Obowiązkowa e-faktura w Polsce coraz bliżej. Firmy mają coraz mniej czasu na przygotowanie.

To już pewne: za zgodą Komisji Europejskiej już w przyszłym roku faktura ustrukturyzowana będzie obowiązkową formą rozliczeń dla polskich przedsiębiorstw. Integracja systemów informatycznych dużych, przetwarzających tysiące faktur firm z Krajowym Systemem e-Faktur będzie nie lada wyzwaniem. Na rynku funkcjonują już sprawdzone rozwiązania, dzięki którym proces ten może przebiegać bezboleśnie.

Firmy korzystające z rozwiązań SAP mogą w szybki, efektywny a przede wszystkim bezpieczny sposób zintegrować swoją platformę z nowym systemem. Wystarczy specjalny komponent, który będzie pośredniczyć w komunikacji modułu finansowego SAP z KSeF. Korzystanie ze standardów SAP jest też zdecydowanie tańsze, niż wprowadzanie do organizacji nowych aplikacji czy rozwiązań, które sprostają nowym wymaganiom.

Podstawą wdrażanego w Polsce i zatwierdzonego właśnie przez Komisję Europejską centralnego systemu jest tzw. faktura ustrukturyzowana. Oznacza to, że każdy dokument wystawiony w Polsce będzie musiał mieć identyczny układ i zawierać te same elementy. Zgodnie z wytycznymi ustawy musi on zostać przekazany do KSeF w formie pliku XML. KSeF nada takiej fakturze unikalny identyfikator, co będzie równoznaczne z uznaniem jej za poprawnie wystawioną i dostarczoną do odbiorcy. Firmy muszą przygotować swoje systemy księgowe zarówno do wysyłania faktur sprzedaży do KSeF, jak i do szybkiego odbioru wystawionych dla nich dokumentów zakupowych. 

Według Ministerstwa Finansów podstawową zaletą nowego rozwiązania jest większa transparentność i automatyzacja niektórych procesów księgowych. To dzięki lepszej kontroli nad transakcjami możliwe stanie się skrócenie niektórych urzędowych terminów. Ponadto pliki w formie cyfrowej o nadanych unikatowych numerach usprawnią kontrole skarbowe, które nie będą już w takim stopniu angażować pracowników działów finansowo-księgowych. Dodatkowo przedsiębiorcy przesyłający dokumenty do KSeF zyskają natychmiastową informację, czy dana faktura została poprawnie wystawiona, co z formalnego punktu widzenia będzie równoznaczne z tym, że została dostarczona do kontrahenta. 

Wśród wybranych korzyści z wdrożenia e-faktury można wskazać: 

• możliwość wystawienia faktury na 60 dni zamiast 30 przed realizacją dostawy lub usługi (slim VAT),
• opcję szerszej korekty – np. tylko części usług i dostaw lub wszystkich dokumentów wystawionych na danego kontrahenta (slim VAT),
• podgląd dostarczenia i odebrania dokumentu,
• szybkość procedur – zwrot VAT w ciągu 40 zamiast 60 dni.

Konieczność przekazywania Ministrowi Finansów czy urzędom skarbowym dużej ilości informacji w formie ustrukturyzowanej musi doprowadzić do zmian w zakresie oprogramowania systemów wspierających zarządzanie, jak również do przemodelowania obsługi procesów księgowych. Przedsiębiorstwa obawiają się, że integracja funkcjonujących systemów będzie wymagała dużych nakładów pracy. Jednak organizacje, które już dziś korzystają e-faktur w programach SAP, są w stanie szybko dostosować się do wymogów nowego systemu. Sprawdzone rozwiązania aplikacyjne oraz odpowiednio skonfigurowana i zabezpieczona komunikacja dotychczasowego oprogramowania z KSeF zapewni płynność pracy i ciągłość księgowania. 

Firma S&T we współpracy z Opentext, zachęca wszystkie podmioty korzystające z oprogramowania SAP do implementowania rozwiązań, które sprawdziły się już na rynkach zagranicznych, np. włoskim, na którym wzorowany jest polski KSeF.

- Ze względu na krótki okres wdrożenia nowych wymogów ustawowych, wszystkim podmiotom posiadającym oprogramowanie SAP, w pierwszej kolejności rekomendujemy skorzystanie z gotowych rozwiązań aplikacyjnych, które sprawdziły się już na innych rynkach. Nasza firma od początku roku aktywnie wspiera przedsiębiorstwa w procesie dostosowania oprogramowania SAP do nowych wytycznych oraz oferuje pomoc w wyborze najbardziej optymalnych scenariuszy wdrożenia w zakresie połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki temu dostosowanie się do nowych wymogów staje się o wiele łatwiejsze i pozwala firmom koncentrować się na benefitach ogólnopolskiego rozwiązania - podsumowuje Patryk Borzęcki, SAP Segment Director w S&T.