Wyjazdy służbowe – jaka jest odpowiedzialność pracodawcy w kwestii bezpieczeństwa?

W ramach zapewnienia bezpieczeństwa pracownikowi posługującemu się autem służbowym, pracodawca musi zadbać o przeglądy techniczne auta oraz jego sprawne i kompletne wyposażenie, ale również kontrolować czas spędzony w podróży. Jednak obie strony – pracodawca i pracownik – muszą być świadome, że zaniechanie lub niedopilnowanie swoich obowiązków może prowadzić do kolizji drogowych, a w najgorszym przypadku do poważnych wypadków śmiertelnych.

Zgodnie z § 5 ust. 1 Rozp. MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r., środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca, a wyznacznikiem jego rodzaju jest specyfika danego wyjazdu. Może to być zarówno transport środkami komunikacji publicznej, samochodem służbowym lub samochodem należącym do pracownika, jeżeli wcześniej zostanie podpisane porozumienie między stronami, ponieważ pracodawca nie może narzucać korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych.

Obecnie jednak, coraz częściej to samochód udostępniony przez pracodawcę staje się narzędziem pracy i to na pracodawcy, jako właścicielu pojazdu, ciąży obowiązek utrzymywania go w należytym stanie technicznym, aby nie stanowił zagrożenia dla życia i zdrowia pasażerów, ani innych użytkowników drogi (art. 66 ustawy Prawo o ruchu drogowym tekst jednolity: Dz.U. z 2012 r. poz. 1137).

W związku z tym pracownik, któremu powierzono samochód, musi przestrzegać zasad użytkowania, które opisane są w regulaminie użytkowania samochodów służbowych w firmie. - Jest to bardzo istotny dokument, który pozwala na zebranie w jednym miejscu zasad i procedur dotyczących bezpieczeństwa kierowcy, użytkowania pojazdu, utrzymania i zgodności z obowiązującymi przepisami. I tak na przykład dobrą praktyką jest dokładne opisanie w nim obowiązków pracownika przed rozpoczęciem jazdy, czyli czynności, które jest w stanie zrealizować samodzielnie np.: ocena sprawności świateł, hamulców, kierunkowskazów, kontrola wyposażenia: apteczka, gaśnica, kamizelka odblaskowa, trójkąt ostrzegawczy. Warto również wspomnieć o higienie auta: dbania ogólnie o porządek, sprzątanie samochodu, mycie itp. – mówi Joanna Misiun, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

Wiele pracowników zastanawia się również, czy podróż służbowa wlicza się do czasu pracy? Jest to  często dla nich niezrozumiałe, stąd też i skomplikowane. - Odwołajmy się do wyroku Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76), który uznał, że czas podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy, o ile przypada w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. W pozostałych przypadkach czas podróży służbowej przypadający poza harmonogramowe godziny pracy pracownika nie jest zaliczany do jego czasu pracy. Tutaj ważną kwestią jest jednak zagwarantowanie 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby. Czas podróży służbowej nie może więc skracać tego wymiaru, a jeśli tak się dzieje, to firmy muszą przyznać równoważny okres odpoczynku, np. dzień wolny lub rozpoczęcie pracy później następnego dnia. Jest to istotne zarówno ze względu na komfort i bezpieczeństwo pracy pracownika ale i na bezpieczeństwo prawne pracodawcy, ponieważ zgodnie z art. 281 pkt. 5 Kodeksu pracy podmiot zatrudniający, który narusza przepisy o czasie pracy, podlega karze grzywny od 1 000 do nawet 30 000 złotych - dodaje Joanna Misiun.

Powszechne stają się również grupowe przewozy pracownicze do miejsca pracy. Celem takiego przewozu jest zapewnienie swoim pracownikom możliwości sprawnego i wygodnego dotarcia do firmy. Pracodawcy korzystają z takich rozwiązań w przypadku problemów z ilością chętnych do pracy. Jest to duża zachęta, ponieważ daje szansę darmowego lub w części finansowanego dotarcia do pracy i z pracy do domu. Niejednokrotnie jest to jedyna możliwość podjęcia zatrudnienia w przypadku braku komunikacji publicznej i własnego samochodu.

Pracodawca może zapewnić przewóz pracowniczy we własnym zakresie, korzystając z posiadanych przez siebie środków komunikacji i kierowców, jak również wspomagać się firmami świadczącymi usługi transportowe. Oczywiście, korzystając z usług przewoźnika zewnętrznego, pracodawca musi upewnić się, że pojazdy te spełniają wszystkie standardy bezpieczeństwa, a kierowcy posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie.

- Niezależnie od tego, jaką formę pracodawca przyjmie, jest to bardzo dobre rozwiązanie również ze względu na bezpieczeństwo pracowników. Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik mieszka daleko od miejsca zatrudnienia, dodatkowo pracuje w trybie zmianowym, w tym również na zmiany nocne. Gdyby był zmuszony do tego, by jechać własnym samochodem, mógłby przyjechać przemęczony, co wpłynęłoby na zmniejszenie koncentracji, wzrost ryzykownych zachowań i tym samym wzrost wypadków przy pracy. W przypadku, gdy zostanie dowieziony do firmy, będzie na pewno bardziej wypoczęty i skoncentrowany, co finalnie pozwoli na zachowanie większej ostrożności podczas wykonywania obowiązków oraz przyczyni się do podwyższenia bezpieczeństwa w firmie – dodaje Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.