Gmina Brenna wprowadza innowacyjne narzędzie dedykowane gminom turystycznym - elektroniczny system do pobierania i rozliczania opłaty miejscowej.

Brenna jako pierwsza wdraża kompleksowy elektroniczny system obsługi opłaty miejscowej. Produkt skierowany do gmin turystycznych łączy wszystkie obszary bezpośrednio i pośrednio związane z funkcjonowaniem tej opłaty, umożliwia wprowadzenie w nich nowych rozwiązań oraz automatyzuje wiele procesów. System ułatwi pracę inkasentom (przedstawicielom obiektów noclegowych), urzędnikom oraz przyniesie korzyści turystom, a nawet lokalnym przedsiębiorcom.

Pobieranie opłaty miejscowej (jak również opłaty uzdrowiskowej w miejscowościach, którym nadano status uzdrowiska) jest możliwe na podstawie ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Środki zgromadzone z tego tytułu przeznaczane są przez samorządy na obsługę ruchu turystycznego. W przypadku Gminy Brenna są to m. in. utrzymanie Centrum Informacji Turystycznej, tras i szlaków, gminnych atrakcji i infrastruktury turystycznej.

Dla turysty uiszczenie opłaty miejscowej odbywa się w obiekcie noclegowym i jest potwierdzone odpowiednim kwitariuszem lub zapisem na fakturze. Zebrane od poszczególnych obiektów środki trzeba rozliczyć i odpowiednio zaksięgować, obliczyć wynagrodzenie za inkaso, czy zweryfikować nieścisłości. We wszystkich tych czynnościach pomaga system, jednocześnie eliminując kwitariusze i inne dokumenty papierowe. Pozwala on również na prowadzenie w jednym miejscu bazy obiektów noclegowych, które Gmina ma obowiązek ewidencjonować, zgodnej z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy. Dzięki digitalizacji danych mamy dostęp do rożnego rodzaju statystyk i zestawień dotyczących ruchu turystycznego w Gminie, czy bazy noclegowej.

System wspomaga również prowadzenie przez Gminę akcji zachęcającej turystów do płacenia opłaty miejscowej poprzez rabaty na atrakcje turystyczne. Działania takie stosowane są przez kilka gmin na różne sposoby (np. poprzez drukowane karty rabatowe). Istnieją miejscowości, które zaprzestały ich prowadzenia z powodu braku odpowiednich narzędzi. Gmina Brenna od dawna rozważała wprowadzenie „rabatów” u siebie i analizowała możliwe rozwiązania. Najlepszym wydawało się narzędzie elektroniczne, jednak dopiero kiedy okazało się, że może być ono częścią systemu pozwalającego kompleksowo zajmować się opłatą miejscową, zdecydowano się je wdrożyć. Przy pobieraniu opłaty system generuje kod QR, upoważniający do zniżek u wszystkich partnerów, którzy zdecydowali się przystąpić do akcji rabatowej. Partnerom zaś umożliwia weryfikację ważności kodu.

Temat ruchu turystycznego w naszej gminie oraz wszystkiego, co z nim związane po stronie urzędu zaczęliśmy analizować od kiedy objąłem urząd Wójta. Zostały przeprowadzone ankiety wśród turystów, spotkania z gestorami i restauratorami. Szybko pojawiły się wnioski, że są obszary, które można zoptymalizować. Ciekawym efektem naszych działań, który spotkał się z dużym zainteresowaniem przedsiębiorców branży turystycznej, było zorganizowanie wycieczki po atrakcjach z terenu naszej gminy. Jak przyznało wielu z jej uczestników była to dla nich przełomowa wycieczka. Dzięki niej mają oni pełniejszą wiedzę o ciekawych miejscach i mogą ją lepiej przekazywać turystom.

Jednym z obszarów, który często pojawiał się przy okazji naszych działań, czy rozmów była opłata miejscowa - niska kwota jaką z niej uzyskujemy w stosunku do ilości miejsc noclegowych oraz problemy z jej pobieraniem i rozliczaniem. Zaczęliśmy przyglądać się temu bardziej szczegółowo, zbierać informacje i wprowadzać zmiany. Samo przekazanie wszystkich elementów związanych z opłatą po stronie urzędu jednej osobie przyniosło wzrost rocznych wpływów z 30 tyś. zł do 60 tyś. zł, w ciągu dwóch lat. Z czasem zorientowaliśmy się, że zwykły arkusz kalkulacyjny, którego używaliśmy do rozliczania opłaty, nakłada wiele ograniczeń i dobrze byłoby mieć lepsze narzędzie.

Podczas rozmów na jednej z edycji Europejskiego Kongresu Gospodarczego w Katowicach dowiedziałem się o rozpoczynających się właśnie pracach nad oprogramowaniem skierowanym do gmin pobierających opłatę miejscową lub uzdrowiskową. Zadeklarowałem wstępną chęć wdrożenia takiego systemu kiedy będzie już gotowy oraz podzielenia się naszymi doświadczeniami w ramach konsultacji. Dzięki temu dzisiaj system w pełni odpowiada naszym potrzebom- mówi Jerzy Pilch, Wójt Gminy Brenna.

System automatyzuje wiele procesów związanych z pobieraniem i rozliczaniem opłaty miejscowej, zarówno po stronie urzędu, jak również obiektów noclegowych. Rozpoczęcie prac inspirowane było obserwacjami podczas podróży po naszym kraju. Często otrzymywałem ręcznie wypisany kwitek, zdarzało się, że nie do końca czytelny. Pierwsze analizy polegały na rozmowach ze znajomymi wynajmującymi pokoje i będącymi inkasentami opłat obowiązujących w ich miejscowościach. W czasie rozmowy z Wójtem Gminy Brenna okazało się, że ten temat również jest mu bliski. Zaoferował on swoje konsultacje, które pozwoliły dostosować system do potrzeb rynku. Oczywiście omawialiśmy nasz produkt również z innymi miejscowościami, jednak to ze strony Gminy Brenna otrzymaliśmy najwięcej informacji, a przede wszystkim wątpliwości, którym musieliśmy stawić czoła- mówi Michał Majewski, prezes firmy Travelhost, która dostarczyła oprogramowanie.

Dzięki wspomnianej automatyzacji system za ułatwić pracę urzędnikom oraz inkasentom. Gmina Brenna rozpoczęła już jego używanie. - został udostępniony pierwszym inkasentom, a ich liczba sukcesywnie się powiększa. Zdarzają się tacy, którzy dowiedziawszy się o wdrożeniu, sami zgłaszają się i wyrażają chęć pracy w programie. Samorząd pozyskał również pierwszych partnerów rabatowych i prowadzi rozmowy z kolejnymi. System pozwala wprowadzić rabaty „globalne” w miejscowościach z niego korzystających. Władze Brennej chciałyby podjąć w tym zakresie współpracę z sąsiednimi gminami, np. na obszarze Beskidzkiej 5.