Epidemia COVID-19: jak uodpornić administrację publiczną?

W rankingu światowych e-administracji Polska jest mocnym średniakiem. Jednak spowodowane epidemią COVID-19  ograniczenia także i u nas w kraju spowodowały częściowy paraliż działalności administracji publicznej. Czy polskie instytucje są gotowe na działanie w warunkach izolacji społecznej i ograniczonej mobilności ludzi? Jak przygotować je na tego typu problemy? Według ekspertów z firmy S&T, odpowiedzialnej między innymi za wdrożenie w Polsce e-recepty, rozwiązaniem jest dalsza cyfryzacja administracji publicznej.

Zwalczanie epidemii koronawirusa wiąże się z poważnymi ograniczeniami, których celem jest wygaszenie zakażeń w transmisji poziomej poprzez zminimalizowanie bezpośrednich kontaktów międzyludzkich. Efektem tego są między innymi urzędy, które znacząco lub całkowicie ograniczyły swoją działalność. Choć od 22 kwietnia sytuacja zaczęła częściowo wracać  do normy, przez całe tygodnie wielu spraw wymagających osobistego stawienia się w urzędzie nie dało się załatwić i dotyczyło to zarówno typowych czynności administracyjnych (rejestracja samochodu, zawarcie związku małżeńskiego), jak i złożonych procesów (rozstrzyganięcie sporów sądowych, czy przetargowych). A tu przecież liczy się czas.

Lockdown w urzędach

W czasie izolacji społecznej, natura problemów trapiących sektor publiczny na poziomie operacyjnym jest w gruncie rzeczy taka sama, jak w przypadku firm działających komercyjnie i sprowadza się do znaczącego ograniczenia świadczonych usług. W ostatnim okresie obserwowaliśmy więc, jak urzędy i instytucje przeszły na tryb pracy zdalnej, część z nich została zamknięta dla interesantów, inne zawiesiły lub znacząco ograniczyły swoją statutową działalność.

Dotyczy to na przykład sądów, które ograniczają się do najpilniejszych rozpraw, szkolnictwa, urzędów stanu cywilnego, czy nawet agend rządowych, jak Krajowa Izba Odwoławcza, która zawiesiła organizację i rozpoznawanie spraw, wstrzymując tym samym wiele procedur przetargowych w całej Polsce.
Co więcej, w najbliższym czasie można się spodziewać dodatkowego obciążenia sądów falą wniosków o restrukturyzację, związaną z trudną sytuacją gospodarczą wielu firm. To może skutkować paraliżem systemu sądownictwa.

- Nie jest tak, że państwo i jego organy nagle się zatrzymało. Mamy do czynienia z masowym spowolnieniem, ograniczeniem lub wręcz zawieszeniem procesów i czynności realizowanych w sektorze publicznym - mówi Konrad Polanski, Trade Director z S&T. - Są instytucje, które radzą sobie bardzo dobrze, ale wszędzie tam, gdzie procesy administracyjne wymagają wizyty w urzędzie czy osobistego podpisu na wniosku, musiały się pojawić zakłócenia w funkcjonowaniu. 

Wirus będzie wracać

Częściowe “zamrożenie” państwa jest z pewnością kłopotliwe dla obywateli. Ponieważ zaś sytuacja nie ma precedensu, trudno przewidzieć jej głębsze konsekwencje w dłuższym terminie. Od 22 kwietnia urzędy mają realizują "niezbędne zadania", a więc między innymi wydawaćją prawa jazdy czy dowody rejestracyjne i osobiste. 
Jednak według ostatnich przewidywań naukowców Uniwersytetu Harvarda, koronawirusa raczej nie powstrzyma letnia aura, a szczepionka pojawi się w perspektywie roku-półtora. Dodatkowo, jak twierdzą eksperci, najskuteczniejszą polityką powstrzymywania kolejnej fali pandemii będzie seria okresów izolacji społecznej połączona z intensywnym testowaniem obywateli na obecność wirusa. Oznacza to, że sytuacja, w której się znaleźliśmy, z wysokim prawdopodobieństwem jeszcze się powtórzy, możliwe, że więcej niż raz.
Jak zapewnić ciągłość funkcjonowania administracji publicznej i świadczenia usług obywatelom w takich warunkach?

Cyfrowa szczepionka na biologiczne zagrożenie

W przypadku zagrożenia epidemiologicznego wirusem COVID-19, kontakt człowiek-człowiek został uznany przez WHO za podstawowy czynnik rozprzestrzeniania się patogenu. Wniosek: tak długo, jak wirus będzie stanowił zagrożenie, kontakty te będą musiały być ograniczone - również w instytucjach publicznych i administracji.

- Jeśli chcemy, aby instytucje administracji publicznej lepiej radziły sobie z nową, trudną rzeczywistością, powinniśmy przystosować je do nowych warunków - mówi Andrzej Ożóg, Key Account Manager z S&T. - Budowa odporności administracji na izolację społeczną jest możliwa dzięki głębokiej cyfryzacji, która znacząco minimalizuje konieczność fizycznego kontaktu między ludźmi i pozwala na bezpieczną i skuteczną pracę zdalną.

Polska: mocny średniak wśród cyfrowych administracji

Cyfryzacja administracji publicznej jest światowym trendem, w którym uczestniczy wiele krajów, w tym Polska. Liderem pod tym względem jest Dania, która w 2018 roku zajęła pierwsze miejsce w aktualizowanym co dwa lata indeksie najlepszych “cyfrowych administracji” na świecie prowadzonym przez Organizację Narodów Zjednoczonych (indeks rozwoju e-administracji EGDI, E-Government Development Index). Warto także zwrócić uwagę na Estonię, w której 99% usług państwowych jest dostępna online, a obywatele mogą, za pośrednictwem cyfrowego dowodu osobistego, na przykład głosować w wyborach.

- Cyfryzacja polskiej administracji sukcesywnie postępuje. Z obszarów, które znamy, bo mieliśmy możliwość wdrażania w nich rozwiązań cyfrowych, należy wymienić przede wszystkim e-receptę, rozwiązanie szczególnie przydatne w obecnych okolicznościach - komentuje Michał Wilbrandt, Business Solutions Unit Director z S&T. 

Jak w rankingu indeksu EGDI wygląda Polska? Średnia wartość indeksu  dla całego świata to 0,55. Dania uzyskała wynik 0,92, Estonia 0,85, a Polska - 0,79, a więc znacznie powyżej średniej.
[źródło: fundacja Apolitical]