Elastyczne biura powstają w najlepszych budynkach

Biurowce, w których znajdują się powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane, mają większe szanse na pozyskanie najemców. Z przestrzeni elastycznych korzystają korporacje, a także małe firmy i startupy.

Dzięki elastycznym warunkom wynajmu i różnorodnym usługom, takie przestrzenie z roku na rok stają się coraz bardziej popularne. Na siedmiu głównych rynkach biurowych w kraju – Warszawie, Krakowie, Wrocławiu, Trójmieście, Katowicach, Poznaniu i Łodzi – coworki i biura serwisowane zajmują łącznie prawie 420 tys. mkw., czyli ok. 3 proc. wszystkich nowoczesnych biur znajdujących się w tych miastach. Liderem jest Warszawa – z ofertą 235 tys. mkw. elastycznej powierzchni. Co ciekawe, na celownikach operatorów coraz częściej pojawiają się również mniejsze miasta, jak Bydgoszcz czy Opole.

Zaczęło się od biur serwisowanych

Ze statystyk firmy Newmark Polska wynika, że przełomowym i zarazem rekordowym rokiem dla operatorów powierzchni elastycznej był rok 2018. Wynajęli oni wtedy ponad 110 tys. mkw. biur, przy czym prawie 94 proc. tego wolumenu przypadło na Warszawę. W kolejnych latach popyt się ustabilizował zarówno pod względem wolumenu, jak i podziału na regiony i stolicę. Od 2019 roku popyt na powierzchnie elastyczne utrzymuje się średnio na poziomie ok. 50 tys. mkw. W 2024 roku przekroczył on poziom 48 tys. mkw.

– Pierwszym i najprostszym modelem najmu były biura serwisowane, oferujące możliwość wynajęcia biurka lub pokoju w pełni wyposażonej przestrzeni. Biura serwisowane z czasem ewoluowały poprzez model hybrydowy (połączenie biur serwisowanych i coworku) do przestrzeni coworkingowych. W coworku panuje duża elastyczność, a razem z miejscem do pracy najemca otrzymuje pełen pakiet usług, jak możliwość skorzystania z drukarki, recepcji, kuchni, sali spotkań czy strefy relaksu. Kilka lat temu właśnie ten model preferowali przede wszystkim freelancerzy, startupy czy jednoosobowe działalności gospodarcze – mówi Dawid Igielski, starszy doradca w firmie Newmark Polska. –  W związku ze zmianami na rynku i potrzebą większej elastyczności, z przestrzeni coworkingowych coraz chętniej korzystają duże firmy i korporacje. To wygodne rozwiązanie również dla menadżerów podróżujących służbowo po różnych miastach na świecie. Dla nich najbardziej komfortową opcją będą umowy z międzynarodowymi operatorami, którzy – niezależnie od lokalizacji – mogą zaoferować biurka w jednej z prowadzonych przez siebie przestrzeni współdzielonych – wyjaśnia ekspert.

Prywatnie i bezpiecznie

Duże firmy i korporacje dostrzegły korzyści płynące z elastycznego najmu. Jednocześnie biura serwisowane nie zawsze spełniały ich specyficzne wymagania, przede wszystkim w zakresie prywatności i bezpieczeństwa. Odpowiedzią na te potrzeby stały się hybrydowe przestrzenie elastyczne – z jednej strony w pełni wyposażone, oddzielone przestrzenie biurowe, gotowe do użytku, które można wynająć już na 10 - 15 miejsc pracy, a z drugiej przestrzenie wspólne, w których pracownicy mogą się integrować i relaksować.

Popularność coworków wynika również z rosnącej potrzeby firm na elastyczność operacyjną. W dobie hybrydowego modelu pracy, elastyczne przestrzenie biurowe stają się odpowiedzią na zmieniające się oczekiwania przedsiębiorstw, umożliwiając szybkie dostosowanie powierzchni do aktualnych potrzeb biznesowych. Ceny w Warszawie za dedykowane stanowisko pracy w coworku wahają się między 800 PLN a 2000 PLN miesięcznie, w zależności od lokalizacji i standardu budynku.

– Przestrzenie elastyczne cieszą się także dużym zainteresowaniem ze strony międzynarodowych koncernów, które dopiero zaczynają swoją działalność w Polsce i testują konkretne lokalizacje. Takie firmy nie chcą podpisywać długoterminowych umów najmu na pięć, a nawet siedem lat, wolą elastyczne warunki i powierzchnie serwisowane, na które mogą wprowadzić się praktycznie od zaraz. Jeśli lokalizacja okaże się odpowiednia, a firma się rozwinie, kolejnym krokiem może być poszukiwanie tradycyjnego biura – mówi Dawid Igielski. – Taką drogę – z przestrzeni coworkingowej do nowego biura – w ostatnim czasie przeszliśmy z naszym klientem z branży IT. Pierwszym etapem współpracy było wynajęcie kilkunastu stanowisk pracy w coworku The Shire w biurowcu Warsaw Spire. W kolejnym etapie przystąpiliśmy do poszukiwań docelowej siedziby firmy. Przy naszym wsparciu klient wynajął ponad 900 mkw. powierzchni biurowej w The Warsaw HUB. Dzięki przeprowadzce do tradycyjnego biura, firma nie tylko optymalizuje koszty, ale także zyska przestrzeń dostosowaną do jej specyficznych potrzeb – informuje Igielski i wyjaśnia, że mimo licznych zalet, korzystanie z przestrzeni elastycznych wiąże się też z wyższymi kosztami w porównaniu do tradycyjnego najmu.

Warto zauważyć, że wynajmujący tradycyjne powierzchnie biurowe rzadko oferują mniejsze moduły biurowe (o powierzchni do 150 mkw.). Dla właścicieli budynków biurowych wydzielenie takiej przestrzeni wiąże się z wysokimi kosztami aranżacji, adaptacji oraz przygotowania biura zgodnie z potrzebami najemcy. Dodatkowo proces ten jest czasochłonny i często wymaga długoterminowych umów najmu, co dla wielu firm stanowi barierę wejścia. W związku z tym coraz większym zainteresowaniem cieszą się elastyczne gotowe biura, które oferują w pełni przygotowane do pracy przestrzenie dla kilkunastoosobowych zespołów. Firmy poszukujące natychmiastowego dostępu do biura, bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów adaptacyjnych i długotrwałych zobowiązań, chętnie korzystają z takich możliwości – mówi Dawid Igielski. – To rozwiązanie, które pozwala na szybki start działalności, jednocześnie zapewniając wysoki standard wykończenia, elastyczne warunki najmu oraz kompleksową obsługę administracyjną.

Oferta szyta na miarę

Czy w takim razie w coworku można się zasiedzieć? – Firmy mają różne filozofie działania, które obejmują także różne formy najmu. Nie ma jednoznacznego podziału na opcje lepsze i gorsze, lecz raczej na to, co jest najlepsze w danym przypadku. Widzimy, że nawet uznane organizacje decydują się rozwijać na elastycznych powierzchniach biurowych przez długie lata. Statystyki pokazują, że średni czas wynajmu może wynosić nawet cztery lata, chociaż początkowo przewidywano, że firmy będą rezygnować z coworków czy biur serwisowanych po maksymalnie 12 miesiącach. Jednym z powodów takiej sytuacji jest niska podaż najbardziej pożądanych biur w Warszawie i ograniczony wybór opcji. Co więcej, przestrzenie elastyczne są coraz lepiej wykończone i powstają w najlepszych budynkach – wyjaśnia Karol Wyka, dyrektor zarządzający działu powierzchni biurowych w firmie Newmark Polska.

Każdy wygrywa

Na polskim rynku coworkingowym od lat działają zarówno międzynarodowi operatorzy, tacy jak Regus, WeWork i Mindspace, jak i rodzime firmy, w tym Loftmill, The Shire czy Chillispaces.com. Z czasem potencjał elastycznych biur dostrzegli też właściciele biurowców, którzy coraz częściej decydują się na wydzielenie części swojej powierzchni pod przestrzenie elastyczne. Deweloper Skanska ma swój cowork – Business Link, Echo Investment – CitySpace, a Adgar – Brain Embassy.

– W związku coraz większym zainteresowaniem firm elastycznymi gotowymi biurami, deweloperzy odważniej decydują się na realizację takich formatów, czego przykładem jest projekt My Office, który powstał w biurowcu Warsaw Financial Center. CPI Property Group oferuje tam elastyczne gotowe biuro dla jednego podmiotu o powierzchni około 800 mkw. Będzie to w pełni wykończone i urządzone, gotowe do wynajęcia od zaraz biuro na okres minimum 18 miesięcy, dedykowane dla ok. 80 pracowników – informuje Dawid Igielski. Według eksperta Newmark Polska ten model pokazuje jeden z kierunków, w którym będzie rozwijał się rynek elastycznych biur, starając się odpowiadać na zapotrzebowanie na elastyczny najem również w przypadku większych powierzchni.

Otwieranie przestrzeni współdzielonych i elastycznych gotowych biur przez właścicieli budynków jest korzystnym rozwiązaniem zarówno dla najemców, jak i wynajmujących, a elastyczne biura mogą być doskonałym remedium na wysokie pustostany. – Z drugiej strony jest to bardzo potrzebna usługa, nie tylko dla zewnętrznych firm, ale również dla najemców, którzy mają swoje siedziby na innych piętrach budynku. Dodatkowe biurka w przestrzeni współdzielonej mogą być wykorzystane przez nich np. do pracy projektowej. Podobnie sytuacja wygląda z salkami konferencyjnymi, z których część firm korzysta sporadycznie, np. raz na kwartał, i chętnie wynajmują tę przestrzeń w rozliczeniu na godziny – zauważa Karol Wyka. – Elastyczna powierzchnia daje właścicielom biurowców jeszcze jedną przewagę. W przypadku tradycyjnego najmu, czas oczekiwania na aranżację biura wynosi średnio siedem miesięcy albo nawet więcej, zależnie od prac, które trzeba wykonać. Taki okres oczekiwania nie zawsze jest możliwy do zaakceptowania przez najemcę, co skutkuje utratą klientów. Dysponując elastycznymi gotowymi biurami, wynajmujący mogą zaproponować najemcom komfortowe przestrzenie, które będą doskonałą alternatywą na czas oczekiwania na ostateczne wykończenie biura – dodaje Wyka.

Jakość rządzi

Segment elastycznych przestrzeni rozwija się nie tylko pod względem liczby dostępnych powierzchni, ale także jakości oferowanych usług. Operatorzy starają się znaleźć swoją niszę i wyróżnić na tle konkurencji – pod względem proponowanych form współpracy, wyglądu przestrzeni i oferowanych usług. – Przez długi okres coworki wyróżniał rodzaj proponowanych eventów, form integracji czy unikalny klimat miejsca. Ale to się zmienia. Najemcy coraz częściej zwracają uwagę na standard wykończenia powierzchni oraz ciekawe projekty i niebanalne aranżacje. Niezmiennie wśród priorytetów znajdują się: dobra lokalizacja, komfortowy dojazd do biura i prestiżowy adres. Jednym z kluczowych czynników jest też powierzchnia przypadająca na jedno stanowisko pracy. Popularnością cieszą się elastyczne gotowe biura, które w ramach prywatnej przestrzeni oferują wewnętrzną salkę konferencyjną, aneks kuchenny albo pokój dla prezesa czy menedżera – podkreśla Dawid Igielski.

Skazane na sukces

Dotychczasowe wyniki wskazują na obiecującą przyszłość elastycznych powierzchni biurowych.

– Większość coworków i biur serwisowanych osiąga obłożenie na poziomie od 70 proc. do 90 proc., w zależności od lokalizacji. Najbardziej poszukiwane przestrzenie, zlokalizowane w centrach miast i w pobliżu głównych węzłów komunikacyjnych, notują obłożenie nawet 100 proc. – twierdzi Karol Wyka. – Dlatego jestem przekonany, że coworki i biura serwisowane nadal będą się rozwijać, będąc ważnym uzupełnieniem dla tradycyjnych form najmu. Co więcej, uważam, że każdy prestiżowy, dobrze zlokalizowany budynek powinien oferować tego rodzaju przestrzeń – podsumowuje dyrektor w Newmark Polska.