Jak dostosować swoje bazy danych osobowych do przepisów RODO

Większość przedsiębiorstw zbiera dane osobowe, aby móc skutecznie prowadzić działalność gospodarczą. Firmy tworzą np. bazy swoich klientów czy dziennikarzy, do których wysyłają informacje prasowe. Pojawia się jednak pytanie: czy od maja 2018 r. – kiedy wejdzie w życie Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO) i przepisy zostaną zaostrzone – dane zgromadzone do tej pory będą mogły być bez przeszkód dalej wykorzystywane?

„Pamiętajmy, że bazy danych zebrane dotychczas jak najbardziej będą podlegały teraz nowym regulacjom i od 25 maja 2018 r. będą musiały spełniać wymogi wprowadzonych przepisów prawnych. Obowiązkiem każdego z administratorów danych osobowych jest dostosowanie obecnie istniejących baz do tych nowych wymogów” – mówi w wywiadzie dla agencji informacyjnej infoWire.pl Ewa Kurowska-Tober, partner w kancelarii DLA Piper.

Przede wszystkim trzeba będzie przejrzeć swoje bazy, spróbować ustalić, czy znajdujące się w nich dane są aktualne, oraz zastanowić się, czy rzeczywiście są one potrzebne w takim zakresie, w jakim zostały zebrane, i dla tych celów, dla których oryginalnie je zgromadzono. Jeśli okaże się, że cele przetwarzania tych danych się zmieniły, firma będzie musiała skontaktować się z osobami, których one dotyczą, uzyskać odpowiednie zgody od tych osób, a także przekazać im szereg nowych informacji związanych z przetwarzaniem ich danych.

Dla wielu przedsiębiorstw obowiązek dostosowania baz danych osobowych do przepisów RODO będzie stanowić duże wyzwanie. Bazy te były bowiem zbierane latami i wiele firm nie ma już bezpośredniego kontaktu z częścią osób, których dane przetwarza, więc dotarcie do tych ludzi może być problemem. Konieczne będzie jednak dołożenie wszelkich starań.