Poczta Polska eliminuje papier i przechodzi wewnętrzną transformację cyfrową

Poczta Polska wdrożyła wewnętrzny program ekologiczny „Poczta bez papieru”. Zakłada on m.in. digitalizację procesów i dokumentów oraz powszechne wykorzystanie cyfrowych narzędzi i technologii. Wiele działań związanych z działalnością Spółki realizowanych jest już tylko cyfrowo. Wcześniej, ze względu na skalę i charakter działalności firmy, uwarunkowania historyczne i różnorodność wiekową pracowników, w wielu obszarach wciąż wykorzystywany był papier i tradycyjna, drukowana dokumentacja.

Proekologiczne nastawienie i działania zmierzające do minimalizowania negatywnego wpływu Spółki na otoczenie, czyli Zielona Poczta, to jeden z filarów obowiązującej strategii firmy. Poczta Polska modernizuje największe sortownie, inwestuje w zakup nowoczesnych maszyn i urządzeń, sukcesywnie unowocześnia flotę pojazdów, ograniczając w ten sposób zużycie energii i emisję CO²  oraz sprzedaje produkty ekologiczne (m.in. foliopaki, koperty, wypełniacze, książki o tematyce ekologicznej). Prowadzi również szeroko zakrojone akcje edukacyjne, których celem jest budowanie świadomości proekologicznej i ograniczenie zużycia zasobów naturalnych. Angażuje w nie pracowników i przekonuje, że nawet najmniejsze działania – przy skali zatrudnienie ponad 66  tys. pracowników – mają bardzo duże znaczenie dla środowiska.

Cyfryzację Poczty Polskiej przyśpieszyła pandemia i związane z nią ograniczenia, związane m.in. z kontaktami społecznymi. Drukowane dokumenty, umowy, uchwały, pisma, itp. w szybkim tempie musiały wyprzeć wprowadzone rozwiązania elektroniczne. W ostatnich miesiącach, aby uwolnić Spółkę od papieru, w całej firmie wdrożono dodatkowe działania – na skalę ogólnopolską lub tylko w pojedynczych jednostkach organizacyjnych.

W wewnętrznych sprawach służbowych, pracownicy korzystają aktualnie z szeregu e-systemów wspierających elektroniczny obieg dokumentów i informacji, pracę zespołową oraz przechowywanie zasobów. Na szeroką skalę korzystają także z podpisów elektronicznych. Do świata cyfrowego przeniosły się również spotkania i dyskusje. Bez używania papieru większość pracowników zarządza także swoimi sprawami kadrowymi. Mogą oni elektronicznie potwierdzić obecność w pracy, znaleźć informacje nt. wynagrodzenia i jego składników, rozliczyć wyjazdy służbowe i delegacje, zmienić swoje dane kontaktowe oraz dane niezbędne pracodawcy (np. urząd skarbowy, nr konta, adres korespondencyjny), złożyć wniosek urlopowy i wniosek o prace poza biurem a nawet założyć Profil Zaufany poprzez platformę Envelo (Spółka z Grupy Kapitałowej Poczty Polskiej). W specjalnym panelu dla pracowników widoczne są informacje nt. zwolnień lekarskich czy przypisanego mienia służbowego.

Na szeroką skalę elektronicznie realizowane są także szkolenia. W formule e-learningu – w ramach szkoleń obowiązkowych i dodatkowych – przeszkoliło się w ubiegłym roku łącznie 400 tys. uczestników (wiele osób uczestniczy w więcej niż w jednym szkoleniu).

Na platformy elektroniczne przeniosła się także w dużej mierze współpraca z kontrahentami. Gdy jest to możliwe, umowy zawierane są elektronicznie. W ten sposób prowadzone są również postępowania przetargowe. Spółka zachęca także do wystawiania faktur elektronicznych. W ten sposób prowadzi także korespondencję z urzędami. 

Korzyści wynikające z cyfryzacji Spółki na coraz większą skalę już są odczuwalne. Należą do nich m.in. oszczędność czasu, usprawnienia i przyśpieszenie realizacji procesów, oszczędności finansowe oraz pozytywny wpływ na środowisko. 

Poczta Polska cyfryzuje także swoje usługi dla klientów. Już dziś wiele spraw związanych m.in. z nadawaniem i odbiorem przesyłek można załatwić zdalnie, bez wychodzenia z domu. Od pewnego czasu  Spółka ma w swojej ofercie także cyfrowe odpowiedniki listów poleconych tj. usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego – e-Doręczenia (służą do komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi) i Q-Doręczenia (do komunikacji pomiędzy  firmami, przedsiębiorcami, stowarzyszeniami, adwokatami oraz osobami fizycznymi).  Usługi świadczone w ramach doręczeń elektronicznych to w pełni bezpieczne usługi zaufania, w których mamy pewność z kim korespondujemy.