Relokacja biznesu. Jak opuścić obecne biuro i płynnie wprowadzić się do nowego miejsca?

Kiedy firma rośnie, przekształca profil działalności lub zamierza wejść na nowy rynek, często opuszcza dotychczasowe biuro na rzecz przestrzeni, która spełni jej aktualne i przyszłe potrzeby. Przeprowadzka, podobnie jak zmiana domu czy mieszkania, to poważna operacja, której stopień złożoności zależy od szeregu czynników. Eksperci OPG Property Professionals podpowiadają co zrobić, aby relokacja firmy odbyła się możliwie jak najpłynniej.

Pozostawienie po sobie porządku po zakończonej pracy to nie tylko dobry obyczaj, lecz często także konkretny warunek umowy najmu. Porozumienie pomiędzy najemcą i właścicielem często nakłada bowiem na tego pierwszego obowiązek przywrócenia powierzchni do stanu pierwotnego. Oczywiście ów „stan pierwotny” należy precyzyjnie zdefiniować w momencie podpisywania kontraktu – bez sensu byłoby przecież płacić za modyfikacje wprowadzone na rzecz poprzedniego lokatora. Z punktu widzenia najemcy mądrą praktyką jest zatem prowadzenie rzetelnej dokumentacji wszelkich zmian.

Jak podkreśla Michał Styś, szef OPG Property Professionals, w pewnych przypadkach zakres modyfikacji oraz związane z nimi koszty mogą nie tylko utrudnić, ale wręcz zakwestionować zasadność finansową przeprowadzki. – Właściciele z reguły wymagają pozbycia się elementów specyficznych lub wykonanych pod bardzo konkretne potrzeby najemcy, na przykład specjalistycznych podziałów przestrzeni, instalacji wentylacyjnych czy elementów obrandowania – wyjaśnia. Aby uniknąć kosztownych zobowiązań, przy poszukiwaniach nowego biura warto więc zwrócić uwagę na elastyczność danej powierzchni.

– Dobrą przestrzeń możemy dostosować do liczby członków zespołu czy różnych trybów pracy, które zmieniają się płynnie w czasie, wraz z rozwojem projektów i firmy. Na przykład ograniczając liczbę biurek stałych na rzecz miejsc współdzielonych. Powierzchnie pięter można dzielić wówczas na mniejsze moduły lub łączyć je ze sobą w celu uzyskania otwartej przestrzeni na danej kondygnacji. W taki sposób przygotowaliśmy projekty TEAL OFFICE i SEPIA OFFICE, gdzie dla pięciu kondygnacji biurowych przewidzieliśmy aż dwanaście różnych wariantów aranżacji – dodaje szef OPG.

Zadbaj o sprawną komunikację

Do powyższych zobowiązań należy oczywiście dodać standardowe koszty przeprowadzki. Nie tylko czysto finansowe, ale i te absorbujące cenny czas. Zalicza się do nich między innymi konieczność ponownej rejestracji firmy czy przygotowanie nowych materiałów marketingowych – zarówno tych papierowych, jak i cyfrowych. Dla wielu firm zmiana adresu odbywa się bowiem nie tyle na papierze, co na portalach społecznościowych, gdzie marka na co dzień komunikuje się ze swoimi klientami. Aby skutecznie dotrzeć z informacją o przeprowadzce, pomocny może się okazać sponsorowany post na Facebooku, a czasem nawet kampania AdWords.

Oczywiście, planując przeprowadzkę, nie wolno zapomnieć o najcenniejszym zasobie firmy, czyli o pracownikach. Jak podkreśla Monika Hryniewicz, Leasing Manager w OPG Property Professionals, w procesie zmiany kluczową rolę odgrywa komunikacja. – Aby dobrze przygotować pracowników do przeprowadzki, dobrą praktyką jest wyznaczenie jednego koordynatora, który przejmie rolę przewodnika. Taka osoba powinna doskonale znać rozkład nowego biura, jego lokalizację oraz możliwości dojazdu, a także pozostawać w ciągłym kontakcie z firmą przeprowadzkową – wyjaśnia.

Przed opuszczeniem dotychczasowej powierzchni warto poświęcić nieco czasu na archiwizację danych oraz zniszczenie zbędnych materiałów i dokumentów. Wyznaczony koordynator powinien przy tym uczestniczyć w znakowaniu i pakowaniu tych sprzętów i przedmiotów, które mają zostać przeniesione do nowego biura.

Czas to pieniądz, więc mądrze nim gospodaruj

Zasobem szczególnie cennym w procesie relokacji biznesu jest czas. W końcu każdej firmie będzie zależeć na tym, aby jak najszybciej móc kontynuować swoją regularną działalność w nowym miejscu. Mówi się, że czas to pieniądz – w tym wypadku powiedzenie to można rozumieć dosłownie. Pamiętajmy, że umowy najmu z reguły uwzględniają konkretny termin zwolnienia powierzchni, a jego przekroczenie zazwyczaj wiąże się z koniecznością zapłacenia kar umownych.

Monika Hryniewicz podpowiada, że z opuszczeniem starego biura nie ma co zwlekać do ostatniej chwili, a zajmowaną powierzchnię warto opuścić na co najmniej tydzień przed terminem zakończenia umowy. – Pośpiech to zły doradca. Zapas czasu pozwoli nam na spokojnie przeprowadzić wszelkie odbiory oraz uzgodnić z właścicielem bądź zarządcą odpowiednie protokoły zdania powierzchni – wyjaśnia ekspertka OPG Property Professionals. – Będzie to także dogodny moment, by rozstrzygnąć ewentualne kwestie sporne, związane na przykład z naprawą usterek – dodaje.

Zanim najemca przeprowadzi się do nowej przestrzeni, zazwyczaj potrzebuje nieco czasu, by dopasować ją do swoich potrzeb. Przyjmuje się, że przygotowanie aranżacji może potrwać od trzech do nawet sześciu miesięcy, w zależności od skali modyfikacji oraz wielkości docelowej powierzchni. Wprowadzenie fizycznych zmian w substancji budynku należy oczywiście poprzedzić odpowiednimi ustaleniami wewnątrz firmy. Może się zdarzyć, że któryś z działów będzie chciał zgłosić specyficzne potrzeby w stosunku do swojej przestrzeni.

Przyjmuje się, że nowe biuro powinno być gotowe przynajmniej na dwa-trzy tygodnie przed wygaśnięciem umowy w dotychczasowym miejscu. Większość najemców tego typu powierzchni przenosi nie tylko dokumentację, ale też całe zaplecze teleinformatyczne. Aby sprawnie rozpocząć pracę w nowym miejscu, warto zarezerwować sobie nieco czasu na takie czynności, jak przepięcie serwerów czy ustawienie hotspotów.

Przeprowadzka? Zaufaj profesjonalistom!

Przeprowadzka do nowego biura to często bardzo złożony proces. Celem każdej firmy w takiej sytuacji jest takie zaprogramowanie całości, aby móc płynnie przenieść się do nowego miejsca bez zakłóceń w codziennej działalności biznesowej. To nie lada wyzwanie. Na szczęście pomocy udzielić mogą wówczas profesjonalni doradcy na rynku nieruchomości.

– W ramach naszej oferty skierowanej do najemców, poprzez odpowiednie badania oraz podejście projektowe pomagamy dobrać lokalizację dla zespołu, określić realne zapotrzebowanie na funkcjonalność i program biura oraz dobrać metraż powierzchni w oparciu o stale rozbudowywaną bazę ofert – wyjaśnia Monika Hryniewicz. – Wspieramy także firmy w procesie relokacji, upewniając się, że ich nowe biuro będzie gotowe na czas i zostanie „uszyte na miarę”, czyli zgodnie z wcześniej ustaloną specyfikacją techniczną – podsumowuje ekspertka OPG Property Professionals.