Poczta Polska: 5 października rusza usługa e-Doręczeń. Co należy o niej wiedzieć?

22 czerwca 2021 r. Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację ustawy o doręczeniach elektronicznych, zgodnie z którą Poczta Polska 5 października br. uruchomi usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencji pomiędzy jednostkami administracji państwowej a obywatelem. Wdrażanie e-Doręczeń będzie przebiegało etapowo. Administracja rządowa oraz instytucje takie jak ZUS, KRUS i NFZ zaczną stosować tę formę komunikacji od 5 lipca 2022 r. Jednostki samorządu terytorialnego dołączą do e-Doręczeń nieco później - termin przewidziany ustawą to 1 stycznia 2024 r.

Czym jest w skrócie e-Doręczenie?

e-Doręczenie to wygodna i dobrowolna usługa w komunikacji państwo-obywatel, umożliwiająca obywatelom elektroniczny odbiór korespondencji z organów administracji państwowej. Oznacza to, że zamiast tradycyjnego papierowego listu urzędowego, pismo zostanie przesłane w formie elektronicznej na indywidualną skrzynkę do doręczeń elektronicznych, o którą dbać będzie Poczta Polska jako wyznaczony operator cyfrowy. Rozwiązanie takie jest korzystniejsze z punktu widzenia obywatela. e-Doręczenie jest  nieporównywalnie szybsze niż konwencjonalna usługa listowa. Z przesłaną w ten sposób korespondencją zapoznać się można w dowolnym momencie i miejscu, bez konieczności wychodzenia z domu. Na usłudze zyskuje także środowisko, dzięki oszczędności papieru oraz innych surowców, wykorzystywanych podczas logistyki przesyłek.

Osobom, które z różnych względów nie zdecydują się na elektroniczną usługę, Poczta zapewni usługę hybrydową, polegającą na drukowaniu przesyłek nadanych elektronicznie przez podmioty publiczne i doręczeniu ich do obywateli w formie tradycyjnej.

W zakresie realizacji projektu Poczta Polska ściśle współpracuje z: Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, Ministerstwem Rozwoju, Pracy i Technologii oraz Centralnym Ośrodkiem Informatyki i Podlaskim Urzędem Wojewódzkim.

Cechy elektronicznego doręczenia

e-Doręczenie nie jest usługą, jaką znamy z poczty elektronicznej, błędem jest określanie jej jako zwykłego e-maila. Różnice są ogromne i wynikają z regulacji normujących e-Doręczenie. Usługi zaufania (usługi elektroniczne) są oparte na  wymogach Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady Nr 910/2014 z 23 lipca 2014r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym tzw. eIDAS, które określa ramy prawne dotyczące m.in. usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Usługi zaufania podlegają również restrykcyjnym normom technicznym Europejskiego Instytutu Norm Telekomunikacyjnych ETSI, regulującym bezpieczeństwo ich świadczenia.

Dzięki spełnieniu warunków określonych w przepisach zewnętrznych usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, gwarantuje przede wszystkim:

• integralność przesyłki, tj. zachowanie jej poufności od nadania do odbioru oraz jej niezmienność czyli gwarantuje odbiór niezmienionej i nienaruszonej treści przesyłki, która wyszła od nadawcy (wiadomości szyfrowane),
• identyfikację nadawcy i odbiorcy – jednoznaczne wskazanie tożsamości uczestników procesu,
• znakowanie czasem z wykorzystaniem kwalifikowanej usługi zaufania – potwierdzenie dokładnego czasu każdego zdarzenia w procesie,
• dowody zdarzeń – m.in. potwierdzenie kto i kiedy odebrał przesyłkę, co może być ewentualnym dowodem w postępowaniu np. sądowym,
• realizację usługi przez tzw. zaufaną stronę trzecią, tj. Operatora Wyznaczonego, który w procesie dostarczenia przesyłki elektronicznej nie ma dostępu do jej treści,
• weryfikację spełnienia norm oraz wymogów rozporządzenia eIDAS, poprzez niezależnego audytora zewnętrznego.

W usłudze e-Doręczeń będą generowane dowody nadania i odbioru wiadomości, tak jak w przypadku listu poleconego tradycyjnego. Dowody te będą dostępne i przechowywane przez operatora wyznaczonego przez okres 36 miesięcy, nawet w przypadku usunięcia wiadomości przez obywatela z dedykowanej, indywidualnej skrzynki.

Czym różni się e-Doręczenie od skrzynki mailowej?  

Najważniejszy element odróżniający usługę e-Doręczenia od zwykłego e-maila, to brak możliwości wykorzystania tożsamości innego użytkownika, dzięki jednoznacznej weryfikacji tożsamości uczestników procesu. Teraz, kiedy otrzymujemy wiadomość z nieznanego nam adresu, nie mamy pewności czy faktycznie wysłała go osoba czy instytucja, która się na nim podpisuje. Korzystają z tego cyberprzestępcy, podszywając się pod znane firmy, m.in. pod Pocztę Polską. Częstokroć celem takich e-maili jest wyłudzenie danych, które  posłużyć mogą do przejęcia kont bankowych i środków na nich zgromadzonych. Wiadomości odbierane i wysyłane za pośrednictwem adresu do doręczeń elektronicznych są zabezpieczone przed możliwością odczytania i niedostępne dla osób czy tzw. robotów z zewnątrz, jak ma to miejsce w przypadku prywatnej poczty elektronicznej. Dodatkowo komercyjni dostawcy skrzynek e-mail, na podstawie zawartych w regulaminach zapisów, mogą na podstawie wiadomości np. profilować reklamy.

Kluczową kwestią z punktu widzenia  bezpieczeństwa korespondencji jest fakt, że w przypadku usługi e-Doręczeń, do nadawania korespondencji wymagane jest założenie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) przez Ministra właściwego ds. informatyzacji na podstawie wniosku potwierdzanego środkiem identyfikacji elektronicznej, którym jest np. profil zaufany.  Adres Doręczeń Elektronicznych wpisywany jest  do Bazy Adresów Elektronicznych, co również uniemożliwia „podszycie się” pod inną osobę.

Poczta „nie czyta” listów. Proces drukowania i kopertowania korespondencji jest zautomatyzowany

Wspomniana wcześniej usługa hybrydowa umożliwia zamianę korespondencji elektronicznej w papierową, dostarczaną tradycyjnie przez listonosza. Wydruk przesyłek cyfrowych odbywa się automatycznie, podobnie jak umieszczenie ich w kopertach przed wysłaniem. Specjalistyczne urządzenia, którymi dysponuje Poczta Polska, znajdują się w centrum wydruku, czyli wydzielonej strefie z ograniczonym dostępem.

Podkreślić należy, że osoby, które z różnych względów nie zdecydują się na założenie skrzynki e-Doręczeń, otrzymywać będą korespondencję wedle dotychczas obowiązujących zasad.

Poczta Polska spełnia wymogi bezpieczeństwa i zapewnia warunki do przestrzegania tajemnicy pocztowej

Poczta Polska w ramach przeprowadzonej zewnętrznej weryfikacji, spełnia wymogi bezpieczeństwa w zakresie usługi wydruku, konfekcjonowania, skanowania i przetwarzania dokumentów  (System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z normą  ISO/IEC 27001), a także warunki  dotyczące m.in. zdolności do wykonywania zadań na rzecz bezpieczeństwa państwa i porządku publicznego, dostępności usług dla wszystkich obywateli niezależnie od ich geograficznej lokalizacji oraz umożliwia  równy dostęp poprzez świadczenie usług na terenie całego kraju. Ponadto, Poczta Polska zapewnia określone w ustawie Prawo pocztowe warunki do przestrzegania tajemnicy pocztowej, zgodnie z art. 41 ustawy. Tajemnicą pocztową objęte są informacje przekazywane w przesyłkach, informacje dotyczące realizowanych przekazów pocztowych, dane dotyczące podmiotów korzystających z usług pocztowych oraz dane dotyczące faktu i okoliczności świadczenia usług pocztowych lub korzystania z tych usług. Zgodnie z ww. ustawą, Poczta Polska zapewnia warunki techniczne i organizacyjne świadczenia usług pocztowych niezbędne dla zachowania bezpieczeństwa obrotu pocztowego. Zarówno infrastruktura jak i potencjał kadrowy Poczty Polskiej jest gwarantem wsparcia transformacji cyfrowej Państwa i Społeczeństwa, jak miało to miejsce w innych krajach UE, m.in. Danii, Czechach, Francji, Estonii, gdzie właśnie operatorzy wyznaczeni świadczą usługi elektronicznego doręczenia. 

Cena usługi e-Doręczenia dla obywatela

Dla wszystkich obywateli usługa w zakresie e-Doręczeń ma być darmowa. Przepisy przewidują opłaty ze strony instytucji publicznych, uczestniczących w systemie. Jak w przypadku każdej działalności, opłaty powinny m.in. pokrywać koszt utrzymania i działania systemu oraz świadczenia usług.

e-Doręczenia w innych krajach UE

Poczty narodowe są naturalnymi partnerami państwa we wdrażaniu korespondencji cyfrowej. Za takim rozwiązaniem przemawia nie tylko doświadczenie, ale też pocztowa infrastruktura, bezpieczeństwo korespondencji i poufność.

U belgijskiego operatora cennik usługi doręczenia elektronicznego o zasięgu krajowym kształtuje się na poziomie od 0,97 do 2,54 euro za jedną przesyłkę w przypadku dystrybucji do osób fizycznych i od 0,80 do 2,10 euro za jedną przesyłkę kierowana do osób prawnych. W przypadku operatora francuskiego usługi o zasięgu krajowym realizowane są za opłatą w wysokości ok. 3 euro, zaś operator hiszpański za dystrybucję doręczeń elektronicznych pobiera opłatę w wysokości 2,49 euro.

Według aktualnych przepisów usługa e-Doręczeń będzie realizowana przez Pocztę Polską od 5 października 2021 do 2025 roku, a więc przez 4 lata. Na kolejny okres, tj. lata 2026-2035,  zostanie ogłoszony konkurs przez Prezesa UKE.