Jak zarządcy zdali egzamin z pandemii? Czas na oceny

W najbliższych tygodniach najemcy powierzchni komercyjnych otrzymają rozliczenia kosztów eksploatacyjnych za 2020 rok. Czy po miesiącach lockdownu mogą liczyć na oszczędności? Na tak zadane pytanie nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Wiele zależy od tego, w jakim stopniu najemca wykorzystywał swoje biuro, od samego obiektu oraz działań, które w tym czasie podejmowali zarządcy.

Rozliczenia kosztów eksploatacyjnych zarządcy dostarczają zwykle do końca pierwszego kwartału. Potem będzie czas – z reguły od dwóch tygodni do trzech miesięcy, zależnie od zapisu w umowie – na weryfikację kosztów i zadawanie pytań.

Za co płacisz, Najemco?

W ubiegłym roku firmy musiały liczyć pieniądze bardziej niż kiedykolwiek, dlatego też uważniej przyglądają się obciążeniom wynikającym z najmu powierzchni biurowej, również tutaj szukając oszczędności. – Wielu najemców może być zaskoczonych po otrzymaniu rozliczenia, zapytają: co zrobiłeś drogi zarządco, żeby w trakcie lockdownu zmniejszyć koszty utrzymania budynku. Niektórzy zdecydują się przy tej okazji na audyt kosztów i wsparcie wyspecjalizowanych firm doradczych, ponieważ analizując sytuację, nie wystarczy porównanie pozycji w Excelu rok do roku. Konieczne są znajomość rynku oraz doświadczenie dotyczące funkcjonowania budynków komercyjnych, a także znajomość przepisów regulujących zarządzanie taką nieruchomością. Chętnie pomożemy przy weryfikacji kosztów najmu – mówi Artur Sutor, partner i dyrektor Działu Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska.

Na obciążenia najemcy wynikające z umowy najmu w biurowcu składają się czynsz, refaktury mediów oraz opłaty eksploatacyjne. Przy czym te ostatnie są dość poważnym obciążeniem finansowym dla najemcy i stanowią średnio 20 – 25 proc. czynszu bazowego.

O oszczędności na kosztach wspólnych można, a nawet trzeba zadbać już na etapie podpisywania umowy najmu. – Chcąc uniknąć wysokich rachunków w przyszłości, powinniśmy zamieścić w niej jasne zapisy, precyzujące: za co dokładnie zapłaci najemca i w jaki sposób będzie to rozliczane – mówi Artur Sutor i dodaje, że niezwykle istotne jest wpisanie do kontraktu zamkniętego katalogu pozycji zaliczanych do kosztów wspólnych, pamiętając, że najemcy nie powinni płacić za inwestycje w budynek, a jedynie w jego utrzymanie.

Proaktywny zarządca zaoszczędzi na mediach

Największy, bo aż 35-37-procentowy udział w kosztach mają media i tutaj również pojawia się największy potencjał do oszczędności. Szczególnie, że wiosną w niektórych obiektach było tylko 20 - 30 proc. użytkowników. Do tej pory w większości biurowców nie ma pełnej obsady. Co w takiej sytuacji może zrobić zarządca, chcąc optymalizować koszty?

- Jak w każdej sytuacji kryzysowej, podstawą jest dobra komunikacja. Proaktywny zarządca powinien pozostawać w stałym kontakcie z najemcami, sprawdzając, ile osób w najbliższym tygodniu, albo tygodniach, będzie pracowało na poszczególnych piętrach. Dzięki temu może odpowiednio ustawić parametry funkcjonowania infrastruktury technicznej, starając się zoptymalizować zużycie mediów przy zachowaniu odpowiedniego komfortu – wyjaśnia Łukasz Dreger, Senior Associate w Dziale Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska oraz licencjonowany zarządca nieruchomości z kilkunastoletnim doświadczeniem. – Kolejną sprawą jest ograniczenie oświetlenia w częściach wspólnych. W czasie mniejszego obłożenia budynków zarządcy powinni włączyć czujniki ruchu, jeśli są w budynku, albo je zainstalować. Wiedząc, ile osób pracuje na poszczególnych kondygnacjach, można również wyłączyć część dźwigów. Taniej powinniśmy zapłacić również za wywóz śmieci. Jeśli natomiast po stronie kosztów za media nie pojawiły się żadne różnice między latami 2019 i 2020, to zawsze warto zapytać: dlaczego? – podpowiada ekspert.

Nowe myślenie o biurach

Jednocześnie trzeba mieć świadomość, że niektórych kosztów nie da się zmniejszyć nawet w zamkniętym biurze. Takim kosztem jest na przykład ochrona, która po wzroście płac minimalnych w 2017 roku była w budynkach mocno ograniczana. – Kolejnym obciążeniem finansowym, które trudno byłoby ograniczyć podczas pandemii, są usługi porządkowe. Ta pozycja niekiedy może nawet wzrosnąć ze względu na konieczność przestrzegania procedur związanych z częstą dezynfekcją oraz udostępnianiem w budynku płynów odkażających – mówi Łukasz Dreger i dodaje, że zadaniami zarządcy są nie tylko utrzymanie budynku w dobrym stanie i optymalizacja kosztów utrzymania, ale również dbanie o bezpieczeństwo i zdrowie użytkowników powierzchni. – Zupełnie nowym trendem jest zamieszczanie przez firmy w umowach najmu zapisów o krokach prewencyjnych, które zarządca powinien podejmować, chroniąc zdrowie i życie pracowników. Pandemia otworzyła u nas inne, zupełnie nowe myślenie o zarządzaniu biurowcem, a ważnym argumentem w toczących się aktualnie procesach relokacji i renegocjacji umów najmu stają się odpowiedzi na pytania: jak właściciel razem z zarządcą budynku zdali egzamin z pandemii? Czy widzimy, że ktoś w tym trudnym momencie zadbał o nasze finanse, ale również czujemy się w biurowcu bezpiecznie i komfortowo? I czy w związku z tym, chcemy zostać w nim na kolejne lata?