Z otwartego morza… do open space'u. Do jakich biur lubimy wracać?

Lato to dla wielu z nas upragniona chwila, kiedy nareszcie można się wyrwać na nieco dłużej z ciasnego, biurowego kubika lub rozświergotanego open space’u i odetchnąć pełną piersią – czy to przy kojącym akompaniamencie morskich fal, czy aktywnie, zdobywając górskie szczyty. Każdy urlop kiedyś się jednak kończy. Warto wówczas zadać sobie pytanie: do jakiego biura chciałbym lub chciałabym powrócić? Odpowiedzi na nie szukają zarówno pracownicy, jak i pracodawcy.

Współczesne biuro stanowi miejsce, w którym wiele osób spędza 1/3 dnia roboczego, a czasem nawet dłużej. Choć od rewolucji przemysłowej w Wielkiej Brytanii minęło już blisko 300 lat, ośmiogodzinny tryb pracy po dziś dzień stanowi standardowy format zatrudnienia. Oczywiście, jak od każdej reguły, i tu mamy wyjątki – menedżerów spędzających w biurze po 12 godzin, jak i zespoły projektowe spotykające w mniejszym lub większym wymiarze czasowym, w zależności od bieżącego stanu prac.

Nie powinny zatem dziwić wnioski zawarte w raporcie „How Millennials live, work and play”. Badania wskazują, iż 70 proc. młodych osób wyraża gotowość do rezygnacji z dodatkowych korzyści proponowanych przez firmy na rzecz przestrzeni, która skuteczniej spełni ich oczekiwania i potrzeby, np. poprzez personalizację czy zastosowanie dedykowanych mebli i ścianek akustycznych sprzyjających skupieniu. Z drugiej strony mamy pracodawców, którzy muszą pogodzić ze sobą komfort pracownika i koszt czynszu przypadający na głowę, a do tego jeszcze uwzględnić przyszłe zapotrzebowanie związane z rozwojem zespołu. I tak koło się zamyka… Czy aby na pewno?

– Z doborem biura jest trochę jak z doborem garnituru. Albo to my dopasujemy się do gotowej oferty sieciówki, albo to krawiec uszyje strój w pełni dopasowany do naszych kształtów – stwierdza Monika Hryniewicz, szefowa Działu Najmu w firmie OPG Property Professionals. O jakich potrzebach mowa? Na początek pracodawca określa, ile osób zatrudnia oraz w jakim stopniu i w jakiej perspektywie czasowej liczba ta może wzrosnąć. Znaczenie ma też styl, w jakim funkcjonuje firma – liczba i wielkość zespołów, praca projektowa czy praca ciągła, częstotliwość spotkań z klientami. Szczególnie to ostatnie determinuje, czy biuro ma przede wszystkim pełnić funkcje reprezentatywne, czy też na pierwszym miejscu stawia się komfort pracowników.

– Resztą zajmujemy się my, wyszukując optymalne miejsce i realizując usługę turn-key working solutions, czyli profesjonalnego dopasowania i wykończenia fit-out powierzchni pod konkretne życzenia i wymagania biznesowe najemcy. Innymi słowy, szyjemy biuro na miarę – wyjaśnia Monika Hryniewicz. – To rozwiązanie, z którego ostatnimi czasy często korzystają młode firmy z branży IT, które szukają miejsca do rozwoju, ale nie chcą wynajmować powierzchni liczonych w setkach metrów kwadratowych – dodaje.

Nowe, stare biuro

Przyjmuje się, że biuro powinno być miejscem otwartym, elastycznym, gotowym do zmian w organizacji, dopasowanym do różnych generacji pracowników, wspierającym kreatywność oraz napędzającym motywację jego użytkowników. Brzmi jak opis marketingowy biurowca z najwyższej półki, prawda? Niestety, nie każdy posiada przywilej pracy w nowoczesnej przestrzeni. Na przykład w Łodzi, gdzie systematycznie przybywa nowoczesnej przestrzeni biurowej, wciąż jeszcze przeważają budynki starsze, nie mogące się pochwalić tak wysokim standardem.

Relacja „nowego” do „starego” dynamicznie się poprawia, co zapewne będzie skłaniać coraz więcej firm do przenosin w miejsca o wyższym standardzie. Użytkownicy, którzy zdecydują się pozostać w obiektach niższej klasy, bynajmniej nie stoją jednak na straconej pozycji. – Rosnąca rywalizacja o najemcę powinna zmotywować właścicieli nieruchomości do sukcesywnego poprawiania ich standardu. To nie jest tak, że firmy koniecznie wybierają najwyższą klasę – one po prostu chcą posiadać nowoczesną i komfortową powierzchnię do pracy – podkreśla Monika Hryniewicz. Na potwierdzenie swych słów ekspertka OPG Property Professionals przywołuje przykład budynku Orange Plaza Financial Center w Łodzi. – W obiekcie, który liczy sobie już 20 lat, w imieniu właściciela dostosowujemy jeden z lokali do potrzeb nowoczesnej działalności bankowej, dzięki czemu wieloletni najemca pozostanie w nim na dłużej – wyjaśnia.

Okazuje się więc, że można zatrzymać w budynku ludzi, którzy są z nami już długo. W tego typu powierzchnię trzeba jednak nieco zainwestować, zarówno w kontekście finansowym, jak i czasowym. W tym celu pod uwagę warto wziąć wspólne zaangażowanie środków wynajmującego i najemcy. W odpowiednim rozłożeniu zobowiązań pomóc może profesjonalny asset manager, czyli firma zarządzająca nieruchomością i samym najmem. – W przypadku Orange Plaza Financial Center pomogliśmy ustalić z obiema stronami warunki przedłużenia umowy i w taki sposób rozłożyć wkład finansowy po obu stronach, aby każdemu się to opłacało. Najemca zyskał wyższy standard powierzchni, zachowując świetną lokalizację w centrum i niższą stawkę czynszu, niż w nowych budynkach. Właściciel uniknął zaś straty przychodu z tytułu najmu, a „przy okazji” zachował wartość nieruchomości na konkurencyjnym rynku – relacjonuje Monika Hryniewicz.

Miejsce pracy, czyli coś więcej niż biuro

Każdy z nas chce pracować w komfortowych warunkach. Nie oszukamy anatomii – pragniemy utrzymać optymalne ułożenia ciała w trakcie długich godzin, za wszelką cenę chcemy też odciąć się od rozpraszających dźwięków. Od czystej fizjonomii nie mniejszą rolę odgrywa jednak psychologia. Pod tym względem niezwykle ważne jest nie tylko „jak”, lecz także „gdzie”. Środowisko biurowe podlega więc ciągłym transformacjom. Do najbardziej widocznych trendów aktualnie można zaliczyć tzw. activity-based working, czyli podział na strefy przeznaczone do wykonywania konkretnych zadań. Jednak zdaniem ekspertów, nie wszystkie jego założenia sprawdzają się w praktyce…

– Wśród pracowników obserwujemy rosnącą potrzebę poczucia przynależności do miejsca – podkreśla Michał Styś, szef OPG Property Professionals i pomysłodawca projektu OFF Piotrkowska Center w Łodzi. – Z naszych analiz wynika, że popularny hot-desking, czyli system, w którym osoby nie mają własnych, na stałe przydzielonych stanowisk, nie cieszy się entuzjazmem wśród pracowników. Rozwiązanie, podyktowane raczej przez paradygmat oszczędności miejsca, a nie produktywności, odziera miejsce pracy z jakiejkolwiek personalizacji, generując przy tym stres i poczucie braku stabilizacji – dodaje.

W nowoczesnej przestrzeni miejskiej powoli zacierają się więc granice pomiędzy miejscem do pracy i miejscem do spędzania wolnego czasu. Pracodawcy coraz większą uwagę zwracają na właściwą atmosferę i tożsamość miejsca – tzw. placemaking. Polskie miasta coraz częściej zdają się unikać błędów poprzedników, takich jak „niesławny” Mordor na Domaniewskiej, czy paryskie La Défense. – Podporządkowanie przestrzeni wyłącznie funkcji biurowej budzi w pracowniku poczucie wyalienowania, a to raczej nie sprzyja jego zaangażowaniu. Z kolei dla właściciela nieruchomości „odszczepienie” od struktury miasta obniża jej długofalową wartość – wyjaśnia Michał Styś. – Na szczęście to podejście się zmienia, widzimy w Polsce coraz więcej miejsc, które wzorem naszego łódzkiego OFFa starają się podchodzić do przestrzeni miejskiej w sposób kompleksowy, uwzględniający zarówno czas pracy, jak i czas wolny – podsumowuje.