Praca hybrydowa, hot deski – o jakich przepisach powinny pamiętać firmy planujące powrót pracowników do biur?

Jak wynika z Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności, w IV kwartale 2020 r. pracowało zdalnie 1,6 mln Polaków. I chociaż w pierwszym okresie pandemii ten model zdał egzamin w przypadku większości firm, to wraz z upływem kolejnych miesięcy zaczęły się pogłębiać trudności związane z pogodzeniem pracy w domu z życiem rodzinnym czy z ograniczeniem interakcji z zespołem. Coraz więcej firm rozpoczyna prace nad systemem powrotu pracowników do biur – o czym powinny pamiętać, mając na uwadze wciąż trudną sytuację epidemiologiczną?

Brak odpowiedniego miejsca do wykonywania obowiązków zawodowych w domu, konieczność pogodzenia pracy z nauką zdalną dzieci, nienormowany czas pracy czy trudności w utrzymaniu relacji ze współpracownikami, a w konsekwencji zahamowanie kreatywności, innowacyjności i pogorszenie wyników biznesowych – to tylko część trudności, jakie zgłaszają pracownicy wykonujący od niemal roku swoje obowiązki zawodowe zdalnie.

Mimo tego, część zatrudnionych nadal deklaruje chęć kontynowania pracy w tym modelu. Firmy rozpoczęły więc prace nad systemem powrotu do biur spełniającym potrzeby pracowników. Coraz częściej idą one w kierunku modelu hybrydowego czy tzw. hot desków, które pozwalają na pracę w biurze, przy jednoczesnym ograniczeniu powierzchni biurowej, co przełoży się na spore oszczędności dla firmy w dłuższej perspektywie. Co jednak z zasadami bezpieczeństwa? Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy w momencie wprowadzenia modelu hybrydowego bądź rotacyjnego w momencie obowiązywania obostrzeń epidemiologicznych?

- Podczas powrotu do pracy stacjonarnej obowiązują wszystkie przepisy prawa pracy oraz przepisy wprowadzone w związku z pandemią. Wprowadzenie pracy zdalnej czy hot desków nie zwalnia pracodawcy z przestrzegania tych przepisów, a co więcej – może nakładać dodatkowe obowiązki. Absolutną podstawą jest zapewnienie pracownikowi odpowiedniej przestrzeni – przepisy mówią, że nie może być to mniej niż 13 m³ wolnej objętości oraz co najmniej 2 m² wolnej powierzchni na pracownika, niezajętej prze urządzenia techniczne, sprzęt, etc. Ponadto przestrzeń musi być prawidłowo oświetlona i zapewniać odpowiednią temperaturę oraz wymianę powietrza. W związku z tym nie można dopuszczać do sytuacji w której, w celu zaoszczędzenia na wynajmowanych powierzchniach, będzie się grupować pracowników z kilku biur w jednym pomieszczeniu (zakładając pracę rotacyjną), jeśli nie będzie możliwe zachowanie powyższych warunków – mówi Andrzej Bączkowski, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

Jeśli pracownicy biurowi będą wykonywać pracę stałą - powyżej 4 godzin - samo stanowisko również musi opowiadać standardowym zasadom ergonomii i wymogom pracy z monitorem komputerowym. Przykładem niech będzie biurko, którego konstrukcja powinna umożliwić dogodne ustawienie elementów wyposażenia oraz zapewnić wraz z fotelem odpowiednią, określoną prawnie, pozycję ergonomiczną podczas pracy.
- Błędem zatem będzie próba zaoszczędzenia miejsca poprzez wymianę biurek na mniejsze i wymaganie od pracownika stosowania tych samych elementów wyposażenia stanowiska. Pracownik w takich warunkach już nawet po kilku godzinach będzie odczuwał zmęczenie i mogą pojawić się dolegliwości ze strony układu mięśniowo-szkieletowego. W zależności od indywidualnych uwarunkowań – po kilku dniach lub tygodniach -wspomniane dolegliwości mogą się utrzymywać stale lub nasilać. Co gorsze, mogą nie ustąpić po dostosowaniu stanowiska pracy lub ustąpią dopiero po wprowadzeniu adekwatnego leczenia. – dodaje ekspert W&W Consulting.

Firmy, które planują wprowadzenie hot desków, również powinny wziąć pod uwagę kilka dodatkowych wytycznych oprócz odpowiedniej wielkości miejsca roboczego, naturalnie większej niż powierzchnia laptopa.
– Co szczególnie istotne, niedopuszczalne jest, aby pracownicy wykonywali z wykorzystaniem hot desków pracę stałą. Pracodawca wprowadzając takie rozwiązanie, musi zapewnić dodatkowe formy nadzoru oraz informowania lub szkolenia pracowników, które sprawią, że faktycznie do tych miejsc będą się „przysiadać” na chwilę. Hot deski muszą być również odpowiednio oświetlone lub powinny posiadać dodatkowe oświetlenie punktowe, które będzie obsługiwał pracownik według jego upodobań. Częstym błędem w miejscach stawiania hot desków jest wprowadzanie „nastrojowego” oświetlenia, które niestety już po kilku minutach powoduje zmęczenie oczu – podsumowuje Andrzej Bączkowski, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

Należy pamiętać, że w dalszym ciągu panuje epidemia i wprowadzane rozwiązania muszą zapewniać pracownikom odpowiedni poziom zabezpieczenia przed koronawirusem. W związku z tym, jeśli pracodawca decyduje się na wprowadzenie stanowisk rotacyjnych lub hot deków, musi wprowadzić dezynfekcję stanowiska, wliczając w to powierzchnie, których dotyka pracownik jak i wykorzystywanego rotacyjnie przez pracowników sprzętu (np. klawiatury i myszki). Dezynfekcja powinna się odbywać zawsze po skończonej pracy danego pracownika lub po odejściu od biurka czy w każdy inny sposób, który zagwarantuje kolejnej osobie chcącej skorzystać z danego stanowiska, że jest ono zdezynfekowane. Nie wolno zapominać również zachowaniu minimalnych odstępów między osobami, które mają ograniczać możliwość transmisji wirusa.