspomniana możliwość niepłacenia składek na ubezpieczenia społeczne (nie obejmuje obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego) przez pierwszych 6 miesięcy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Po tym okresie obowiązuje przez 2 lata „mały ZUS”, a gdy one miną – obowiązują pełne stawki.

– Początkujący przedsiębiorca powinien pamiętać o zobowiązaniach podatkowych, których niedopełnienie wiąże się z karami finansowymi. Chodzi o: wpłatę zaliczki na podatek dochodowy do 20. dnia miesiąca po miesiącu/kwartale, którego zaliczka dotyczy. Podatek VAT (jeżeli obowiązuje w danym przypadku) należy uiszczać do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym (miesięcznym albo kwartalnym) – przypomina Kamila Stachowicz, ekspert Intrum.

Ważna datą jest również dzień 30 kwietnia – to czas na złożenie zeznania podatkowego za ubiegły rok – nie dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych rozliczających się w formie karty podatkowej czy ryczałtu.

• W przypadku spółek z o.o., jej wspólnicy nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Ale UWAGA – wyjątkiem od tej reguły są jednoosobowe spółki z o.o. Należy wiedzieć, że dochód spółki podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych – CIT. Stawka podatkowa w tym przypadku wynosi 19% lub 9% – jest to stawka preferencyjna i warto sprawdzi, czy będzie nas obowiązywać. Prowadząc spółkę z o.o., przedsiębiorca jest również płatnikiem VAT. Podatek należy uiszczać do 25. dnia miesiąca, następującego po okresie rozliczeniowym.

– W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością występuje jeszcze jeden podatek – od dywidend, który wynosi 19%[2]. Jest on bezpośrednio związany z wybraną formą prowadzenia działalności – chodzi o wypłatę dywidend dla wspólników spółki – zaznacza Kamila Stachowicz, ekspert Intrum.

Krok 4. Staranie się o środki na start biznesu

Startujący przedsiębiorca rzadko kiedy ma wystarczające środki na rozpoczęcie działalności. Dobra informacja – jest wiele źródeł, z których można otrzymać pieniądze. Ten wybór również może mieć znaczenie w przyszłości, dlatego trzeba się do niego odpowiednio przygotować.

– Zawsze dokładnie czytajmy wszystkie informacje. Musimy wiedzieć, co np. jest bezzwrotną pomocą finansową oferowaną dla młodego przedsiębiorcy przez agencje rządowe, a co kredytem, który na pierwszy rzut oka wydaje się atrakcyjny, ale np. po 6. miesiącach, kiedy skończą się preferencyjne warunki, jego spłata może być sporym obciążeniem dla przedsiębiorcy. Brak wiedzy i dokładnych analiz w tym przypadku możemy mieć znaczący wpływ na to, że biznes nie przetrwa z sukcesem pierwszego, najtrudniejszego roku – dodaje Kamila Stachowicz, ekspert Intrum.

• Pomoc z urzędu pracy – jeżeli przyszły przedsiębiorca jest zarejestrowany jako osoba bezrobotna, warto udać się do powiatowego urzędu pracy, który oferuje w różnej formie dotacje na założenie własnej firmy. Standardowa dotacja nie może być wyższa niż sześciokrotna wysokość przeciętnego wynagrodzenia. O dofinansowanie należy wystąpić przed zarejestrowaniem działalności. Firmę należy prowadzić przez kolejne 12 miesięcy.
• Wsparcie z Funduszy Europejskich – pożyczki unijne, dotacje, udział w programach wspierających przedsiębiorczość
  – z tytułu obecności Polski w UE, przedsiębiorcy w naszym kraju mogą korzystać ze wsparcia różnego rodzaju. Warto odwiedzić stronę Funduszeeuropejskie.gov.pl, by zdobyć informacje o bieżących programach i możliwościach. Oferowane wsparcie różni się m.in. w zależności od regionu czy branży, w której ma działać firma.

Wiele banków istniejących na naszym rynku oferuje przedsiębiorcom kredyt na start działalności, który jest przyznawany w momencie zakładania firmy w celu pokrycia wydatków niezbędnych do rozpoczęcia działalności. Dwa najpopularniejsze rodzaje kredytów na start:

• Komercyjny kredyt – udzielany jest przez bank i nie łączy się z żadną państwową ani unijną pomocą. Jest to standardowy kredyt inwestycyjny. Właściciel firmy jako osoba fizyczna, musi zaoferować odpowiednie poręczenie kredytu. Przyznane środki muszą być wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, co wymaga od przedsiębiorcy okazywania faktur – dowodów zakupów.
  
  
• Kredyt w ramach pomocy państwowej – jest udzielany przez bank, ale w ramach pomocy państwowej. Może być przyznany na korzystnych warunkach, z niewielkim oprocentowaniem. W przypadku takiego kredytu istnieją ścisłe zasady dotyczące tego, na co można przeznaczyć pieniądze, inaczej przedsiębiorca będzie zmuszony do natychmiastowej spłaty zobowiązania.

Prawo do błędu

Część nowych biznesów upada z tego powodu, że niedoświadczony przedsiębiorca podjął złą decyzję biznesową, źle skonstruował biznes plan, itp. Warto jednak wiedzieć, że przed ewentualnymi problemami finansowymi i długami młodego przedsiębiorcę może uchronić prawo do błędu.

To stosunkowo nowa zasada, która została wprowadzona 1 stycznia 2020 r. Prawo do błędu dotyczy osób fizycznych, które prowadzą działalność nie dłużej niż rok. Jeżeli firmie objętej prawem do błędu, zdarzy się naruszyć przepisy związane z prowadzoną działalnością, właściwy organ, przed nałożeniem grzywny albo wymierzeniem admini-stracyjnej kary pieniężnej, wezwie ją do usunięcia stwierdzonych naruszeń przepisów oraz usunięcia skutków tych naruszeń, jeżeli takie wystąpiły. Jeżeli właściciel firmy w wyznaczonym terminie przestanie naruszać prawo

i usunie skutki tego działania, to nie będzie podlegać karze za popełnione wykroczenie lub wykroczenie skarbowe. Właściwy organ, w drodze decyzji, odstąpi od nałożenia na niego lub wymierzenia mu administracyjnej kary pieniężnej i poprzestanie na pouczeniu.

[1] Źródło: https://media.big.pl/informacje-prasowe/787145/co-piaty-przedsiebiorca-nie-zdecydowalby-sie-na-ponowne-zalozenie-firmy-w-swojej-branzy

[2] Chodzi o 19% zryczałtowany podatek dochodowy.