Czas rozliczeń – ZUS upomina się o przestrzeganie nowych przepisów

W związku z przypadkami nieuczciwych zachowań w firmach transportowych Zakład Ubezpieczeń Społecznych zdecydował się na podjęcie bardziej stanowczych kroków. Przewoźnicy muszą teraz udzielić odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące swojej działalności oraz przesłać dokumenty związane z ustaleniem podstawy wymiaru składek. W wielu odnotowanych przez Grupę Inelo sytuacjach przewoźnicy otrzymali zawiadomienia o wszczęciu postępowania administracyjnego w związku z artykułem 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych postanowił zdecydowanie zmierzyć się z nieuczciwą konkurencją płac w firmach transportowych. W związku z wejściem w życie nowych przepisów od 2 lutego 2022 roku, przewoźnicy otrzymują zawiadomienia o wszczęciu postępowania administracyjnego dotyczącego ustalenia podstaw wymiaru składek dla kierowców zgłoszonych jako pracownicy. Nowe przepisy, o których mowa dotyczą zmian w ustawie o transporcie drogowym, ustawie o czasie pracy kierowców i wraz z nimi zmianą zasad ustalania podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kierowców wykonujących zadania w zakresie przewozów międzynarodowych.

Dostałeś zawiadomienie – co teraz? O co będzie pytał ZUS?

W ramach postępowania wyjaśniającego, ZUS zadaje przewoźnikom pytania dotyczące zakresu działalności, zatrudnienia, obowiązków kierowców międzynarodowych oraz wynagrodzeń i diet. Przykładowo, pytanie dotyczące wysokości diet w stosunku do kierowców międzynarodowych da inspektorom informację o tym, ile wynosiły ulgi stosowne przez pracodawcę przy pomniejszaniu składek. Inspektorzy ZUS wykazują się dużą dociekliwością, a ich działania wydają się odbiegać od rutynowych kontroli. Przedsiębiorcy muszą teraz udzielić odpowiedzi na poniższe pytania:

• Jaki jest przeważający zakres prowadzonej przez firmy działalności gospodarczej?
• Ilu pracowników lub zleceniobiorców firma zatrudnia i na jakich stanowiskach począwszy od początku 2022 roku?
• Czy w okresach od początku roku 2022, kierowcy wykonywali obowiązki kierowców międzynarodowych, a jeśli tak, to gdzie dokładnie wyjeżdżali i w jakich okresach?
• Czy od początku roku 2022, kierowcy otrzymywali wynagrodzenie z tytułu pracy w Polsce i za granicą, a jeśli tak to jakie w tym okresie diety obowiązywały w przedsiębiorstwie dla pracowników?
• Czy pracownicy od początku 2022 roku przebywali na urlopach bezpłatnych, na urlopach wypoczynkowych lub byli niezdolni do pracy z powodu choroby, a jeśli tak to w jakich okresach?
• Czy firma od 1 stycznia 2022 roku składała wniosek o wydanie zaświadczeń A1, a jeżeli nie, to dlaczego?

Firmy transportowe oprócz odpowiedzi na pytania ZUS-u, są zobowiązane do przesłania lub dostarczenia osobiście w oddziałach zakładu, dokumentów dotyczących ustalenia podstawy wymiaru składek. Wymagane dokumenty obejmują umowy o pracę, świadectwa pracy, ewidencję czasu pracy, rozliczenia podróży służbowych, dokumenty potwierdzające kwalifikacje oraz listy płac.

- Lokalny oddział ZUS, który wysyła zawiadomienie, zaznacza również, że jeśli nie otrzyma odpowiedzi na wezwanie w określonym czasie, może rozważyć sprawę na niekorzyść przewoźnika, co oznacza zakwestionowanie podstawy obliczania wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - komentuje Jakub Ordon, ekspert regionalny Grupy Inelo.

Jaki jest cel akcji kontrolnej?

Podjęcie przez ZUS bardziej rygorystycznych działań kontrolnych ma na celu zwiększenie transparentności i uczciwości w sektorze transportowym. Firmy transportowe będą musiały dostosować się do nowych wymogów, co może oznaczać konieczność wprowadzenia zmian w ich praktykach zatrudnienia, wynagrodzeń oraz politykach dotyczących czasu pracy i podróży służbowych. Wprowadzenie nowych przepisów i zaostrzenie kontroli przez ZUS może również zwiększyć świadomość społeczną na temat problemów dotyczących nieuczciwej konkurencji płacowej. Długofalowo, działania te mogą przyczynić się do poprawy warunków pracy dla kierowców oraz zwiększenia zaufania społecznego do sektora transportowego jako całości.

- Zmiany te mogą wpłynąć na konkurencyjność rynku transportowego w Polsce, gdyż firmy będą musiały dostosować się do nowych przepisów i być bardziej świadome swoich obowiązków wobec pracowników. W rezultacie, uczciwe przedsiębiorstwa transportowe mogą zyskać przewagę konkurencyjną na rynku, co może przyczynić się do poprawy jakości usług transportowych oraz warunków pracy dla kierowców. – dodaje Jakub Ordon, Grupa Inelo.

Co te zmiany oznaczają w praktyce?

ZUS jest świadomy zmian w strukturze płac kierowców zawodowych oraz prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w 2022 roku na poziomie 5 922 zł. Wysokość ta jest istotna dla ZUS, gdyż wpływa na składki odprowadzane przez pracodawców. W 2023 roku prognozowane przeciętne wynagrodzenie wzrosło do ponad 6 883 zł, co ogranicza możliwość stosowania ulg.

- Od 2022 roku kierowcy zawodowi w ruchu międzynarodowym nie mogą otrzymywać diet na poczet wyżywienia i zwrotu kosztów za nocleg, co wpływa na wysokość wynagrodzeń brutto. Ta zmiana bezpośrednio wpłynęła na zainteresowanie ZUS wynagrodzeniami kierowców, a kontrole mają na celu wykrycie różnic między maksymalnym a minimalnym wynagrodzeniem brutto. Warto zatem wziąć udział w bezpłatnych webinarach poświęconych prawidłowemu sposobowi rozliczania płac kierowców, które organizujemy lub skorzystać z pomocy naszych ekspertów w ramach usługi OCRK, którzy przy wsparciu oprogramowania 4Trans odpowiedzą na wszystkie wątpliwości – stwierdza Jakub Ordon.

Dlaczego kontrole nasiliły się właśnie teraz?

Istnieją trzy podstawowe przyczyny zwiększonej liczby kontroli w firmach transportowych. Po pierwsze, zmiana przepisów wymusza na pracodawcach odprowadzanie wyższych składek. Po drugie, rośnie świadomość kierowców zawodowych, którzy sprawdzają poziom składek za pośrednictwem platformy usług elektronicznych ZUS, zdając sobie sprawę z ich wpływu na przyszłe emerytury czy inne świadczenia socjalne. Po trzecie, rzecz prozaiczna, ZUS stara się zwiększyć wpływy z tytułu składek. Istotne jest również ustanowienie funkcji sygnalisty, który może zgłaszać nieprawidłowości anonimowo.  

Jakub Ordon podsumowuje sytuację w taki sposób - ZUS współpracuje z Państwową Inspekcją Pracy (PIP) w zakresie nadzoru i kontroli legalności zatrudnienia. W 2020 roku PIP przeprowadziła ponad 11,5 tys. kontroli, stwierdzając nielegalne zatrudnienie lub inną pracę zarobkową w blisko 5 tys. przypadków. ZUS również kontroluje legalność zatrudnienia, a w latach 2018-2019 skontrolował łącznie ponad 42 tys. mikrofirm (do 9 ubezpieczonych), ściągając z nich ponad 65 mln zł zaległych składek. Przedsiębiorcy i właściciele firm transportowych powinni być świadomi zmian w przepisach oraz rosnącej liczby kontroli przeprowadzanych przez ZUS i PIP. Dbając o prawidłowe rozliczanie płac kierowców oraz odprowadzanie składek, nie tylko zabezpieczają interesy swojej firmy, ale także wpływają na przyszłe świadczenia swoich pracowników.