Aplikacja, która oszczędza czas i usprawnia pracę – Zonifero, czyli innowacyjny pomysł polskiej firmy IT

Organizacyjny chaos potrafi zabić nawet najlepszą ideę i pomysł na biznes. Przede wszystkim jednak – skutecznie zdemotywować pracowników i popsuć codzienną atmosferę w pracy. Jak tego uniknąć i sprawić, że nawet duże i dynamicznie rozrastające się biuro będzie przyjazną przestrzenią, w której swobodnie się poruszamy? Polska firma IT stworzyła aplikację Zonifero, która za chwilę może okazać się absolutnym must have w każdej dużej firmie na świecie. To nowa klasa aplikacji typu Digital Office Management, usprawniająca i uprzyjemniająca codzienną pracę w biurze.

 Wszystko zaczęło się od potrzeby nowych rozwiązań usprawniających codzienną pracę. Ambicje Roberta Strzeleckiego, wiceprezesa białostockiej grupy kapitałowej TenderHut, wykraczały poza odtwarzanie lub ulepszanie istniejących rozwiązań i kierowały się w stronę nowatorskich, niestandardowych sposobów. Swoją firmę stworzył od zera, stopniowo wprowadzając w życie kolejne pomysły i idee, powiększając ją o nowe obszary działań i nowych pracowników. Kompetencje, doświadczenie i świetna intuicja sprzyjały szybkiemu rozwojowi firmy. W zaledwie dwa lata firma zmieniła się w grupę firm, gdzie 4 spółki zależne stworzyły największe przedsiębiorstwo IT w regionie podlaskim. Prężnie rozwijająca się firma następnie rozszerzyła swój zasięg  o nowe rynki, otwierając 7 zagranicznych oddziałów w Sztokholmie, Kopenhadze, Londynie, Zurichu, Berlinie, Dublinie i Nowym Jorku. Mogłoby się zdawać, że nic nie stanie na przeszkodzie w ekspansji na rynku informatycznym. Ale niekiedy najbardziej zaskakujące wyzwania przychodzą od wewnątrz. W ciągu 2 lat liczba pracowników w firmie wzrosła dwudziestokrotnie, a powierzchnia zajmowanego biura siedemnastokrotnie… i ten sukces zapoczątkował problemy.

 Sukcesy, połączenia firm i … stopniowa dezorganizacja

 W końcówce roku 2016 TenderHut wchłonął lokalne firmy IT QBurst Polska oraz LIT. Już pierwsza transakcja spowodowała, że w biurze TenderHut zjawiło się kilkudziesięciu nowych pracowników, którzy razem ze swoim sprzętem i narzędziami pracy próbowali znaleźć dla siebie miejsce w nowej rzeczywistości. Do codziennej pracy zespołu wkradły się chaos i dezorganizacja, utrudniając szybką komunikację i sprawną realizację zadań. Nowi specjaliści nie do końca odnajdywali się w przestrzeni biura, stale ktoś wchodził do sal konferencyjnych, w których odbywały się spotkania, siadał za biurkiem osoby na urlopie albo też zjawiał się na zebraniu, które już dawno odwołano. Firma stanęła przed obliczem nowego wyzwania.

 Robert, jako menedżer z wieloletnim doświadczeniem, zdawał sobie sprawę, że im dłużej taka sytuacja będzie się utrzymywać – tym większy może być jej negatywny wpływ na działania firmy. Połączenie dużych firm wymaga w praktyce perfekcyjnej organizacji zadań i doskonałej elastyczności przy rozwiązywaniu kolejnych, pojawiających się komplikacji. A te pojawiają się na każdym etapie – zarówno przed jak i po połączeniu. Potrzeba wtedy sprawnego sposobu komunikacji wewnątrz firmy, organizacji wspólnej przestrzeni pracy, logistyki związanej ze sprzętem biurowym i informatycznym, czy też efektywnym systemem pracy oraz dokonaniem niezbędnych formalności natury administracyjno-kadrowej.

 Brakowało narzędzia, które rozwiązałoby problem dezorganizacji i pozwoliłoby iść naprzód. Pojawiła się idea stworzenia aplikacji, dzięki której każdy nowy członek zespołu mógłby, począwszy od pierwszego dnia, czuć się w firmie komfortowo i poruszać w niej swobodnie. Gdyby wszyscy mogli się znać, wiedzieć dokładnie gdzie, kto siedzi, gdzie znaleźć osobę, z którą codziennie mailują w sprawie określonego projektu – czyż nie byłoby idealnie?

 Biurowe życie w aplikacji

 – Wiedziałem, że szybko muszę znaleźć rozwiązanie i sprawić, by mimo szybkiego rozwoju firma nie straciła swojej wyjątkowej, rodzinnej atmosfery sprzyjającej kreatywności – mówi Robert Strzelecki. – Pamiętam, jak usiedliśmy do tego projektu po raz pierwszy. Burza pomysłów i rozwiązań, flipczarty wypełniane jeden po drugim, całe sterty nowych bloków, wykresów, schematów. W pewnym momencie Mateusz Andrzejewski, CTO SoftwareHut zaproponował: „Chłopaki, spójrzcie na stół, my wszędzie chodzimy ze smartfonami. Zróbmy mobliną apkę, taki biurowy organizer.”. Pomyślałem, że może nie być łatwo, bo to musiałoby być kilka systemów w jednym. Ale jazda samochodem po obcym mieście też kiedyś budziła dezorientację… a potem powstał GPS. Możemy przełożyć mechanizm „odnajdywania miejsc” z przestrzeni miejskiej, na przestrzeń biurową. Tak zaczął rodzić się nasz pomysł – podsumowuje Robert Strzelecki. Kilka tygodni później zespół programistów z SoftwareHut, jednej ze spółek-córek grupy TenderHut stworzył nowatorską aplikację – Zonifero. Rozwiązanie, które choć uszyte na miarę TenderHut, okazało się uniwersalną odpowiedzią na problem dezorganizacji w średnich i dużych firmach.

 Zonifero, czyli jak odnaleźć się w biurze i pracować szybciej 

Jak działa to rozwiązanie? Jednym kliknięciem sprawdzamy, gdzie pracuje osoba, z którą mailujemy w związku z realizowanym projektem. Widzimy, gdzie znajduje się jej stanowisko pracy, na którym piętrze, w którym pokoju. Z łatwością, bez pytania o drogę, możemy ją znaleźć i nawiązać kontakt. Zonifero pokazuje też drukarki, sale konferencyjne, toalety czy miejsca rekreacyjne. – Żeby nie było niedopowiedzeń. Zonifero nie śledzi ludzi. Nie zbiera statystyk, kto ile czasu spędził w  toalecie, czy na papierosie. To nie jest system kontrolujący, tylko ułatwiający biurową komunikację i organizację. Aplikacja pokazuje pracownikowi, gdzie on sam się znajduje i gdzie są stanowiska pracy pozostałych współpracowników. Kiedy kogoś szukamy, to możemy mu wysłać informację przez apkę, nawet nie znając jego numeru, żeby np. wrócił do biurka lub do nas podszedł –  podkreśla Robert Srzelecki.

 Aplikacja zawsze dostosowywana jest indywidualnie do potrzeb przedsiębiorstwa, które chce jej użyć. To rozwiązanie może przynieść świetne efekty interpersonalne, ośmielić tych, którzy mają problem z nawiązywaniem relacji z nieznajomymi w pracy, a przede wszystkim do minimum skrócić czas dostosowywania się nowych pracowników do sposobu pracy firmy, co przy dużych firmach ma ogromne przełożenie na oszczędności.

 Komfort pracy to jakość pracy

 Zespół SoftwareHut, tworząc aplikację, zastanawiał się, jakie dodatkowe funkcje pozwoliłyby na usprawnienie pracy w firmie im samym. Zadali pytania koleżankom i kolegom, jakie problemy jeszcze utrudniają im pracę, a które można by rozwiązać poprzez aplikację. Wyszli z założenia, że wszystko co usprawni odnalezienie się w przestrzeni firmy – jest pożądane. Dlatego w Zonifero można nie tylko znaleźć osobę lub miejsce, ale także wyszukać i zarezerwować salę konferencyjną. Robert Matyszewski, CSO ds. sprzedaży w TenderHut, wspomina: Zdarzało się, że prowadząc spotkanie w sali konferencyjnej, byłem w połowie ważnej prezentacji, a ktoś nagle wchodził do sali, zaczynał rozmawiać i rozwalał na chwilę zebranie. Ja traciłem wątek, słuchający – rozpraszali się. Słabe uczucie. Z drugiej strony było i tak, że sam wchodziłem do sal pełnych ludzi, bo szukałem akurat pilnie wolnego miejsca. Traciłem czas, frustrowałem się. To też nie jest zbyt komfortowe. Aplikacja Zonifero w obu takich przypadkach sprawdza się świetnie. Przed salami konferencyjnymi zostały zainstalowane tablety, które wyświetlają aktualny plan rezerwacji. W salach umieszczono najnowocześniejsze czujniki ruchu, które sprawiają, że aplikacja sama wysyła informacje o anulowaniu zaplanowanego spotkania, jeżeli sala pomimo rezerwacji, pozostaje pusta. – Drobiazg? – pyta retorycznie Robert Strzelecki. – Może tak, a jednak wiele zmienił. Poza tym ziarnko do ziarnka, usprawnienie do usprawnienia – i tak sypie się miarka albo raczej miara poprawy komfortu pracy odczuwalna dla każdego. A to już COŚ.

 Początkowo wprowadzono aplikację w wersji testowej, przy czym przez kilka tygodni zespół SoftwareHut stale ją ulepszał. Dziś produkt jest chętnie używany przez każdego w biurze. – Nie tracą już czasu na szukanie – wystarczy szybki podgląd na aplikację i z pozycji biurka wiem, jak wygląda ruch w całej firmie i które stanowiska pracy są wolne. No i które sale konferencyjne, pracownicy nawet listę obecności podpisują przez Zonifero – komentuje z uśmiechem Robert Matyszewski.

 Ostateczny sprawdzian i ciekawe zastosowania

 Wieści szybko się rozchodzą. Po ukończeniu Zonifero nie trzeba było długo czekać na zapytania ze strony zainteresowanych jej wykorzystaniem firm. To był prawdziwy sprawdzian dla tego rozwiązania. Mimo pozytywnych wewnętrznych recenzji z użytkowania aplikacji, SoftwareHut chciał się przekonać, czy aplikacja przyjmie się również w strukturach innych organizacji. Przyjęła się. I – może co najważniejsze – pozytywnie zaskoczyła użytkowników.

 Pewnie nikt z twórców Zonifero nawet nie pomyślał, jakiego rodzaju problemy przyjdzie im rozwiązywać. – Jeden z naszych zagranicznych klientów poprosił o utworzenie funkcji… sprawdzenia dostępności toalet! – zagaduje Robert Strzelecki. – Naprawdę! Okazało się, że układ przestrzenny biura sprawiał, że pracownicy tracili w ciągu dnia dużo czasu na odnalezienie dostępnej toalety. Firma obliczyła, że to im przynosi naprawdę potężne straty, a dla nas to była prosta w wykonaniu funkcjonalność. A po udostępnieniu tej dodatkowej funkcji w biurze TenderHut, najbardziej zaskoczyło nas to, że okazała się ona strzałem w dziesiątkę również dla naszych pracowników, którzy odebrali ją dużym entuzjazmem i chętnie z niej korzystają.

Wiele oddziałów – jedna aplikacja biurowa

 Zonifero jako rozwiązanie sprawdza się też w organizacjach mających wiele oddziałów i biur w różnych częściach świata. – To znowu spostrzeżenie z własnego podwórka. Mamy 7 oddziałów zagranicznych i wiem, jakich to może nastręczać problemów. Pracownicy, którzy podróżują pomiędzy oddziałami, jeśli tylko dostaną Zonifero – od razu będą mogli sprawdzić, gdzie znajdą miejsce do pracy lub osoby, których szukają. To po prostu dużo ułatwia – mówi Robert Strzelecki.  Zonifero zostało wdrożone już u Thermo Fisher Scientific, międzynarodowego producenta sprzętu i oprogramowania laboratoryjnego, który zatrudnia ponad 50 000 pracowników w 50 krajach na całym świecie. Thermo Fisher Scientific otrzymał dedykowaną wersję aplikacji, która posiada specjalnie dostosowaną kolorystykę, a do aplikacji automatycznie uprawnienia otrzymują tylko użytkownicy pochodzący z firmowej domeny mailowej.

 Czy twórcom aplikacji uda się zachęcić jeszcze więcej firm do skorzystania z niej? Produkt jest ciągle rozbudowywany o nowe funkcjonalności, łącząc w jednej prostej aplikacji funkcjonalności kilku dużych systemów informatycznych, posiada moduł do zarządzania projektami, zadaniami, czy problemami w ramach działów, umożliwia elektroniczne podpisywanie listy obecności, zastępuje firmowy komunikator, system do rezerwacji sal, oraz dzięki zbieranym statystykom pozwala na optymalizację wykorzystania przestrzeni biurowej. Obecnie aplikacja wdrażana jest w dużych międzynarodowych korporacjach i instytucjach publicznych w Polsce, trwają rozmowy z uczelniami oraz organizatorami festiwali muzycznych i targów, gdzie optymalizacja zarządzania przestrzenią jest również bardzo potrzebna. Robert Strzelecki twierdzi, że innowacyjność i jakość zawsze znajdą potencjalnych klientów. Teraz rozważa nowe niestandardowe funkcje dla aplikacji – chce ją jeszcze bardziej rozbudować, by produkt maksymalnie ułatwiał pracę i odpowiadał na najważniejsze i nawet najbardziej nietypowe potrzeby organizacji, tj. heat mapy biura, otwieranie drzwi za pomocą smartphone’a, informowanie o usługach dostępnych dookoła biura czy zbieranie informacji o wykorzystaniu powierzchni biurowej. Jednak najważniejszym założeniem Zonifero jest to, żeby po prostu odpowiadał na potrzeby pracowników i rozwiązywał ich codzienne zadania, które pochłaniają czas. Oszczędność czasu, jest priorytetem w każdej – aspirującej do konkurencyjnej – firmie.

***