Powroty pracowników do biur – jak przygotować się na II falę koronawirusa

Eksperci są zgodni, że okres jesienno-zimowy może nie tylko przynieść wzrost przypadków zachorowań na COVID-19 ale także wszelkich innych infekcji takich jak np. grypa. Reżim sanitarny wdrożony w firmach z powodu koronawirusa jest już standardem, a pracodawcy wprowadzają obecnie różne modele pracy, tak aby utrzymać dotychczasową efektywność zespołów i jednocześnie zapewnić pracownikom bezpieczeństwo.

Model pracy zależny od firmy

W chwili obecnej, to od pracodawcy zależy w jakim trybie funkcjonuje organizacja i czy pracownicy pracują z biur czy nadal w trybie pracy zdalnej. Firmy stosują różne modele – niektóre wróciły do pracy w biurze w pełnym składzie, inne stosują model mieszany, w którym pracownicy w ściśle określonych grupach część czasu pracują w domu, a część zdalnie. Jeszcze inne w dalszym ciągu utrzymują pracę zdalną i obserwują sytuację epidemiczną w Polsce.

- Pracodawcy mają dość dużą dowolność jeśli chodzi o ewentualne powroty pracowników do biura. Jest wiele kryteriów, które pracodawcy biorą pod uwagę, planując powroty m.in. liczbę dziennych przypadków zakażeń w Polsce, wielkość firmy i biura, rodzaj wykonywanej pracy, możliwość zapewnienia bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy, przestrzeń na której pracownicy wykonują pracę… Jednak warto pamiętać, ze w każdym z nich to po stronie pracodawcy leży zapewnienie optymalnych warunków pracy i bezpieczeństwa - wymienia Łukasz Wawrzyniak, W&W Consulting

Biuro w czasach COVID-19

- Jeszcze kilka miesięcy temu nikt nie przypuszczał, że koronawirus tak bardzo wpłynie na przestrzeń biurową a jednocześnie postawi przed pracodawcami nie lada wyzwanie. Dostosowanie wymogów sanitarnych do liczby osób pracujących w biurze i zasad, momentami wygląda jak układanka, w której przestawianie poszczególnych elementów, pozwoli na osiągnięcie odpowiedniego rezultatu – komentuje Łukasz Wawrzyniak, W&W Consulting.

Dlatego pracodawcy planując powroty pracowników do biur, powinni bardzo dokładnie określić i wyjaśnić pracownikom zasady przebywania na terenie firmy. Te działania obejmują m.in.:

• określanie zasad wpuszczania i wypuszczania pracowników do pracy wraz z ustaleniem zasad dot. m.in. konieczności prowadzenia list kontrolnych zdrowia czy procedur dotyczących pomiaru temperatury ciała;
• wyznaczanie miejsc dla stacji dezynfekujących, określanie przebiegu ciągów komunikacyjnych (wyłączenie mieszania różnych grup pracowniczych); reagowanie na mogące pojawić się punkty krytyczne gromadzenia się ludzi,
• wprowadzanie ściśle określonych zasad dotyczących spotkań i przebywania w poszczególnych pomieszczeniach, pracy przy poszczególnych zadaniach czy wyjazdów służbowych zarówno na terenie Polski jak i za granicę.

Istotną kwestią jest także odpowiednie zaprojektowanie przestrzeni pracy z uwzględnieniem wymogów sanitarnych związanych z COVID-19, w tym m.in. zapewnienie regularnej dezynfekcji biurek, klamek i innych obszarów użytku wspólnego czy min. ustanowienie 1,5m odstępów pomiędzy pracownikami siedzącymi przy swoich stanowiskach pracy.

- Te wszystkie działania wymagają odpowiedniego zaplanowania w oparciu o charakterystykę danej organizacji. Inaczej te zasady planuje się w małych firmach, a zupełnie inaczej w dużych korporacjach, gdzie większa liczba  pracowników może zajmować jedną przestrzeń. Jeszcze inne procedury wdraża się w zakładach produkcyjnych w których dochodzi do pracy zmianowej a inne w takich firmach, gdzie są jedynie pracownicy biurowi. Specjaliści W&W Consulting, wspierają naszych klientów w całym procesie – od zaplanowania aktywności po wdrożenie i realizację – dodaje Łukasz Wawrzyniak, W&W Consulting

Dodatkowo, zmieniająca się sytuacja epidemiologiczna wymusza na pracodawcach konieczność stałego dostosowywania się do warunków, tak, żeby maksymalnie zapewnić pracownikom i kontrahentom bezpieczeństwo oraz możliwość działania zakładu pracy.

Planowanie to konieczność

W tej chwili trudno określić co przyniesie przyszłość. Dlatego kluczowe jest długofalowe patrzenie na zasady bezpieczeństwa i ich regularna aktualizacja w zależności od bieżącej sytuacji. Pracodawcom z pomocą przychodzą nie tylko digitalne rozwiązania np. platformy streamingowe, narzędzia pozwalające organizować szkolenia on-line z zasad bezpieczeństwa czy specjalne aplikacje, które monitorują i informują o liczbie osób znajdujących się w biurze i pozwalają sprawnie zgłosić swoją obecność w nim. Dużym wsparciem są także wyspecjalizowane firmy, które po przeprowadzeniu audytów przygotowują całą strategie postępowania w odniesieniu do konkretnego przedsiębiorstwa. Dzięki temu pracodawcy mogą w łatwy sposób zarządzić całym zespołem, wdrożyć odpowiednie procesy, które pomogą w ustawieniu pracy w nowej, biurowej rzeczywistości.