Polska wprowadza system ustrukturyzowanych faktur – jakie wyzwanie stoją przed firmami?

W Polsce działa już Krajowy System e-Faktur (KSeF) – centralna platforma do wystawiania, otrzymywania i archiwizowania faktur VAT. Polskie firmy mają niecały rok na przystosowanie się do faktur ustrukturyzowanych, które od 2023 roku staną się obowiązkową formą rozliczeń. Według specjalistów S&T najbliżej wejścia do tego standardu są firmy, które już korzystają z cyfrowych rozwiązań SAP. 

Prekursorem ogólnokrajowych standardów e-fakturowania są kraje Ameryki Południowej, a także Skandynawia i państwa dalekiego i bliskiego wschodu. Wdrożenia tego typu często wynikały z konieczności uszczelnienia systemów podatkowych, lecz dziś stają się po prostu standardem.
W porównaniu z pionierami kraje Unii Europejskiej, w tym także Polska, mają jeszcze wiele do nadrobienia. 

W Polsce do końca grudnia 2022 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Jak planuje Ministerstwo Finansów, po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej, w 2023 roku Krajowy System e-faktur stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym. Oznacza to, że polskie przedsiębiorstwa i organizacje mają mniej niż rok na dostosowanie się do standardów KSeF. 

Firmy korzystające z rozwiązań SAP mogą w szybki, efektywny a przede wszystkim bezpieczny sposób zintegrować swoją platformę z nowym systemem. Wystarczy specjalny komponent, który będzie pośredniczyć w komunikacji modułu finansowego SAP z KSeF. Korzystanie ze standardów SAP jest też zdecydowanie tańsze, niż wprowadzanie do organizacji nowych aplikacji czy rozwiązań, które sprostają nowym wymaganiom.

- W Polsce przeszliśmy już przez etap digitalizacji faktur zakupowych, w ramach którego papierowe dokumenty były skanowane i wprowadzane do systemu informatycznego. Kolejnym krokiem było pełniejsze wykorzystanie faktur w formie elektronicznej, bez konieczności ich drukowania. Teraz przyszedł czas na fakturę ustrukturyzowaną.  Jej istotą nie jest tak naprawdę  przekazywanie jej do Krajowego Systemu e-Faktur, ale transformacja cyfrowa, którą wymusi wprowadzenie nowego standardu - mówi Patryk Borzęcki, SAP Segment Director, S&T. - W zakresie integracji z centralnym rejestrem organizacje pracujące na systemach SAP, mogą skorzystać z gotowych rozwiązań wypracowanych np. przez firmę OpenText, które sprawdziły się już na rynkach zagranicznych, np. włoskim, na którym wzorowany jest polski KSeF. – Dzięki wykorzystaniu istniejących aplikacji wiele firm może być gotowych do wprowadzenia e-faktur i spełnienia wymagań regulacyjnych jeszcze w tym roku - dodaje ekspert.

Według Ministerstwa Finansów wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych przyniesie firmom wiele korzyści – automatyczne poświadczenie dostarczenia pliku czy usprawnienie kontroli skarbowych. Warto zaplanować zintegrowanie systemów wcześniej, kiedy korzystanie
z Krajowego Systemu e-Faktur nie jest jeszcze obligatoryjne. Moduł gwarantujący zgodność z systemem SAP jest pewnym i bezpiecznym rozwiązaniem, które nie ingeruje w przyjęty sposób administrowania obiegiem dokumentów w firmie.

e-faktura na świecie

Transparentnie, czyli po skandynawsku

Kraje skandynawskie dbają o transparentność w wielu obszarach życia społecznego. Wysokie standardy demokratyczne i poziom rozwoju ekonomicznego leżą tam u podstaw wprowadzenia standardów e-fakturowania już na początku tego wieku w Norwegii (2011), Danii (2005) czy Szwecji (2008). Z początku regulacje obejmowały tam wymianę faktur między sektorem publicznym, a podwykonawcami z sektora prywatnego (B2G, Business to Government). Firmy prywatne zostały zobowiązane do przesyłania faktur do instytucji publicznych wyłącznie w ustrukturyzowanej formie elektronicznej. Tym samym kraje te wyprzedziły całą Unię Europejską: kraje Wspólnoty zobowiązały się wprowadzić wspólny system e-faktur na linii sektor publiczny – osoby prawne z terminem wykonawczym do 2018 roku. Od tego czasu e-faktury na poziomie B2G działają także w Polsce.

Nowoczesny VAT w Arabii Saudyjskiej

W Arabii Saudyjskiej podatek VAT obowiązuje zaledwie od 2018 roku i przed pandemią COVID-19 wynosił on 5 proc. dla wszystkich rodzajów transakcji. Ze względu na niestabilność gospodarek po pierwszych lockdownach, Arabia Saudyjska zdecydowała się podnieść stawkę do 15 proc. Jednocześnie w 2020 roku, zaledwie 2 lata po wprowadzeniu podatku VAT, ogłoszono decyzję o ustrukturyzowaniu faktur w ogólnokrajowym systemie e-fakturowania. Od końca 2021 roku elektroniczne faktury są obowiązkowe dla każdej transakcji B2B, a także dla transakcji międzynarodowych. 

Lek na lukę podatkową

Wprowadzenie e-faktury w Meksyku w 2011 roku pozwoliło na zwiększenie ściągalności podatków o 34 proc. i tym samym znacząco zwiększyło roczny budżet kraju. Za Meksykiem wkrótce podążyła prawie cała Ameryka Łacińska: Argentyna, Brazylia, Chile, Boliwia, Kolumbia i Peru. Głównym celem transformacji systemów podatkowych w kierunku e-fakturowania jest czynna walka z silną szarą strefą. Dane z Meksyku potwierdzają, że dzięki elektronicznym fakturom w kraju zredukowano szarą strefę o 4%.

W ślad za Meksykiem poszły w 2019 roku Włochy - jeden z pierwszych krajów w Europie, który wprowadził e-fakturowanie dla transakcji między sektorem publicznym a biznesem (B2G, Business to Government) oraz między firmami (B2B, Business to Business). Celem transformacji była przede wszystkim redukcja luki VAT, którą w 2015 roku szacowano na 42 miliardy euro i pod tym względem plasowała Włochy w niechlubnej czołówce państw europejskich.
Aby uszczelnić system podatkowy, w 2019 roku Włosi postawili na sprawozdawczość podatkową w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że wszystkie faktury są przedkładane organom podatkowym przed ich wystawieniem dostawcy. W modelu tym (znanym również jako clearance model), faktury nie mogą być przekazywane bezpośrednio do podmiotu kupującego. W procesie pośredniczy organ podatkowy, co umożliwia mu kontrolę i autoryzację transakcji przed i w trakcie wymiany faktur. 

Kto kolejny?

W zróżnicowanej formie i na różnych etapach wdrożenia, systemy e-fakturowania obowiązują w Australii, Chinach, Hong Kongu, Tajwanie, Japonii, Korei Południowej czy w Indiach. Na terenie Unii Europejskiej wprowadzane są obecnie w Hiszpanii i Portugalii, Niemczech czy Francji. Jest kwestią kilku lat, by cyfrowe zarządzanie obiegiem dokumentów stało się normą w Unii Europejskiej. Wiele państw już buduje własne systemy, a inne zapowiedziały takie wdrożenia. Funkcjonujące w regionie UE firmy muszą przygotować się nie tylko do nowych standardów krajowych, ale także wymagań dotyczących rozliczeń na płaszczyźnie międzynarodowej. W Polsce czas na te przygotowania właśnie nadszedł.