"Should I stay or should I go?", czyli zmienić biuro czy renegocjować umowę najmu?

Niemal każdy najemca przestrzeni biurowej lub handlowej prędzej czy później staje przed dylematem: wyjść czy nie wyjść? W takich sytuacjach właściciel budynku tym bardziej zastanawia się nad tym, jak zachować ciągłość najmu w swoim obiekcie. Eksperci OPG Property Professionals podpowiadają, jak na taką ewentualność przygotować się mogą obie strony umowy.

Przeanalizujmy na początek sytuację, w której najemca pozostaje w dotychczasowym miejscu. Na co może liczyć, przystępując do renegocjacji umowy? O ile dotychczasowe porozumienie nie przewiduje możliwości jednostronnej zmiany jej postanowień, może przemyśleć zarówno aspekty komercyjne, takie jak stawka najmu, opłata eksploatacyjna czy okres umowy, jak również wymiar czysto prawny – np. warunki wypowiedzenia czy formę zabezpieczenia.

Wielu wynajmujących ceni sobie klauzule powodujące automatyczną modyfikację postanowień umowy w określonych przypadkach. Taką sytuacją może być wyjście kluczowego najemcy (tzw. anchor tenant) bądź opóźnienia w budowie czy wykończeniu (wykonaniu fit-out) powierzchni. Zdarza się, że warunkiem pozostania firmy w danym miejscu jest podniesienie standardu technicznego istniejącego budynku, zarówno w częściach wspólnych, jak i samym lokalu, bądź też możliwość płynnego dopasowania przestrzeni do zmieniających się potrzeb jej lokatorów.

Kiedy firmy rosną, potrzebują dodatkowych metrów kwadratowych. Zdaniem Moniki Hryniewicz, ekspertki z działu najmu w OPG Property Professionals, potrzeby wynajmujących wymagają coraz większej elastyczności po stronie deweloperów. – W tradycyjnie zaprojektowanych obiektach proporcje pomiędzy open space’ami, a mniejszymi pomieszczeniami pozostają stałe, w przeciwieństwie do tego, czego aktualnie potrzebują najemcy – podkreśla.

Ekspertka powołuje się na doświadczenia, jakie towarzyszyły firmie przy okazji zarządzania projektami TEAL OFFICE i SEPIA OFFICE w Łodzi. – Inwestorowi doradziliśmy możliwość swobodnej zmiany aranżacji przestrzeni poprzez rezygnację ze ścian nośnych oraz zastosowanie podłogi technicznej – wyjaśnia Monika Hryniewicz – Dzięki temu przyszli najemcy sami dostosują przestrzeń do charakteru swojej pracy i struktury kadry. W zależności od zastosowanego wariantu, w obrębie jednej kondygnacji swobodnie będzie mogło pracować od 45 do 100 osób – dodaje.

„Hit the road, Jack”

Przyjmijmy teraz scenariusz, w którym najemca postanawia opuścić dotychczasową powierzchnię. Czy powinien on zabierać się za to w pojedynkę? Na co warto zwrócić uwagę, szykując się do przeprowadzki? Monika Hryniewicz przede wszystkim podkreśla znaczenie starannego zaplanowania całego przedsięwzięcia w czasie.

– Dobrze obmyślony proces relokacji pozwala zyskać odpowiedni zapas czasu na znalezienie nowej lokalizacji oraz wzmocnić swoją pozycję podczas negocjacji warunków najmu w nowym miejscu – wyjaśnia. – Najemcom mniejszym, zajmującym powierzchnię do 500 mkw. zalecamy rozpoczęcie procesu relokacji na mniej więcej rok-półtora przed terminem wygaśnięcia umowy. Większe firmy powinny wdrażać tego typu procedury jeszcze wcześniej, często nawet z dwuletnim wyprzedzeniem – dodaje.

Choć przeprowadzka to proces, który teoretycznie można zrealizować własnym sumptem, to w znalezieniu nowego biura warto sięgnąć po pomoc profesjonalistów. Pomijając już fakt, że samotne poszukiwania często pochłaniają zbyt dużo czasu, specjaliści z reguły zapewniają pewien niepodważalny atut: rozeznanie na rynku nieruchomości oraz znajomość reguł biznesowych, jakim się on rządzi.

– W poszukiwaniach nowej lokalizacji warto wyjść poza sam budynek i uwzględnić planowane zmiany w okolicy, inwestycje w infrastrukturę czy pojawienie się kluczowych najemców – podpowiada Monika Hryniewicz. – Takich informacji nie dostarcza doraźna analiza ofert. Świadcząc usługi także dla najemców, wykorzystujemy naszą wiedzę o rynku nieruchomości, aby znaleźć dla nich dopasowaną powierzchnię oraz pomóc w sprawnej relokacji biznesu – dodaje.

„Wish you were here”

Na koniec tematowi przyjrzyjmy się z perspektywy deweloperów i właścicieli budynków. Rozwijająca się w błyskawicznym tempie oferta nowych powierzchni biurowych, handlowych i usługowych w polskich miastach sprawia, że rywalizacja o najemcę będzie coraz bardziej zażarta. Podaż na rynku, która zaspokoi zapotrzebowanie firm na nowoczesne powierzchnie, z czasem może nie wystarczyć na budynki już istniejące, starsze lub położone w mniej atrakcyjnych lokalizacjach.

Jak zapobiec odchodzeniu najemców? Michał Styś, Dyrektor Zarządzający OPG Property Professionals, ma pewną radę. – Z naszych obserwacji wynika, że z punktu widzenia właściciela budynku obniżenie cen najmu nie zawsze daje pożądane rezultaty. Najemcy w dolnych partiach rynku nierzadko oczekują stawek czynszu poniżej granicy opłacalności – wyjaśnia. – Szans na sukces upatrywać należy w nowoczesnych metodach zarządzania i komercjalizacji nieruchomości. Dobre rezultaty daje niestandardowe podejście do definicji samego produktu, jego specyfikacji i elementów wyróżniających, a także grup docelowych, czyli potencjalnych klientów – dodaje.

Powołując się na doświadczenia z projektu OFF Piotrkowska Center, jego pomysłodawca wskazuje między innymi na niestandardową formę obniżenia stawek najmu w postaci partycypacji finansowej właściciela i najemcy budynków, która pozwoliła na zrealizowanie zaplanowanej strategii tenant-mix, a także zaangażowanie wynajmujących w długofalową współpracę na rzecz promocji miejsca.

– Zarządzając terenem OFFa, zaproponowaliśmy jego lokatorom niższy czynsz w zamian za udział w organizowanych wspólnie wydarzeniach oraz pomysły na niestandardowy biznes, które zwiększają atrakcyjność, a w konsekwencji wartość przestrzeni – wyjaśnia Michał Styś. – Spośród bardziej konwencjonalnych praktyk właściciele powierzchni mogą zaś rozważyć okresy wolne od czynszu na czas przeprowadzanej adaptacji przestrzeni czy ograniczenie przestrzeni najmu, a więc i czynszu, poprzez współdzielone centrum konferencyjne lub co-workingowe – podsumowuje.

“Should I stay or should I go?”

Które rozwiązanie będzie dla najemcy lepsze: zmiana aktualnego biura czy renegocjacja umowy z właścicielem? Na to pytanie nie ma jasnej odpowiedzi, a jak pokazuje praktyka, wiele zależy od tego, jak skonstruowane jest dotychczasowe porozumienie oraz na ile elastyczny pozostaje właściciel oraz sama przestrzeń. Jedno jest jednak pewne. Decyzję, jakakolwiek by ona nie była, warto podjąć z odpowiednim wyprzedzeniem oraz w oparciu o fachowe doradztwo specjalistów.