Proces inwestycyjny krok po kroku - jakich błędów unikać przy wyposażaniu przestrzeni

Masowa skala pracy zdalnej oraz nowe wymogi dystansu społecznego sprawiły, że firmy zaczęły dostrzegać potrzebę zmiany powierzchni biurowej lub jej rearanżację, tak aby jak najlepiej odpowiadać na potrzeby pracowników. O czym pamiętać przy planowaniu procesu inwestycyjnego? Co zrobić, aby nie był on karkołomnym zadaniem oraz jakich potencjalnych błędów unikać przypominają eksperci Cushman & Wakefield.

Pierwszym krokiem do sukcesu projektu inwestycyjnego jest zrozumienie celu, jaki organizacja chce osiągnąć nową inwestycją. Na tym etapie niezwykle ważne jest zadanie sobie licznych pytań, które ukierunkują inwestora na właściwe ścieżki procurementu (działu zakupów) specjalistów i wykonawców, którzy będą niezbędni do realizacji zadania.

Podstawowe pytania, które należy sobie postawić przed rozpoczęciem procesu inwestycyjnego, dotyczą celu realizacji inwestycji, jak np. powiększenie lub zmniejszenie powierzchni, zmiana / poprawa funkcji pomieszczeń lub ich przekształcenie, przeprowadzka do innej lokalizacji (już znanej lub dopiero poszukiwanej), poprawa jakości powierzchni w celu sprzedaży lub wynajmu, upgrade mający na celu dostosowanie do aktualnych normom np. bezpieczeństwa pożarowego lub zwykły remont / odświeżenie powierzchni. Po ustaleniu jasnego celu przychodzi czas na określenie czasu realizacji oraz wysokości budżetu – mówi Aleksandra Kozdra, Project Manager, Cushman & Wakefield.

BŁĄD PIERWSZY: Zbyt późne podjęcie decyzji o inwestycji

Wygasająca umowa najmu, brak stanowisk pracy dla nowozatrudnionych pracowników lub niegotowa powierzchnia dla kluczowego najemcy to główne powody podjęcia kroków projektowych. Jednak dobrze przeprowadzony proces wyposażenia przestrzeni powinien zacząć się dużo wcześniej ze względu na swoją złożoność i wieloetapowość – mówi Michał Jaraczewski, Associate, Project & Development Services, Cushman & Wakefield.

Zwłaszcza w dobie pandemii, warto poradzić się eksperta ile czasu przeznaczyć na realizację całego projektu inwestycyjnego. Podstawowe etapy samej realizacji projektu to:

1. Zapewnienie funduszy (z odpowiednim zapasem).
2. Wyłonienie (samodzielnie lub w ramach przetargu) projektantów, a następnie projektowanie przestrzeni – zwykle jest to także wieloetapowe działanie.
3. Wyłonienie wykonawców oraz budowa – działanie również złożone z licznych etapów
4. Wyposażenie w niezbędne sprzęty oraz meble, a także rozruchy systemów (np. IT czy AudioVideo).

Chcąc, aby inwestycja (szczególnie zmiana biura lub jego funkcjonalności) była sukcesem dla wszystkich pracowników oraz gwarantowała zadowolenie z nowej przestrzeni, warto na samym początku skorzystać ze wsparcia ekspertów i wykonać analizę ‘Workplace Stategy’. Polega ona na analizie aktualnego biura, warunków, wyposażenia oraz przedmiotów, które pracownicy sobie cenią w obecnym miejscu oraz przeprowadzeniu serii spotkań angażujących wszystkich pracowników, tak, aby każdy mógł poczuć, że ma realny wpływ na wspólne miejsce pracy. Na podstawie danych i analiz, eksperci przygotowują wytyczne dla architekta, który implementuje je, tworząc space plan.

Jeśli zmiany, przez które firma będzie przechodzić są znaczne można pomyśleć o zaangażowaniu ekspertów Workplace Strategy również na dalszym etapie, przy wspieraniu procesów tzw. zarządzania zmianą. Będą oni mogli wspierać firmę komunikacyjnie oraz wprowadzać elementy, dzięki którym zmiany będą dla pracowników prostsze, co pomoże im w łatwiejszym odnalezieniu się w nowej rzeczywistości.

BŁĄD DRUGI: zbyt późne zaangażowanie project managera

Kolejne pytanie, jakie należy sobie zadać na etapie projektowym, brzmi: kto ma odpowiadać za prowadzenie inwestycji? Dobrze jest, by project manager był zaangażowany w projekt już na etapie rozmów komercyjno-biznesowych. Jest on specjalistą w swojej dziedzinie i jego wkład w kwestiach harmonogramu oraz budżetu, czy logistyki od samego początku może okazać się kluczowy.

Project Manager może być pracownikiem w strukturach inwestora, ale może też być zewnętrznym ekspertem z firmy specjalizującej się w zarządzaniu projektami. Proces inwestycyjny potrafi być długotrwały, a dla inwestora jest to bardzo duży i czasochłonny projekt. Zaangażowanie zewnętrznego project managera to dobry pomysł nie tylko z racji jego doświadczenia i wiedzy, ale też, dlatego, że mało, jaki inwestor może pozwolić sobie na zawieszenie swoich codziennych obowiązków, by zająć się prowadzeniem i koordynowaniem inwestycji budowlanej – podkreśla Aleksandra Kozdra.

BŁĄD TRZECI: niewłaściwe założenia budżetowe

Jednym z najczęstszych błędów procesu inwestycyjnego jest niedoszacowanie budżetu, które z kolei prowadzi do znacznych przekroczeń. W przypadku braku własnego doświadczenia warto skorzystać z porady specjalisty - Cost Managera, który, otrzymując wytyczne od klienta, potrafi bardzo dobrze oszacować budżet.

Wiele podmiotów wychodzi z założenia, że z niskim budżetem da się zrealizować wszystkie założenia projektowe. Prawdą jest, że można przeprowadzić całkiem udane inwestycje przy mocno ograniczonych zasobach finansowych, ale trzeba naprawdę wiedzieć jak tego dokonać. Brak rozeznania i doświadczenia może skończyć się produktem, który okaże się rozczarowujący – mówi Michał Jaraczewski.

BŁĄD CZWARTY:  brak zaufania do projektantów / podwykonawców

W zależności od charakteru projektu inwestycyjnego główną rolę projektową będą grali albo architekci, albo inżynierowie. Większość inwestycji jednak będzie wymagała udziału nie tylko tych dwóch specjalistów, ale także całego grona innych ekspertów – specjalistów IT,Workplace Strategy, BHP, akustyki, od systemów AV, systemów security (kamery, kontroli dostępu), a także mebli specjalnych itd. Każda z tych dziedzin ma swoją specyfikę i specjalistów. Nikt nie oczekuje od inwestora, by znał się na wszystkich aspektach projektowych, dlatego należy zatrudnić projektantów, których inwestor obdarzy zaufaniem.

W przypadku realizacji projektu wola inwestorska oczywiście bierze pierwszeństwo, bo to w końcu projektanci mają realizować wizje i zapotrzebowania inwestorskie. Niemniej jednak nadmierne kwestionowanie rozwiązań projektowych często kończy się zmianami podczas prac budowlanych, a co za tym idzie, znacznie wzrastają koszty i pojawiają się opóźnienia. Projektanci znają się na materiałach i technologii, warto więc mieć do nich zaufanie. Zazwyczaj prezentują oni różnie opcje kosztowe, jednak negowanie ich porad i usilne wdrażanie własnych rozwiązań, będących wbrew zaleceniom projektantów, może mieć przykre i kosztowne skutki – mówi Michał Jaraczewski.

BŁĄD PIĄTY: Niepoinformowanie projektantów/project managerów/kosztorysantów o wysokości budżetu

Projektanci chętnie puszczą wodze fantazji, jeśli nie mają podanych ścisłych ram kosztowych. Proponując konkretne rozwiązania są zorientowani w kosztach, dlatego zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest projektowanie od początku z uwzględnieniem określonego budżetu. W przeciwnym razie po kilku miesiącach pracy może okazać się, że budżet jest „przestrzelony” o dwa lub trzy razy, albo wręcz przeciwnie, że nie wykorzystano możliwości i zastosowano tańsze produkty nie do końca spełniające swoją funkcję lub wymagania jakościowe – mówi Aleksandra Kozdra.

Niezwykle ważne jest, aby inwestor – po zakończeniu projektu (koncepcyjnego bądź wykonawczego) – poświęcił należyty czas z projektantami i kierownikiem projektu, aby przejść krok po kroku przez cały projekt, w którym znajduje się mnóstwo informacji zaprezentowanych na rysunkach technicznych, które nie są od razu czytelne dla osób niekorzystających z tego typu dokumentacji na co dzień. Mimo że proces drobiazgowej prezentacji projektu może trwać nawet kilka godzin, warto pozwolić kierownikowi projektu lub architektowi go przeprowadzić jeszcze przed akceptacją całości. Pozwoli to uniknąć niespodzianek na budowie, gdy pojawią się elementy, których się nie spodziewało lub, gorzej, gdy zabraknie rzeczy kluczowych – choćby z zakresu IT czy AV.

Kolejna istotna kwestia w procesie projektowym to obecność osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji dotyczących projektu aż do samego końca realizacji. Jeżeli po stronie inwestora nie ma osoby dedykowanej do podejmowania odpowiedzialnych decyzji podczas projektowania, to należy koniecznie taką osobę wyznaczyć oraz zadbać o zachowanie ciągłości zaangażowania osób kluczowych. W praktyce oznacza to, że osoba podejmująca kluczowe decyzje na początku projektu powinna brać udział w projekcie aż do jego zakończenia, by uniknąć sytuacji, w której zespół obecny przy końcowych fazach realizacji nie ma pojęcia o wytycznych, wedle których powstał projekt, a które zostały przez innych podjęte na początku procesu.

BŁĄD SZÓSTY: Nieuwzględnienie w zakresie prac nadzoru autorskiego projektantów w czasie budowy

Projekt koncepcyjny i projekt wykonawczy są często wykonywane przez zupełnie innych projektantów.  Koncepcja, jak nazwa wskazuje, określa “look and feel”, ogólny zarys i wygląd, wykonawczy zaś jest wielobranżową dokumentacją, zestawem instrukcji „jak budować” dla wykonawców. Nie zawsze projekt wykonawczy odzwierciedla idealnie koncepcję, czy też, nie zawsze wyłapie korelację między branżami, czego następstwem jest konieczność korygowania koncepcji i właśnie na tym etapie niezastąpione jest wsparcie oryginalnych pomysłodawców. Architekt odpowiedzialny za projekt często najszybciej wyłapie ewentualne błędy wykonawcze czy też niezgodności wykonania z projektem, dlatego tak ważne jest zaangażowanie gow prace wykonawcze oraz uwzględnienie zakresu jego nadzoru w pierwotnej wycenie projektu.

BŁĄD SIÓDMY: Brak czasu między odbiorami budowlanymi na uruchomienie własnych systemów, prace instalacyjne, czy też dostawę i montaż mebli

W przypadku typowego fit-outu większej powierzchni niejednokrotnie nawet miesiąc okazuje się być ledwo wystarczający do przygotowania nowej powierzchni na pierwszy oficjalny dzień działalności. Zadaniem inwestora, przy wsparciu project managera, jest wyszczególnienie prac instalacyjnych, które powinny zostać przeprowadzone i oszacowanie bezpiecznego na to czasu. Mogą to być na przykład:

• Instalacja mebli ruchomych (biurka, stoły, krzesła, regały itd.);
• Instalacja i testy systemów AV, IT, kamer CCTV i kontroli dostępu;
• Uruchomienie mediów, nie mniej Internetu i WIFI;
• Szkolenia pracowników w systemach zastosowanych na nowej powierzchni.

Project manager od samego początku inwestycji pomoże także upewnić się, że każdy biorący czynny udział w projekcie, wie kto za co odpowiada i czym się na projekcie zajmuje. Takie zrozumienie sprawia, że projekt jest łatwiejszy dla wszystkich zaangażowanych i powoduje mniej nieporozumień. W łatwiejszej komunikacji pomaga lista kontaktów zawierająca namiary na każdą osobę zaangażowaną w projekt. Należy dopilnować, by wszystkie dokumenty były znane i dostępne dla każdej osoby zaangażowanej oraz były aktualizowane na bieżąco.