Jednolity Plik Kontrolny - czy przedsiębiorstwa zdążą wdrożyć zmiany na czas?

Od 1 lipca organy skarbowe będą mogły zwrócić się do przedsiębiorców z żądaniem przedstawienia ksiąg podatkowych oraz innych danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego. O ile średni i mali przedsiębiorcy, będą mieć prawo odmowy przekazania danych w tej formie, o tyle sytuacja dużych przedsiębiorców wygląda inaczej. W ich przypadku nieprzedstawienie dowodów w formacie zgodnym z JPK lub brak możliwości wygenerowania pliku kontrolnego będzie oznaczał odpowiedzialność karno-skarbową.

Czy firmy powinny się spieszyć?

Prace nad wprowadzeniem jednolitego pliku kontrolnego do prawa podatkowego trwają od dwóch lat. Urzędy skarbowe przygotowywały się do wprowadzenia takiego obowiązku organizacyjnie, kompetencyjnie i technicznie. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów, wydano ok. 55 mln zł na zakup sprzętu, niezbędnego oprogramowania oraz szkolenia dla pracowników obsługujących elektroniczne kontrole. Należy więc zakładać, że zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i urzędów skarbowych jest pełna gotowość do obsługi kontroli elektronicznych.

Jednak przedsiębiorcy, szczególnie duże podmioty, nie mogą liczyć na podobny komfort. Resort finansów wciąż nie ujawnił ostatecznych wersji struktur logicznych, koniecznych do generowania JPK z firmowych systemów informatycznych. Co prawda opublikowane w grudniu testowe wersje struktur JPK stanowią pewien obraz tego, co powinno pojawić się na początku marca, niemniej bez ostatecznych wersji większość producentów oprogramowania nie może efektywnie rozpocząć prac aktualizujących swoje aplikacje.

Czy dostawcy oprogramowania zdążą?

Typowy projekt informatyczny trwa średnio około 6 miesięcy, licząc od pomysłu, przez analizę wymagań, przygotowanie projektu, prace programistyczne, testy gotowego rozwiązania, skończywszy na wdrożeniu gotowego rozwiązania u klienta. „W przypadku JPK producenci systemów mają znacznie mniej czasu. Zakładając, że MF opublikuje ostateczne wersje struktur na początku marca, do ostatecznej implementacji JPK w systemach pozostanie tylko około czterech miesięcy” zauważa Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskim oddziałem Sage, czołowego producenta oprogramowania finansowo-księgowego. Jednocześnie podkreśla, że wstępne struktury JPK zaprezentowane w grudniu są zbliżone do tych, które Sage zaimplementował w swoich programach we Francji i Portugalii. „O ile nie ulegną one radykalnej zmianie, w naszym przypadku zaimplementowanie JPK do systemów będzie dotyczyło głównie różnic w plikach, wynikających ze specyfiki rynku”.

Samo wygenerowanie pliku w standardzie języka XML nie jest skomplikowane. Wyzwaniem programistycznym jest wyszukanie w systemach wszystkich oczekiwanych przez MF danych. Dodatkową komplikację stanowi konieczność zapewnienia spójności danych w poszczególnych strukturach raportowych JPK. Źródłem danych będą przecież nie tylko księgi rachunkowe, ale np. systemy fakturowe czy magazynowe. To oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli zweryfikować systemy zarządzania firmą i wyeliminować wszelkie niespójności między modułami. Problem może dotyczyć zwłaszcza systemów mieszanych, gdzie poszczególne komponenty pochodzą od różnych producentów. „W takim przypadku rekomendujemy ujednolicenie systemów w firmie oraz wybór doświadczonego dostawcy, który zapewni terminowe wdrożenie JPK do swojego oprogramowania” radzi Piotr Ciski.

Przedsiębiorcy, którzy nie mają pewności, czy ich dotychczasowy dostawca oprogramowania posiada doświadczenie, wiedzę i możliwości by zdążyć na czas, powinni już teraz rozpocząć przygotowania do wprowadzenia e-kontroli. Z pewnością warto dokonać audytu i dokładnego sprawdzenia posiadanego oprogramowania lub odrębnych modułów (czasami przedsiębiorcy używają systemów obsługujących różne obszary zarządzania firmą, pochodzące od różnych dostawców). Kolejnym krokiem powinno być uzyskanie informacji od dostawcy swojego systemu na temat możliwości dostosowania programów do wymagań ustawowych. W sytuacji, gdy nie jesteśmy w stanie uzyskać wiążącej i satysfakcjonującej odpowiedzi, warto rozważyć zmianę oprogramowania na takie, które gwarantuje sprostanie wymogom resortu finansów. Czasu zostało naprawdę niewiele.  Dlatego przygotowania do wprowadzenia JPK i ewentualnej zmiany oprogramowania należy zacząć już teraz.

Czym jest JPK?

Wymóg posiadania oprogramowania pozwalającego na zaawansowane kontrole podatkowe będzie wprowadzany sukcesywnie od 1 lipca 2016 roku. Docelowo obowiązek ten obejmie wszystkie firmy, ale w pierwszej kolejności e-kontrolami zostaną objęte duże firmy, które na dostosowanie się do zmian mają już niewiele czasu.