Powrót pracowników do biura po pandemii. Jak powinien wyglądać i jak zadbać o zespół w nowej rzeczywistości? Podręcznik (nie tylko) dla HR

Wygląda na to, że pandemia jest w odwrocie. Mamy pierwsze efekty programu szczepień – każdego dnia liczba zachorowań na koronawirusa w naszym kraju jest niższa. Kolejne obostrzenia są odwoływane i zdaje się, że życie wraca do normalności. A pracownicy do firm. Znów będą musieli odnaleźć się w „nowej” rzeczywistości. Praca zdalna, której na początku się obawiano, przez ostatnie kilkanaście zdążyła stać się codziennością w wielu polskich firmach. Nie będzie to jednak powrót do starego „porządku”, ponieważ korona-kryzys raz na zawsze zmienił pewne aspekty naszego życia. Dotyczy to również sposobu organizacji naszej pracy zawodowej. Pracodawcy i osoby odpowiedzialne za obszar HR powinni być tego świadomi. Muszą zadbać o bezpieczeństwo i komfort osób wracających do biur – to podstawa –, a także o nowe potrzeby pracowników, które pojawiły się w pandemii. O tym, jak to zrobić, mówi Iwona Żurawska, Dyrektor HR w Intrum. 

1. Sprawdź, czy pracownicy chcą powrotu do biura

Opanowanie korona-kryzysu w naszym kraju nie oznacza, że wszyscy pracownicy powrócą w pełni do pracy w biurach. Nie wrócą, bo tego nie chcą. Wiele badań i szacunków przeprowadzonych w ostatnim czasie pokazuje, że system pracy zdalnej w naszym kraju się sprawdził, co więcej, niektóre osoby są nawet efektywniejsze, pracując w trybie home office. To sprawia, że pracodawcy obecnie stawiają na model hybrydowy (łącznie pracy w biurze z pracą w domu) lub niektóre firmy, jeżeli mogą sobie na to pozwolić, w ogóle rezygnują posiadania swojego biura, co daje dodatkowe korzyści w postaci firmowych oszczędności.

– Jeżeli profil naszej działalności na to pozwala i możemy swobodnie decydować o tym, w jakiej formie nasi pracownicy wykonują swoje zadania, warto zapytać zespół, czy w obecnej sytuacji preferuje pracę z biura, z domu, czy może najefektywniejszym rozwiązaniem będzie połączenie obu podejść? Dopasowywanie się do potrzeb wszystkich, jest kluczem do posiadania lojalnych i świetnie działających pracowników. Odgórna decyzja o tym, że pracownicy mają wrócić do pracy z biur, może spotkać się z oporem, ponieważ ci najzwyczajniej, mimo poprawiającej się sytuacji epidemiologicznej w naszym kraju, mogą nadal obawiać się pracy w otoczeniu innych osób i konieczności kontaktowania się z kolegami w „cztery oczy”. Więc zanim zaczniemy organizować i inwestować w taki powrót, należy sprawdzić, w ogóle będzie możliwy – komentuje Iwona Żurawska, Dyrektor HR w Intrum.

Jeżeli jesteśmy pewni tej decyzji i mamy poparcie pracowników, to powinniśmy wykonać odpowiednie kroki, by zadbać o te osoby, które ponownie zawitają na stałe do biur.

2. Dbanie o bezpieczeństwo osób pracujących w biurze to podstawa

Chociaż każdego dnia w naszym kraju odnotowujemy coraz niższą liczbę zachorowań na koronawirusa, to zagrożenie jeszcze nie minęło. Dlatego kluczowe jest zadbanie o bezpieczeństwo pracowników, którzy będę ponownie działać z biur. Obecnie nie trzeba stosować takich rygorystycznych zasad, jak jeszcze kilka miesięcy temu, jednak warto pamiętać o pewnych środkach ostrożności.

Jeżeli wcześniej nie było potrzeby dokonywać takiej zmiany, bo pracownicy pracowali głównie z domu, teraz należy zadbać taką organizację przestrzeni biurowej, która zapewni bezpieczne warunki pracy. Chodzi m.in. o odpowiednie ustawienie biurek – pracownicy powinni nadal dla bezpieczeństwa swojego oraz innych zachowywać odpowiedni dystans. Należy również o tym pamiętać, organizując wszelkie spotkania w siedzibie firmy. Wszystkie pomieszczenia w biurze powinny być także odpowiednio wentylowane i wyposażone w środki do dezynfekcji. Należy również postawić na częste, gruntowne sprzątanie powierzchni wspólnych (np. kuchnia, toalety, itp.), by ograniczyć do minimum ryzyko rozprzestrzenienia się wirusa w naszej firmie.

Z tego powodu należy również ostrożnie podchodzić do wizyt osób spoza firmy. Przez najbliższe tygodnie warto zaczekać jeszcze z organizacją regularnych spotkań. Jeżeli jednak są one konieczne, należy postarać się o stworzenie oddzielnego „regulaminu” zebrań, w których uczestniczyć będą nie tylko pracownicy. Dokładnie monitorujmy kto i kiedy odwiedza nasze biuro. Duży w tym udział mają pracownicy recepcji. Mają oni kontakt z dostawcami, kurierami i innymi osobami postronnymi, dlatego w szczególny sposób należy zadbać o ich bezpieczeństwo.

3. Stwórz nowe procedury i na bieżąco informuj pracowników 

Powrót pracowników do biur, póki co jeszcze w pandemii, będzie wymagał stworzenia nowych procedur i zasad dotyczących ponownego, wspólnego przebywania na „jednej” przestrzeni. Oczywiście, wszyscy pracownicy muszą je znać. Powinny być one przekazywane w codziennej korespondencji mailowej, ale warto również zorganizować dedykowaną akcję edukacyjną wśród pracowników. – Dedykowane plakaty czy infografiki powinny stale przypominać o środkach bezpieczeństwa istniejących aktualnie w biurze. To także obowiązek działu HR, pracowników BHP, a także każdego przełożonego – dodaje Iwona Żurawska, Dyrektor HR w Intrum.

Trzeba być również świadomym faktu, że mimo zachowania wszelkich względów bezpieczeństwa, może zdarzyć się, że któryś z pracowników już po powrocie do biura niestety zachoruje na Covid-19. 

– W firmie musimy mieć również odpowiednie procedury i na taką okoliczność. Jeżeli okaże się, że ktoś z naszego zespołu jest chory, najważniejsze jest szybkie zareagowanie. Chorego pracownika należy odseparować od reszty zespołu – jeżeli w danym momencie przebywa w biurze, trzeba zapewnić mu bezpieczny powrót do domu i jeżeli jest taka konieczność – zapewnić również wsparcie w otrzymaniu niezbędnej pomocy medycznej. Następnie należy dokładnie zdezynfekować stanowisko pracy zarażonego pracownika i sprawdzić, z iloma osobami z firmy miał kontakt w ciągu ostatnich dni. Tacy pracownicy powinni udać się zapobiegawczo na kwarantannę. To pozwoli wykluczyć kolejne zachorowania. Pracownicy powinni być szczegółowo poinformowani o procedurach postępowania z przypadkami Covid-19 w firmie. To dodatkowo zwiększy ich poczucie bezpieczeństwa pracy w biurze – podpowiada Iwona Żurawska, Dyrektor HR w Intrum.

Pamiętajmy, że to pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan BHP w firmie oraz za dostosowywanie przepisów w tym obszarze do aktualnych warunków (nieustannie należy śledzić oficjalne wytyczne dotyczące sytuacji epidemiologicznej w naszym kraju), a także konsekwencje, gdy poszczególne zasady nie są respektowane.

4. Działajcie wspólnie, by spełnić nowe wymagania pracowników

Po powrocie do biura należy obserwować, jak nowe zasady działają w praktyce i czy przypadkiem nie należy wprowadzić jakiś zmian, by w pełni zadbać o potrzeby pracowników. Warto również przemyśleć kwestię benefitów dostępnych w firmie, bo to, co sprawdzało się przed pandemią, a nawet po wybuchu korona-kryzysu, może nie pasować do „nowych” czasów.

Przykładem jest zapewnienie pracownikom korzystania z prywatnej opieki zdrowotnej. Taki benefit oczywiście istniał już w wielu firmach przed pandemią, ale ostanie miesiące pokazały, że zdrowie jest najważniejsze, i że nie jest to tylko często powtarzany frazes. To co, kiedyś było firmowym bonusem, atutem pracodawcy, teraz stało się jego obowiązkiem.

– Ważne jest również dbanie o zdrowie psychiczne i samopoczucie pracowników. Praktykowanie wellbeing przestało być postrzegane jako zbędna fanaberia i działania z tego obszaru zajęły stałe miejsce w employer brandingowych programach działów HR. I można dodać – to bardzo dobrze, bo pracownik, który czuje się dobrze w firmie, to efektywny pracownik. To, że warto postawić na działania tego rodzaju, pokazuje przykład firmy Intrum. W ostatnim badaniu ”My vocie”, oceniającym satysfakcję pracowników z pracy w naszej firmie, Wellbeing Index wyniósł 83/100 pkt. Odnotowaliśmy również najwyższe w naszej historii wyniki jeżeli chodzi o pozostałe wskaźniki. Jest to najlepszy dowód na to, że warto dbać o potrzeby pracowników – wyjaśnia Iwona Żurawska, Dyrektor HR w Intrum.

Po powrocie do biura warto również zadbać o bardziej praktyczne, ale potrzebne i mile widziane przez pracowników benefity, takie jak np. zapewnienie gotowych obiadów, catering. Ograniczy to m.in. konieczność przygotowania posiłków we wspólnej kuchni. Jest to kolejny sposób dbania o bezpieczeństwo pracowników w pandemii.

Nawet jeżeli zapadnie decyzja o tym, że firma wraca do swojej normalnej działalności z biura i co więcej, takiego powrotu chcą również pracownicy, to jednak warto z możliwości pracy zdalnej uczynić stały benefit. Może okazać bowiem, że dla niektórych osób powrót biura okazał się przedwczesny, bo nadal obawiają się o swoje zdrowie i bezpieczeństwo w pandemii, dlatego wolą pracować z domów. Korona-kryzys pokazał również, że niektórzy pracownicy są nawet jeszcze bardziej efektywni, pracując zdalnie. Więc kiedy przyjdzie czas na zrealizowanie ważnego projektu, który wymaga szczególnego skupienia, może warto, aby pracownicy popracowali nad nim
w domowym zaciszu.

Tak jak trzeba było przygotować się do pracy w nowych warunkach na początku pandemii, tak teraz konieczne będzie przystosowanie się do pracy w post-covidowej rzeczywistości. Bezpośredni szefowie, dział HR, pracownicy BHP czy z obszaru administracji powinni działać wspólnie, by maksymalnie ułatwić pracownikom to zadanie.