Tysiące Euro kary za błędy w wyliczaniu płacy minimalnej

Eksperci Grupy INELO alarmują, że w Niemczech, Francji oraz szczególnie w Austrii pojawia się coraz więcej kontroli związanych z respektowaniem dyrektywy o płacy minimalnej i delegowaniu pracowników w transporcie. Zaczęto również nakładać kary finansowe dla przewoźników omijających przepisy. Jest to szczególnie ważna informacja, ponieważ do tej pory kwestie prawne związane z płacą minimalną i delegowaniem utrzymywało swego rodzaju „status quo” –  grzywien po prostu dało się unikać. Początkowe łagodne podejście inspektorów zaczyna się zmieniać, pojawia się też coraz więcej błędów w dokumentach wypełnianych przez przewoźników. Drogowy sektor TSL nie przewidywał jednak w tym temacie zmian do lutego 2022 roku, czyli do momentu wejścia w życie zapisów wynikających z Pakietu Mobilności. Wygląda jednak na to, że ta sytuacja zaczyna się dynamicznie zmieniać, zagraniczni inspektorzy nakładają kary rzędu 1000 euro za każdy brakujący dokument podczas kontroli. Co zrobić by uniknąć mandatów? Jakie dokumenty musimy przygotować?

MiLoG dotyczy tylko Niemiec – zapominanie o tym fakcie może słono kosztować

Europejska dyrektywa związana z delegowaniem pracowników za granicę oraz związany z nią wymóg regulowania płacy minimalnej do stawek obowiązujących w danym kraju, pozostawia bardzo szerokie możliwości egzekwowania prawa, w przypadku sektora transportowego. – Przepisy wzbudzają bardzo wiele wątpliwości – niektóre państwa nie respektują ich wcale, a niektóre przedstawiają swoje własne interpretacje. Wiele dużych firm z sektora TSL uzbrojonych w działy prawne skutecznie broniło się od ewentualnych kar w trakcie zagranicznych kontroli. Z kolei mali przewoźnicy często w ogóle ignorowali niejasne przepisy, co może wiązać się z dużym ryzykiem finansowym – komentuje Łukasz Włoch, ekspert OCRK, Grupa INELO.

Co więcej, niektóre firmy decydują się na rozliczanie płacy minimalnej wyłącznie w modelu MiLoG, stosując niemieckie zasady na terenie innych krajów Unii. Przewoźnicy decydują się na ten model ze względu na mniejsze koszty związane z procesem rozliczania dokumentów płacowych. W Niemczech rozliczenie jest bardzo proste – obowiązuje tylko stawka minimalna za godzinę pracy. Z kolei we Francji należy odnieść się do układu zbiorowego, czyli należy wyliczyć, oprócz odpowiedniej stawki minimalnej, różnego rodzaju dodatki np. za pracę w nocy, za godziny nadliczbowe, amplitudy itd. Rozliczenie w „niemiecki” sposób, wzorowany na MiLoG, we Francji może kosztować przewoźnika nawet kilkaset tysięcy Euro kary, jeżeli skorzysta on z tego modelu na wszystkich samochodach.

Jak wygląda sytuacja z kontrolami i mandatami za granicą?

Austria:

– W przypadku kontroli drogowej przeprowadzanej przez Policję Finansową (BMF Finanzpolizei), w której stwierdzane są jakiekolwiek braki dokumentów, bądź wątpliwości dotyczące wypłaty wynagrodzenia, wszczynana jest procedura kontrolna. Cały materiał dowodowy zebrany przez Finanzpolizei przekazywany jest do odpowiedniej terytorialnie Administracji Powiatu (Bezirkshauptmannschaft), który prowadzi sprawę. W przypadku braków dokumentów grzywny są bardzo surowe, najczęściej spotykamy się z karami w kwotach 1000 euro za brak jednego dokumentu. Koniecznym jest także udowodnienie, że firma delegująca pracownika do pracy w Austrii wypłaca wynagrodzenie zgodnie z postanowieniami austriackiej ustawy przeciwdziałającej dumpingowi płacowemu (Lohn und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz LSD-BG). W przypadku nieposiadania dokumentów płacowych firmie mogą grozić kolejne mandaty, dlatego tak ważne jest terminowe rozliczanie czasu pracy oraz wypłata ewentualnych wyrównań. W chwili obecnej obserwujemy bardzo niepokojącą praktykę austriackich urzędów polegającą na nakładaniu takich samych grzywien na wszystkich wspólników spółki co powoduje, że kary są wielokrotnie mnożone, ponieważ wszyscy wspólnicy otrzymują decyzję o nałożeniu mandatu – komentuje Bartłomiej Zgudziak, ekspert ds. rozliczeń i analiz, Grupa INELO.

Niemcy:

– Najczęściej sprawy wciąż kończą się po dosłaniu wszystkich wymaganych dokumentów podczas kontroli. Znamy kilka przypadków, w których zdarzyło się, że inspektor dopytywał o rozliczenie np. premii, ale po wyjaśnieniach temat był zamykany. Bardzo ważne jest jednak, by przesłana inspektorom dokumentacja została sprawdzona przez odpowiedniego eksperta. OCRK zajmuje się kompleksową obsługą w tym zakresie  – mówi Bartłomiej Zgudziak.

Podczas kontroli drogowych w Niemczech posiadanie dokumentów płacowych nie jest wymagane, jednak przewoźnicy donoszą o wezwaniach do ich okazania ze względu na „barierę językową w czasie kontroli z kierowcą i brak możliwości skontrolowania dokumentów”. – Kontrole drogowe jak i wyrywkowo prowadzone przez ZOLL na podstawie dokonywanych zgłoszeń w dalszym ciągu dotyczą przede wszystkim okazania następujących dokumentów: umów o pracę, dokumentów A1, obliczeń wynagrodzeń o pracę zgodnych z ustawą MiLoG, dokumentów potwierdzających zapłatę wynagrodzeń za pracę, notatek na temat przeprowadzonych godzin w Niemczech oraz odczytów cyfrowych, a także dowodów wypłaty świadczeń w związku z podróżami służbowymi – dodaje Bartłomiej Zgudziak.

Francja:

Władze we Francji cały czas zaostrzają przepisy dotyczące pracy kierowców. Kontrole z którymi w chwili obecnej najczęściej mamy do czynienia dotyczą posiadania dokumentu zgłoszeniowego SIPSI, tłumaczonej umowy o pracę, a także formularza A1. – Podobnie jak w przypadku Austrii kontrole, które wykażą jakiekolwiek braki dokumentów kończą się poinformowaniem powołanego reprezentanta o konieczności wysłania dokumentów płacowych. Klienci wyzywani są do ich uzupełnienia, wysyłki rozliczeń czasu pracy i potwierdzeń wypłaty wynagrodzenia minimalnego obowiązującego we Francji. Powodem inspekcji bywają czasami zupełnie przypadkowe sytuacje, jak te związane z epidemią COVID-19 oraz kontrolą oświadczeń o braku objawów choroby, a także monitoringu odbierania odpoczynków dobowych i tygodniowych dla kierowców pojazdów poniżej 3,5 tony – wylicza Bartłomiej Zgudziak.

Dokumenty, o które proszą inspektorzy w omawianych kontrolach to najczęściej:

• listy płac;
• rozliczenia delegacji;
• potwierdzenia wypłat;
• rejestr czasu pracy;
• dokumenty kierowcy (umowa, formularz A1, zgłoszenie).