Rewolucyjna polska aplikacja zmieni realia współczesnych biurowców

Do końca 2017 roku w Warszawie powstanie ponad 800 tys. m2[i] powierzchni biurowych, czyli tyle, ile średnio zajęłoby 1100 mieszkań! A to tylko stolica. Przez ostatnie 27 lat we wszystkich większych miastach powstały całe dzielnice biurowe na wzór londyńskiego City – to w nich miliony Polaków spędzają lwią część swojego dnia. I chcą wykorzystać ten czas dobrze. Dlatego każda duża firma staje dziś przed wyzwaniem, jak spożytkować dostępną przestrzeń biurową do zapewnienia optymalnych warunków pracy. Rozwiązaniem może się okazać innowacyjna aplikacja Zonifero, która powstała z potrzeby poprawienia zarządzania biurami w spółkach należących do białostockiej grupy kapitałowej TenderHut. 

 Biurowce jak labirynt

Modne centra biurowe, takie jak gdańska Oliwa Biznes Center, czy te wybudowane wokół ul. Domaniewskiej w Warszawie, a potocznie nazywane Mordorem, to skupiska dużych firm, które niejednokrotnie zajmują kilka budynków. Stanowi to spore wyzwanie organizacyjne. – Ludzie z jednego budynku, jeśli muszą załatwić coś w innym, czasami marnują nawet kilkadziesiąt minut, by dotrzeć do odpowiedniego pomieszczenia, czy znaleźć osobę, z którą chcą porozmawiać. Te duże biurowce naprawdę mogą kojarzyć się z labiryntami i bez odpowiedniego narzędzia łatwo się w nich pogubić – komentuje Robert Strzelecki, wiceprezes grupy kapitałowej TenderHut, w skład której wchodzi SoftwareHut (jedna z 3 najszybciej rosnących firm IT w Polsce), a zarazem twórca Zonifero – aplikacji pomagającej pracownikom odnaleźć się w przestrzeni biurowej i kulturze organizacyjnej firmy.

 Praca zdalna się nie sprawdza

Jeszcze do niedawna receptą na biurowy zawrót głowy wydawała się praca zdalna. Jak się jednak okazuje, wbrew obiegowym opiniom, rozwiązania typu home office nie wpływają pozytywnie na efektywność pracy. Przeciwnie. Duże znaczenie ma właśnie bliskość i komunikacja w przestrzeni biurowej. Firma analityczna Sociometric Solutions podaje, że przebadani przez nią inżynierowie, przebywający we wspólnej przestrzeni podczas pracy, wymieniali się e-mailami o 20% częściej, niż osoby pracujące zdalnie. W efekcie kończyli projekty o 32% szybciej niż zespoły nieprzebywające w tym samym otoczeniu[ii].

– Te dane potwierdzają tylko obserwacje zaczerpnięte z życia naszej firmy oraz informacje od klientów, u których wdrożyliśmy Zonifero. Podczas rozmów poprzedzających wdrożenie, to właśnie nasi klienci mówili nam, że wspólna praca w jednej przestrzeni biurowej jest dla nich istotna i przynosi więcej korzyści niż praca zdalna. Potrzebują tylko narzędzia, które usprawni procesy związane z proksemiką w ich otoczeniu. I tu z pomocą przychodzi pomysł z „biurowym GPS’em”, który stał się ważnym dodatkiem do naszej aplikacji. Poprzez wykorzystanie beaconów (urządzeń opartych o technologię bluetooth) mogliśmy stworzyć w budynku system punktów orientacyjnych, które można porównać do funkcjonowania nawigacji – z tą różnica, że Zonifero nawiguje użytkownika po pomieszczeniach biurowych, a nie po szosie – opowiada Robert Strzelecki.

 Życie biurowe w aplikacji

Tak jak życie prywatne przeniosło się do Facebooka i innych portali społecznościowych, tak i życie biurowe przenosi się stopniowo do aplikacji wspierających zarządzanie biurową komunikacją i przestrzenią. – Wykorzystując Zonifero można zobaczyć, gdzie kto siedzi w biurze oraz mapę biura, zarezerwować salę konferencyjną,  znaleźć numery telefonów do współpracowników, zobaczyć ich status (w biurze/ praca zdalna/ delegacja/ nieobecny), wysłać notyfikację, że potrzebujesz się pilnie z konkretną osobą skontaktować, sprawdzić dostępność sal konferencyjnych i toalet, zgłaszać usterki lub pomysły na ulepszenie biura. To wszystko bardzo usprawnia codzienne funkcjonowanie biura – przekonuje Robert Strzelecki. System został wdrożony w paryskim oddziale amerykańskiego dostawcy sprzętu i oprogramowania laboratoryjnego i jest wykorzystywany w celu wspierania sprzedaży. Potencjalni nabywcy sprzętu otrzymują dostęp do aplikacji Zonifero i sami poruszają się po budynku rezerwując sobie pokazy sprzętu w wybranych przez siebie salach, dzięki multimedialnej mapie biura w telefonie łatwiej znajdują odpowiednie laboratoria, zapisują się na trwające właśnie szkolenia, trafiają do toalety i kuchni.

 Inteligentne biuro – inteligentne oświetlenie

W nowoczesnych biurowcach jest montowane oświetlenie w technologii LED. To rozwiązanie daje nowe możliwości w dziedzinie zarządzania światłem w biurze. Wystarczy oprawy oświetleniowe wyposażyć w odpowiednie czujniki, które są zintegrowane z informatycznym systemem, przejmującym kontrolę nad oświetleniem przestrzeni biurowej. – W zarządzaniu światłem w biurze nie chodzi tylko o optymalizację kosztów energii, ale również o dopasowanie natężenia lub barwy światła do wykonywanej aktualnie pracy, tak, aby była ona jak najbardziej efektywna. Nasza aplikacja Zonifero oprócz funkcji służących biurowej komunikacji wspiera również zarządzanie światłem. Nie ma potrzeby oświetlać przestrzeni, w której aktualnie nikt nie przebywa, światło może przecież przemieszczać się razem z pracownikiem lub przygasać, jeżeli ktoś opuszcza pomieszczenie – tłumaczy Robert Strzelecki, Wiceprezes grupy kapitałowej TenderHut.

 Nić Ariadny

Nowoczesne biuro tworzą ludzie, a nie stalowo-szklane przestrzenie. I to od ludzi zależy, czy firma będzie dobrze funkcjonować w danym miejscu. Zonifero jest narzędziem, które ułatwia przepływ informacji i pozwala maksymalnie wykorzystać przestrzeń biurową do codziennego funkcjonowania pracowników. Aplikacja jest współczesną nicią Ariadny w biurowym labiryncie. To nie budynek, a podejście do radzenia sobie z problemami wyróżnia nowoczesną firmę. Dlatego zamiast myśleć o przeprowadzce już przy pierwszych komplikacjach komunikacyjnych, warto wykorzystać nowoczesne technologie, wdrożyć aplikację i spojrzeć świeżym okiem na swoją przestrzeń biurową. Pamiętajmy, że uciekając w nowe miejsce najpewniej i tak zabralibyśmy ze sobą stare problemy. Lepiej więc po prostu je rozwiązać. I do tego taniej, co z pewnością ucieszy też dyrektora finansowego oraz zarząd – żartuje Robert Strzelecki, Wiceprezes TenderHut.

[i] Źródło (POLAND OUTLOOK 2017 – rapport CBRE)

[ii] Źródło: kadry.abc.com.pl

***