Czym jest system TMS? Czy postępująca cyfryzacja transportu będzie dotyczyć mojego przedsiębiorstwa?

Według danych z raportu McKinsey & Company branża TSL jest sektorem gospodarki z największym potencjałem do cyfryzacji.  Nowoczesne technologie stają się nieodłącznym elementem w transporcie, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się usprawnić organizację pracy i oszczędzić jak najwięcej czasu oraz zasobów – konkurencja nie śpi, a kluczem do sukcesu jest najczęściej odpowiednie zbalansowanie planu danego frachtu z zachowaniem odpowiedniej rentowności. By zachować kontrolę oraz konkurencyjność na rynku, firmy transportowe spoglądają w stronę kompleksowych rozwiązań, takich jak Transportation Management System, w skrócie TMS. Marta Staniszewska, ekspert GBOX z Grupy INELO przybliża podstawowe założenia oraz funkcjonalności systemów TMS w pierwszym z serii tekstów poradnikowych dla firm z branży transportowej chcących zainwestować w tego rodzaju rozwiązanie.

Co to jest TMS?

System TMS to transportation management system, czyli system zarządzania transportem. Takie oprogramowanie powstało, by umożliwić pełną automatyzację procesu planowania dostaw towarów przede wszystkim poprzez oszczędność czasu i ułatwienie pracy. Praca spedytora opiera się na trzech, podstawowych zadaniach. Po pierwsze, należy znaleźć zlecenie, po drugie, musimy zając się opracowaniem kosztorysu, negocjacją warunków kontraktu co będzie skutkowało wystawieniem faktury. Trzeci, ostatni element to płatność i rozliczenie się za wykonany przejazd. – Koordynacja tych wszystkich elementów bardzo często wiąże się z pracą kilku osób, co przekłada się na kilkadziesiąt wymienionych maili, pracę w komputerowym skoroszycie, programie księgowym, musimy wytyczyć trasę na mapie, obliczyć niezbędne koszty, takie jak pensja kierowcy, paliwo i mnóstwo innych elementów składających się na finalne wyruszenie ciężarówki z bazy. System TMS pozwala nam zebrać te wszystkie informacje w jednym miejscu, gdzie możemy pracować ze zleceniami, fakturami i płatnościami – mówi Marta Staniszewska, ekspert GBOX oraz Easy TMS, Grupa INELO.

Dla kogo jest system TMS?

Dostępność nowych technologii i postępująca cyfryzacja sektora transportowego sprawiają, że implementacja systemu TMS pozwalającego na automatyzację procesów jest już możliwa w praktycznie każdej firmie transportowej. Na wybór systemu TMS decydują się więc zarówno przedsiębiorstwa działające na rynku ponad 30 lat oraz firmy dopiero stawiające pierwsze kroki w transporcie i logistyce. – Nowe technologie coraz częściej goszczą w naszym życiu zawodowym, coraz więcej przedsiębiorstw z wielu branż decyduje się sięgać po nowoczesne rozwiązania ułatwiające pracę. Nie inaczej jest w transporcie. System TMS to bardzo często podstawa działalności wielu firm transportowych. Możliwość kontroli wszystkich aktywności w firmie związanych ze zleceniami, czy obecnie realizowanymi przejazdami oraz przyspieszenie wielu czynności, takich jak wystawianie faktur nie tylko ułatwia pracę ale może przynieść spore oszczędności – dodaje Marta Staniszewska.

Czy wdrożenie systemu TMS sprawi, że moja firma będzie więcej zarabiać?

– Wdrożenie nowych technologii, takich jak TMS w firmie transportowej, z pewnością pozwala na lepsze rozeznanie sytuacji rynkowej oraz dokładne przebadanie rentowności naszego przedsiębiorstwa. Mając dokładne dane na temat zleceń, łatwiej orientując się w sprawach związanych z księgowością oraz obsługą płatności będziemy w stanie lepiej organizować pracę, co może przełożyć się na lepszą wydajność oraz zysk. – Musimy jednak pamiętać, że TMS nie jest uniwersalnym lekarstwem na ewentualne problemy trapiące naszą firmę. System TMS pozwala przetwarzać dane, które do niego wprowadzimy. W momencie, kiedy np. chcemy mieć kontrolę nad flotą naszych pojazdów, wyciągać wnioski na temat bieżącego spalania naszych kierowców, czy na bieżąco doglądać obrane trasy z naszym ładunkiem musimy posiadać odpowiednie urządzenia telematyczne, które zbiorą dla nas te informacje – komentuje Marta Staniszewska. Dobrym pomysłem będzie też zaimplementowanie dostępnych w internecie giełd zleceń do naszego TMS. W połączeniu z telematyką będziemy mogli wydajnie planować kolejne frachty nie czekając na meldunki kierowców oraz nie będziemy tracić czasu na research nowych zleceń.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie dla naszej firmy?

W procesie wyboru odpowiedniego systemu TMS jest odpowiednie zbadanie potrzeb naszej firmy oraz sumienne przygotowanie się do wdrożenia przedsiębiorstwa pod możliwości oprogramowania. Konfiguracja TMS zależy od bardzo wielu czynników, przede wszystkim firmy zajmujące się wyłącznie spedycją nie będą potrzebować tylu funkcjonalności co przewoźnicy posiadający własną flotę. – Badanie potrzeb naszego przedsiębiorstwa jest bardzo potrzebne w momencie kiedy chcemy zająć się cyfryzacją naszej firmy. Nie możemy spodziewać się, że zainstalowany TMS będzie od razu w pełni funkcjonalny i dopasowany. Proces wdrożenia, w przypadku dużych firm, może trwać nawet kilka miesięcy – automatyzacja, która jest największą zaletą TMS wymaga zebrania wielu informacji, odpowiedniego opracowania oraz przede wszystkim umiejętnego wprowadzenia danych do naszego systemu. Jeśli nie czujemy się wystarczająco kompetentni, aby taki proces przeprowadzić we własnym zakresem, to dobrym pomysłem może być skorzystanie z odpowiedniego szkolenia organizowanego przez firmy oferujące rozwiązania TMS. Warto przeprowadzić odpowiedni rekonesans, niektóre wdrożenia są oferowane za darmo w momencie wyboru systemu TMS danej firmy – podpowiada Marta Staniszewska.